2013年12月16日月曜日

むやみにリピートタスクへ星を付けると並び替えに失敗する

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先日書いたように、セクションごとに1daysなリピートタスクを作成し、しかも星を付けて位置を固定する工夫をしています。

TaskChute初心者日記: 手荒れ対策のハンドクリーム塗りを忘れない方法

 

TaskChute初心者日記: 1daysなリピートタスクをセクションごとに置くと定着しやすい

ところが、これを多用するとTaskChuteがうまく動かなくなってしまうことが分かりました。

今日、星のついたリピートタスクを完了して並び替えが実行されるときに「実行時エラー"1004” ’Range’メソッドは失敗しました_’Global’オブジェクト」というExcelのエラーダイアログが表示されました。

TaskChuteのサポートページ(Facebook)によると、1日に使える星の数が36個と決まっているそうです。

数えてみると、40個ほどありました。

慌てて、いくつかのタスクから星を解除したところ、正常に動作するようになりました。

もっと多く使えても良いじゃん、と思いそうになりましたが、そもそもがExcelの仕様による制限だということと、TaskChuteが星だらけになっても微妙なので、まぁ納得です。

それにしても焦りました・・・。

2013年12月12日木曜日

1daysなリピートタスクをセクションごとに置くと定着しやすい

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うまくいく方法を1つ見つけると次々と成功したりするものです。

TaskChute初心者日記: 手荒れ対策のハンドクリーム塗りを忘れない方法

この応用で、居眠り防止の「ミンティアを食べる(1分)」とか、つい先週書いた「3ヶ月間の目標を確認する(1分)」といったタスクを、1~2時間おきに実行できるようになりました。

おかげで睡魔に襲われる回数も減りましたし、今のところ目標を見失わずに生活できています。

2013年12月5日木曜日

ログを見て軽く絶望してからが勝負

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これは今週のログをExcelのピボットテーブルで処理したものです。

2013-12-05_1950_TC_Pivot 

各行はプロジェクトごとの合計時間(分)です。
雑務的なプロジェクトもいくつかありますし、休憩も1行含まれています。

最下部には、その日の最大時間、その日の合計時間、最大時間の割合です。

一番右の今日(12/5)なら609分の作業時間のうち、144分が最大で、割合は24%ということです。

こういうことをすると、色々なことが分かります。

本来、今週は赤い背景のプロジェクトを集中的に進めなければなりませんでした。
しかし、集中的にできたのは火曜と水曜の2日だけで、しかも1日の割合で見ると4割にも達していません。

これではプロジェクトが思うように進まないのも当然です。
我ながら非常に残念ですが、これが現実です。

もちろん過去を探せば7割くらいできた日も時々見かけますが、だいたいはこんなものです。

ちなみに今日の144分は全く予想できていなかった割込作業です。
「ちょっとアレして」と言われて、捜し物してメールして相談して・・・で軽く2時間半近く。

ただ、ここからが勝負です。

1日最低でも8時間ある、と思ってプロジェクトの計画を考えるのではなく、良くて4時間、くらいと思うのが現実的です。

もちろん集中する割合を増やす努力や工夫もしたいと思います。

2013年12月4日水曜日

手荒れ対策のハンドクリーム塗りを忘れない方法

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タスクとしてTaskChuteに書いておけば忘れません。
僕は1~2時間おきに塗りたいので、ほとんどのセクションに毎日の(=1daysな)タスクとして用意しています。

コツは2個あります。

1個目はタスクに★を付けることです。
こうしておくと並び替えで節の始めにくるので、作業にかかる前にハンドクリームを塗れます。
作業にかかってしまうと、どうしても「待ち」が発生するまで待とうとか思い始めてしまって、気づいたら次のセクションになってしまうことがたびたびありました。

2個目は洗い物やトイレなど手を洗ったりする行為を先に、できれば直前に済ませておくことです。
そうしないとハンドクリーム→トイレ→手洗い→またハンドクリーム、となってしまうため「後でトイレに行くから、それまで待とう」と考えて結局放置してしまったり、手洗いの後のハンドクリームを忘れてしまったりします。

つまりは、こうなります(こうしています)。

Project 作業内容 見積(分)
h Life 【H】トイレにいく(1days) 2
h Life 【H】ハンドクリームを塗る(1days) 2

些細なことですが、手がひび割れて血だらけになるよりはマシなので冬限定のタスクとしてこまめに実施するようにしています。

2013年12月3日火曜日

他人事としてログを振りかえっても反省しない

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TaskChuteにおける師匠のブログを読んでいて、いつも不思議に思うことがあります。

「仕事をしているか、していないか」をもっとハッキリさせると仕事がはかどる | ライフハック心理学

ログに事実が残っているからといって、僕はそこまで真摯に受け止められないのです。

『エッチなビデオを見て2時間すごした』→「うん、確かに」程度です。

TaskChuteで2時間のタスクは最大級に目立つ文字の大きさで表示されますし、この手のタスクはModeの設定でグレー表示するようにしています、間違いなく「ものすごく無駄な時間を過ごしてしまった」ことは認識できます。

でも、反省に至らないのです。

気が向いていれば実行後のコメントに反省文が綴られていることもありますし、「次からはタイマーを仕掛けよう」などと対策めいたことが書いてあることもあります。

もちろんそれらは日次レビューで拾って、TaskChuteやNozbeなどにタスクとして登録しています。

でも、また繰り返すのです。

TaskChuteを使い始めてから1年以上経ちますが、相変わらず僕のTaskChuteには「だらだら(Web)」や「だらだら(おやつ)」などというログが頻発しています。

だらだらしてしまうのは、ファイルコピーなどのちょっとした待ち時間がきっかけだと分かっていて、それなりに対策を考えて試したりしているのですが、有効なものに出会えていません。

そもそも自分がちゃんと反省していないのが悪いんじゃないか・・・と思う、今日この頃です。

2013年10月24日木曜日

午前0時をまたいでTaskChuteを使う時は時刻の入力とセクション設定に注意する

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午前0時をまたぐことに慣れた大人は「10月24日の24:30~25:00」と言われてもピンとくるかと思います。僕も30時くらいまでは余裕で変換できます。

ただ、TaskChuteを使う上ではNGです(でした)

 

■ 注意1:開始・終了に24時以降の時刻を入力してはいけない

TaskChuteの開始・終了時刻には24:00以降の時刻を入力しないようにしましょう。
24:00ではなく、0:00です。

基本的にはショートカット(Ctrl+:)を使って「今の時刻」を入力すれば気にしなくて良い話ですが、手入力する際には注意が必要です。

なお、0時をまたぐ(開始時刻が0時より前で、終了時刻が0時より後)タスクは問題なく処理してくれるそうです。23:50~0:10はOKということですね。

 

■ 注意2:日付を越えたら基準日を変更しないといけない

上記と関連して、たとえば23:50~0:10のタスクを完了したあと、次のタスクへ移る前に基準日を変更しないといけません。

変更しないまま次のタスクを0:10~0:20とすると、それは日付が変わる前の時刻として処理されてしまいます。基準日が変わってないのだから当然ですが一瞬混乱します。
ショートカット(Ctrl+:)でポンポンと操作しているとつい変更するのを忘れてしまいますが、必要な操作です。

0時を越えたら、自分的には「まだ今日」ですがTaskChute的には「もう明日」なんだと理解しましょう。

 

■ 注意3:セクション設定が途中で日付を越えてはいけない

夜のTaskChuteを用意したとき、真っ先に変更したのが「セクション設定」でした。

21時前後に帰宅してから午前6時くらいまでをTaskChute的に「1日」と扱ってほしかったのでこのように設定しました。

2013-10-10_2304

設定し終わった23時頃からいくつかのタスクを処理し、0時を越え、さらにいくつかのタスクを処理した後で、ふと気づいたらTaskChuteの表示がこうなってました(最初気づいていませんでした)

月日 作業内容 開始 終了
10/10 E 洗い物 23:55 0:20
10/10 E 入浴 0:20 0:50
10/10 Z 掃除 23:45 23:55

並びがおかしい・・・あと節がZになってる???

23:45の掃除→23:55の洗い物→0:20の入浴という順番だったはずなのに、掃除が最後に来てしまっています。

最初事態が飲み込めず、結構パニックになりました。24:20と入力すれば良いのか、などと試行錯誤しましたがダメで、ようやくセクション設定の考え方が間違っていたのだろうという結論に達しました。

繰り返しになりますが、TaskChute的には0時で日付が変わるのです。

このようにセクション設定を変更し、上記ログの「入浴」タスクの日付を変更したところ、すべてがうまくいきました。

2013-10-11_0122

月日 作業内容 開始 終了
10/10 L 掃除 23:45 23:55
10/10 L 洗い物 23:55 0:20
10/11 A 入浴 0:20 0:50

もちろん入浴の前に「基準日」を10/11に変更しました。

 

■ まとめ

TaskChuteでは0時から1日が始まるということです。

僕もできるだけ日付を越えないように活動するよう心がけようと思います。

2013年10月23日水曜日

ちょっとだけ前倒しでタスク処理できているときが危ない

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今日の出来事。

作業内容 開始 終了
G 【G】昼食+RSS(1days) 13:05 13:18
G 【G】洗い物(1days) 13:18 13:22
g 【G】区切り(1days)    
h 【H】メールチェック(1days)    
h 【H】計画(1days)    

昼食と洗い物が終わった時点で13時22分。
このお昼休みセクション(G)は13時30分までなので、あと8分余裕があります。

ここで素直に、次のタスク(メールチェック)の開始時刻を入力すれば良さそうなものですが、ちょっと時間に余裕があるという気持ちが邪魔をしました。

おもむろにテキストエディタを起動して、15分かけてこの記事の下書きを書いてしまいました。

「気持ちに余裕が生じると、脱線しやすくなる」ということを書き残すだけのつもりで、つい文章を書き始めてしまい、時間オーバー。まんまと脱線してしまいました。

今回は早めに気づいたので良かったですが、これで1時間とかいってしまうことも十分あり得ます。

こういうのは本当に気を付けないといけませんね。

2013年10月17日木曜日

夜のTaskChute始めました

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ちょうど50記事となるこのブログ、ほんの少し新しいことを始めてみました。

■ 夜のTaskChuteとは?

要は、プライベート用TaskChuteです。

僕は平日、21時過ぎに会社から帰宅した後に子供を寝かしつけています。
無事に寝かしつけた後、1人布団から這い出て入浴したり弁当箱を洗ったりしないといけないのですが
どうもダラダラとスマホでTwitterを眺めてみたり、Kindleで本を読んでしまったりすることが軽く悩みのタネでした。

しかし他にも急に頼まれたビデオの予約、郵便物の整理、散らかったリビングの片付けなど、やらないといけないことは山積みです。

夜中にやる気を出さなくても毎日コツコツと雑務を処理できるよう、プライベートでもTaskChuteを使うことにしました。

 

■ 結局TaskChuteしかないと思った理由

TaskChuteを使うにはWindowsが必要です。
でも夜中にパソコンを起動するのは面倒です。

TaskChuteというツールの考え方=タスクシュート方式で運用すれば、ツールにこだわらなくても良いはず。それなら重いパソコンではなくスマートフォンでなんとかならないかと思い、メモやタスク管理のアプリを色々試しました。Evernote、Nozbe、Keep、などなど。

でも結局タスクを実行するにはTaskChuteしかない、と思い至りました。
理由はTaskChuteに慣れている、というのが一番です。

 

■ 初日はこんな感じ

夜、子供を寝かしつけてからリビングへ行き、パソコンを起動。
7分で夜のTaskChuteファイルを作成し、37分かけて「しなければならないこと」のタスクリストを作成しました。

タスクの内容は日々やっていたことと、やらないとマズイだろうと思ってたこと。
見積もり時間は、適当です。

準備ができたら、実行に移ります。

改めてTaskChuteを見ると「スマートフォンを充電する」とか「着替えを持って脱衣場へ」などと書かれているので淡々と従います。

お風呂から戻ってまたTaskChuteを見れば「リビングのオモチャを片付ける(10分)」、「クイックルワイパーを持って廊下だけ掃除する(5分)」などとあるので、そうします。

タスクが抜けてたり順番に問題があったりした箇所はその場で調整しました。

このように、何も考えずに「しなければならないこと」をこなして早く寝ることを目的として、夜のTaskChuteを始めました。

TaskChuteの使い方も、勤務時間とは異なる発見や落とし穴が色々ありましたが、それはまた後日。

2013年10月11日金曜日

自分が何をしていたのか分からなくなったときに思い出すための7つの方法

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TaskChuteを片手に作業をしていると、ふと記録を忘れていることに気づくことがあります。
記録を取ることに慣れないうちはしょっちゅうですし、慣れていても作業に熱中してしまうと時々忘れてしまいます。

たとえばこのような状況です。心当たりがあると思います。

  • 調べ物をしていたはずが、いつの間にか脱線してSNSを眺めていた
  • 集中していた間にいくつかの作業が終わっていた
  • 会議が終わった後の雑談が結構長引いた
  • PowerPointでスライドを作っていたはずが、いつの間にか元ネタの資料を更新していた
  • 作業中に話しかけられて、気づいたら別の事をしていた
     :

こういうときでも記憶と時刻を結びつける対処法をいくつか紹介します。

1.Webブラウザの閲覧履歴を見る

たとえば、作業中に何故か検索やSNS、Gmailチェックなどに熱中していることに気づいたとき。
ブラウザの閲覧履歴を見れば脱線した時刻が一目瞭然です。

2.メールの送信日時を確認する

メールを送信した後に、ついメールチェックをして、面白そうなメルマガを読み始めて・・・ということは多々あります。気づいたときは、さっき出したメールの送信時刻を確認しましょう。


3.電話の着信・発信履歴を確認する

なぜか内線で質問攻めにあい、1時間近く話してしまったことに気づいたとき。
着信履歴を見ればどのくらい話していたかが分かります。

4.ファイルの変更日時を確認する

たとえば、10個のファイルを順番に処理するような作業があったとします。
TaskChuteでは1ファイル1タスクとして計10タスク登録すると着手しやすいです。

ただ、作業を開始しておきながら、気づいたら記録もせず5個のファイルを処理してしまっていた、ということが多々あります。

そういう時は、それぞれのファイルの変更日時から、記録を取り戻せます。

5.ファイルやフォルダの作成日時を確認する

ファイルやフォルダのプロパティから確認できます。

たとえば作業中に社内サーバーから大量のファイルをコピーし始めて、待ちながら脱線してしまったとき。
フォルダの作成時刻がすなわち、待ち始めた時刻です。

つい便利そうなソフトウェアをインストールしちゃった時刻もProgram Filesフォルダを見れば丸わかりです。


6.Cliborからコピペした時刻を確認する

TaskChuteを使うなら必須であろうクリップボード拡張ツール。
その中でも「Clibor」ならコピーした項目ごとに時刻が入ります。

    2013-10-11_2009

実に素晴らしいです。

7.イベントビューアーを確認する

出勤後バタバタして、いつの間にか仕事を始めていたとき。
あるいは前日何時頃に帰ったのか思い出せないとき。

イベントビューアーというWindows標準のソフトを起動してシステムログを確認すれば、パソコンの電源を入れたり切ったりした時刻が分かります。

まとめ

TaskChuteを使い始めてしばらくは、いつのまにか始めていた作業が終わってから「アレ?」となることで記録が挫折してしまうことが良くありました。

上記のような方法を駆使して、しょうもない挫折を防ぎましょう。

2013年10月3日木曜日

TaskChuteを最新版に移行したときの手順(2012/12/04版→2013/09/27版)

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TaskChute2のアップデート(2013/09/27版)がリリースされました。

いくつか細かい不具合はありましたが、無事に移行でき、すでに運用を始めています。

数日使った感想としては、素晴らしいのひと言です。
具体的には

  • とにかく動作がきびきびしている
  • 「タスク実行前のヒント」が素晴らしすぎる
  • 「キーワード抽出/解除」「見積時間-実行時間の差分コピー機能」など地味だけど確実に便利になる機能・改善がいっぱい増えた

といったところです。詳しい変更内容は公式サイトへ。

というわけで、まずは移行手順についてメモしておこうと思います。これも大切な記録です。

なお環境は以下の通りです。

  • Windows 8 Pro 64bit版
  • Excel 2007 (32bit版)


1.万が一の備えをしておく

運用中のファイルを誤って削除したり壊したりしないよう、しっかりと準備します。

  1. 移行作業用に専用のフォルダを作成します

    僕の場合はデスクトップに「TC」フォルダを作成しました。
     
  2. 作成した作業フォルダに新旧2個のExcelファイルをコピーします

    ○ 今まで使っていたTaskChute2のExcelファイル(以降、旧ファイルと呼びます)
    ○ 新しいTaskChute2のExcelファイル(以降、新ファイルと呼びます)
     

2.データを移行する

作業フォルダ内の新ファイルを開きます。
Excelにマクロが無効にされた旨のメッセージが表示されたら、[オプション]→[このコンテンツを有効にする]→[OK]と操作します。

    2013-10-03_0112

あとは画面に表示される指示に従って、(作業フォルダ内の)旧ファイルを選択し、データを移行します。

 

3.データ移行の確認をする

新旧のファイルを見比べながら、以下のことを確認します。

  • 「メイン」シートのタスクの行数が新旧で変わっていないか

    → 変わっていなかったため、すべてのタスクが移行されたと判断しました。
     
  • 「メイン」シートを上から下までざっと見て、おかしいところはないか

    → A列の背景色が変わっていた程度で、問題はなさそうでした。
     
  • 「Mode」シートの内容は全て移行されているか

    → されていました。
     
  • 「設定」シート、特にセクションは正しく移行されているか

    → 各種設定、ショートカットキーも含めて移行されていました。
     

 

4.見た目を調整する

旧ファイルで見た目の部分を若干変更していたので、同じようにします。

  1. 全体の表示倍率を90%にする
  2. 列幅を調整する

    ○ Project(H列)=15
      半角15文字程度は表示されるように。

    ○ 作業内容(J列)=100
      めいっぱい。

    ○ 節内S(P列)=6
        ギリギリ。

    ○ タスク実行前のヒント(R列)=10
      何か書いてあるのなら、先頭が表示されれば良い、という程度

    ○ タスク実行後のコメント(S列)=12
        上に同じ。

     
  3. セクションの一覧イメージを貼る

    さすがにもうセクションの時間帯は覚えているのですが、ないと寂しかったのでこれも貼りなおしました。

    参考: 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(4)セクションを設定してみて運用する

 

5.保存する

これで移行自体はほぼ完了です。

このあと検証のためタスクの内容に変更を加えてしまいます。
そこで、いったん保存して、Excelも終了し、作業フォルダの新ファイルを複製しておきます。

これで、もし新しいバージョンに不具合があっても、やり直せるようになります。

 

6.基本的な操作を試す

再び新ファイルを起動し、マクロを有効にします。

そして、TaskChuteのメニューとショートカットを見ながら、普段行っている操作を一通り試します。

  • タスクの追加、複製、削除、作業内容や見積もり時間の変更など
  • 日付変更、並び替えなど
  • 検索入力など

もしおかしな現象がに出くわしたらFacebookやTwitterで作者さんへ報告すると良いでしょう。

 

7.移行成功

これで、移行作業は完了です。
作業用フォルダから運用用のフォルダへ、新ファイルを移動します。

なお僕はDropboxというクラウドサービスのフォルダに入れてあります。

ここに入れておけば、ファイルを変更する度にクラウドに同期され、履歴管理された状態で保存されます。TaskChuteのファイルが壊れてしまった場合など、いざというときに直近のファイルをすぐ取得して回復できるため、安心です。

もしまだ使っていない場合はこちらのリンクから登録できます。
(僕とあなたにボーナスのディスク容量がもらえる紹介用のリンクです)

 

8.移行後の話

今回思うことがあって、ショートカット設定を使いながら一新しました。
また、本記事以外にも、移行後に気づいた調整を施しているため、今後のエントリで補足していこうと思います。

2013年9月19日木曜日

調理を始める前に、道具や素材を揃えよう

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■ 出だしでつまづくパターン

何か作業に着手しようと思ったとき、PCの環境が整っていなかったり資料が揃っていなかったりすることがあります。

たとえばAndroidアプリの開発をしようとしたときに環境(SDKなど)が最新ではなくなっていたり、ブログを書こうとしたときに画面コピーを取っておくのを忘れていたり。

これでは効率が悪すぎます。

先日も、業務で開発している製品のリリースノートを書こうとしたのですが、直前のバージョンから何がどう変わっているのか曖昧なレベルでしか記憶してなくて困りました。結局、直前との差分を取って調べあげるハメになりました。

実はこれ、毎回似たようなことをしているけど改善できてないことの1つです。

自分だけの作業であればTaskChuteのログをプロジェクトで絞って追いかければある程度分かるのですが、同僚の分まではカバーできません。今後も課題です。

それでも、何度か繰り返しているうちにリリース作業用のタスクリストに「差分を確認する」が追加されました。それ以降は作業を計画する時点でこのタスクが発生することを認識できるようになりました。

 

■ 教訓

  • 何かを始める前に道具や資料が揃っているか、確認する癖を付ける
  • タスクリストもそれを支援するような内容にする

(それにしても、いい加減、同僚の作業内容を把握できるような仕組みを作らないと・・・)

2013年9月17日火曜日

風邪気味のせいか脱線からの復活に手間取った

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特にセクションI(15:00~17:00)の後半がダメでした。
タスクリストに入れていなかった作業、しかも待ち時間の発生するもの(=ビルド)に着手したせいか集中力が切れてしまったようです。

気持ちを切り替えたくミンティアを口に入れてコーヒーを飲んだら、コーヒーがなくなったので席を立ち、その後しばらくだらだらしてしまいました。本末転倒というやつです。

35分間も休憩を取ってようやく復活。
風邪のせいということにしておきたい。

作業内容 見積(分) 実績(分) 開始 終了
【I】Becky起動、メールチェック、新着あればタスク登録&振り分け。Becky終了(1days) 5 1 15:05 15:06
【I】計画(1days) 5 0 15:06 15:06
部品1|作成 15 14 15:06 15:20
部品2|作成 15 9 15:20 15:29
部品3|作成 15 6 15:29 15:35
部品4|作成 15 7 15:35 15:42
ビルド   8 15:42 15:50
誤りの訂正   13 15:50 16:03
おやつ、Web   2 16:03 16:05
コーヒー、洗い物、トイレ   5 16:05 16:10
だらだら(Web)   14 16:10 16:24
ぼー   12 16:24 16:36
だらだら(Web)   6 16:36 16:42
部品4|調整   12 16:42 16:54
部品1|調整   0 16:54 16:54
部品2|調整   3 16:54 16:57
【J】計画(1days) 5 2 16:57 16:59
【J】Becky起動、メールチェック、新着あればタスク登録&振り分け。Becky終了(1days) 5 0 16:59 16:59
【I】セクション振り返り(1days) 3 1 16:59 17:00

2013年9月10日火曜日

【発見】セクションごとに振り返るタスクを入れるとレビューいらず

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■各セクションの末尾に3分間の振り返りタスクを追加してみた

思いつきで、各セクションの末尾に3分間の振り返りタスクを追加してみました。
こんな感じです。

作業内容 見積(分) 節内S
d 【D】セクション反省(1days) 3 0956
e 【E】セクション反省(1days) 3 1056
f 【F】セクション反省(1days) 3 1226

毎日繰り返そうと思ったので1daysなタスクです。
各セクションの終わりに配置されるよう節内ソートも設定しています。

たとえばセクションDは9時59分までなので、3分前の9時56分(0956)です。

 

■試した結果

1~2時間ごとに振り返るという新しい視点での気づきを得られました。

今までは各タスクの「タスク実行後のコメント」に残した感想だけが気づきで、日次レビューはそれらをまとめて見ていただけでした。

ところがセクションごとに振り返ると「この1~2時間ってどうだった?」という考えになり、ぱっと見で把握できる量の作業結果から反省や気づきを得ることが出来ました。

  • たとえばタスクの順番。
    A→B→C じゃなく C→A→Bでも構わないじゃないか、と気づきました。
  • たとえば脱線のきっかけ。
    大まかに分けた仕事のひとかたまりが終わったあと、次のひとかたまりに着手するのがイヤで、メールチェックに逃げていました。
    5~15分程度のタスク数個で1時間程度のひとかたまり、だったりするのですが、勤務時間が残り30分と分かると手を付けづらいと思うようです。
    結局、脱線した後に着手して、中途半端に終わっていたりするのですが。

 

■これってレビューそのもの

「セクション反省」タスクを追加したときは日次レビューのネタになるかという期待もあったのですが、それ以上に得るものが多く驚いています。
そしてこれがレビューなんだな、と気づきました。

セクションごとのレビューは、僕にとっては心理的な負担が低めで、継続できそうです。
節次レビューとでも名付けましょうか。流行りそうもないですが。

(日次や週次レビューができるようになるのはいつなのでしょうか・・・)

2013年8月29日木曜日

初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた(結果編)

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この記事の翌日、つまり先週の金曜日は色々な意味で特別な日でした。

TaskChute初心者日記: 初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた

どのくらい特別かというと

  1. いつもと違う職場に
  2. 12時過ぎてから出社し
  3. (昼食後)13時半から夕方まで会議で
  4. 会議が終わったらすぐに帰る、という1日でした。

という感じです。日帰り出張みたいなものです。

 

■ 結局、タスクリストを見なかった

出社後すぐに雑談しながら昼食を取り、そのまま会議という流れでした。
タスクリストを見ることはなく、したがって前日の時点では実行できると思っていたルーチンタスクも全滅でした。

■ それでも記録は残せた

それでも記録を残す習慣はしっかりと付いているようで、スマホやパソコンのメモ帳、紙などバラバラの媒体に「~をした」「~の話」程度の簡単な記録は付けていました。
ルーチンタスクも振り返って考えれば「できればこれだけはしたい」という希望みたいなものだったので、計画が甘かったというだけの気もします。

■ 結果としてはNG

せっかく組んだタスクリストを見なかったという意味ではダメダメです。
3ヶ月後くらいにまた同じような1日が訪れるので、そのときは今回よりマシになるよう対策を考えてみます。

なお記録をTashChuteに反映したのは月曜日になってからでした。
作業時間14分。たった10個のタスクでしたが後からまとめて記録しようとすると意外に時間がかかるものです。

2013年8月22日木曜日

初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた

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明日は会社で長めの会議(午後いっぱい!)があるため、これ幸いと明日のタスクリストを組んでみました。

  1. 既に明日も1daysなルーチンがいっぱいあるけど、その大半がこなせないので明後日へ先送る
  2. 会議の予定時間に合わせてセクションごとに「会議」のタスクを入れる
  3. 明日も実行予定なルーチンのうち、いくつかを会議の前後に配置
  4. 並び替え

普段は100個前後あるタスクが、明日は18個と少ないので見た目スッキリなタスクリストができあがりました。

ただいくつか問題がありました。

  • セクションが見えづらい
    今までセクション内のタスク見積合計を確認するのに、メインシートの上部を参照していましたが翌日のタスクリストには使えません。週次見積もりシートでなんとか把握できましたが、見た目が違うせいかイマイチしっくりきていません。これも慣れかな?

    なお、週次見積シートには不具合があったので直しました。
  • TaskChute動画マニュアル — 【サポート】 バージョン2012/12/04の週次見積シート復旧手順


  • 今日の終わりのリピートタスクがまだ明日には複製されていない

    明日のタスクリストにはまだ「帰り支度」といったリピートタスクがありません。
    だから「ルーチンタスク毎日化」ってのがあるんだろうなーと思った次第です。
  • なんかウソっぽい

    今まで当日の朝組んだタスクリストですら1時間後には脱線しているのに、こんなに早い段階で明日のを組んでも仕方ないんじゃないか、という思いがあります。もちろん脱線しなきゃ良いのですが。


明日はちゃんと予定通り動けるかな?

2013年8月20日火曜日

帰宅直前の時間帯に翌日のタスクリストを作ろうとすると、焦ってうまくいかない

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昨日の続きの話です。

TaskChute初心者日記: 午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

20時過ぎに会社を出るのですが、19時半くらいからプロジェクト管理ノートの処理を始めるとうまくいかないことが分かりました。

現在大きく5個のプロジェクトを抱えているため、1個あたり5分くらいしかかけられません。

大きめのタスクを分解していく作業は結構時間がかかるため5分では終わらず、急いですべてのプロジェクトを処理しましたが、分解については消化不良のまま先送りにしてしまいました。

もしかすると、当日の朝にも分解作業をするという形で習慣化するのかもしれませんが、毎日夕方に軽く焦ることになるのは良くない気がします。

明日は19時から取り組もうかな。

2013年8月19日月曜日

午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

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■当日のタスクリストを9時から作り始めたのでは遅い

先週まで、出社後に当日のタスクリストを作っていました。
9時半頃から着手するため早くても10時台、割り込みなどが入ると14時台にようやくリストが仕上がるという日も時々あるという状況でした。

この行き当たりばったりすぎる状況に嫌気がさしたため、やり方を変えようと試みています。

 

■プロジェクト管理ノートの処理を午前から夕方へ移動した

プロジェクトごとに1個のExcelファイルを用意して、プロジェクトのアレコレを管理しています。

ここには近いうちに処理すべきタスクや、タスクの「もと」が書き込まれています。

  • ○○を査読する|○ページ中10ページまで
  • ○○を査読する|○ページ中20ページまで
  • ○○を作る|アレしてコレして・・・
  • ○○について調べる
  • ○○について検討する|何がダイジ?
     :

毎日プロジェクト管理ノートを眺めて、粗いタスクはできるだけ分解して、分単位で見積もります。
見積もりできたタスクのうち処理したい順にTaskChuteへ転記します。

今までこれらの作業を午前中に行っていましたが、先ほど夕方に移してみました。
今日から実施です。

 

■タスクリストを早めに作るというのは何となく不安

明日の予定を今日立てようと思ったとたん「予定が崩れたら面倒なことになる」という不安がつきまとうようになりました。
たった14時間程度のことですし、不慣れなだけだとは思うので、気にしないようにして進めてみます。

あと現時点でタスクの順番を決めるのを忘れてることに気づきました。
明日の朝に並び替えることにして、できればこれも前日に済ませるようにしたいです。

2013年8月12日月曜日

忙しいとタスク管理がおろそかになるという矛盾

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ここ最近、仕事もプライベートも締め切りギリギリなものが続いて、忙しくしています。
本来であれば、こういうときにこそタスク管理すべきだと頭では分かっているのですが、なかなかうまくいっていません。

  • 30分で終わると見積もったタスクがいつまでも終わらない
    似たような名前のタスクが連続して生まれては消えていっています。
  • タスクの作業内容と違うことをやっている
    「○○を書く」みたいなタスクなのに、調べ物に明け暮れたり、誰かと電話やメールで相談していたり。
  • 「すぐにやる」タスクを毎日先送りしている
    でも、消せない。
  • 勤務中の居眠り
    深夜作業とプラスマイナス0になってしまうことも・・・。

そんなことが続いています。

いったん状況を整理しないと、とは思いながら、なかなか。
それで記録は出来ているのでまだ大丈夫だとは思っていますが、そろそろ何か手を打たないと。

2013年7月31日水曜日

毎日先送りされているだけのタスクがいくつかある

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やらないといけない気になっていてTaskChuteにタスクも用意しているんだけど、毎日先送りしているだけという不思議な状況が時々発生します。

たとえばこんなタスク。

作業内容 見積(分)
【J】報告|進捗状況をExcelへ記入(1days) 3

帰宅前に社内サーバーのあるExcelファイルへ進捗状況を記入するというタスクです。

上司が「毎日これを更新するように」と言ったから作成したタスクなのですが、実際見ている人は少なく、更新しなくて問題になったことはほとんどありません。

つまり「しなくても構わない」と判断して、毎日先送りしています。

 

ほかにもこんなタスクがあります。

作業内容 見積(分)
【K】今日の作業で、次の見積もりに反映できそうなデータがあればENへ登録する(1days) 5

※ENはEvernoteの略です。

これも帰宅前に、当日の作業の中から次の見積もりに活かせそうな実績(タスク名とかかった時間)を抜き出してEvernoteへ登録しようというタスクです。

タスクを作成した当初は比較的実行できていたのですが、いつの間にかしなくなって翌日へ送るだけのタスクと化してしまいました。ログを振り返ると原因などが明らかになるのかもしれません。

 

しないのなら消せば良いのに、とは思います。
でも、きっとまた同じようなタスクを作ってしまうのです。
特に最初のタスクは、たまに上司が更新しろと言っているのでその確率が高い気がします。

そういうわけで無駄なタスクだと思いながらも消せず、今日も先送りをしているのです。

2013年7月16日火曜日

金曜の慌ただしさ+連休+週明けイチバンの割り込み=タスク管理崩壊の危機

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たった今起きていることです。
正直なところブログを書いている余裕もないのですが、緊急時の記録として残します。

■ 未処理のタスクを放置した金曜日

先週の金曜、夕方から打合せが入りました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg -   18:41  

そのまま終業予定時刻(20:15)を迎え、終了時刻を入力することもなく帰宅しました。

タスクの終了時刻は覚えやすいし、この時点では3連休のうちに残りのタスクを処理すれば良いと考えていました。

 

■ 休暇中にタスクを処理できるわけがない

週末になると5時台に起きたりする子供の相手をほぼ1日中しているため、日中にパソコンを触る時間はありませんでした。また夜も疲れて寝てしまい、結局1回もパソコンに触ることなく連休を終えました。

当然TaskChuteは金曜の夜で止まっています。

 

■ 週明けの復旧:残りタスクを全て「日付変更」

今朝TaskChuteを開き、ようやく金曜夕方からのタスクを完了させました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg - 94 18:41 20:15

次に、毎日の最終タスクを想像で完了させました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg - 94 18:41 20:15
【K】帰る準備(1days) 5 15 20:15 20:30

あとは、金曜の夕方以降に実行する予定だったタスクをすべて今日に「日付変更」しました。
ほとんどは1daysの繰り返しタスクだったため、そのまま今日のタスクリストになるはずです。

こういうとき、毎日が同じことの繰り返しの恩恵を感じます。

基準日を今日の日付に変更してタスクリストを並び替えすれば、完了です。
早速朝レシピをこなし始めました。

 

■ 朝イチの割り込みで朝レシピも消化できず

ところが割込が入りました。

上司の依頼でとあるプロジェクトの見積もりを出すことになり、資料を読んだり技術的な疑問についてググったり。

終わった頃にはあっという間にお昼になりました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
【D】弁当冷蔵庫、PC起動、洗い物、トイレ、コーヒー、雑談(1days) 10 10 8:50 9:00
【D】朝礼@07/15(月)(repeats) 30 27 9:00 9:27
(中略)        
見積もり|考えてメール書いて送信 - 48 10:06 10:54
見積もり|○○について調査 - 6 10:54 11:00
見積もり|▲▲さんから電話 - 20 11:00 11:20
見積もり|○○について調査 - 70 11:20 12:30

朝レシピの終盤でようやく今日1日のタスクリストが完成するのに、13時を過ぎた時点で全然できていません(苦笑)

 

■ それでもやるしかない

昼から本気出す・・・と言いたいところですが、そういうものは持ち合わせていません。

これを投稿して、昼のレシピが終わる13時半から、淡々と朝レシピの続きを進めようと思います。
おそらく14時頃には今日のタスクリストが完成するでしょう。
それに従って、淡々と各プロジェクトの作業を進めることにします。
・・・脱線しないことを祈るばかりです。

2013年7月8日月曜日

タスクの実行中に脱線しないよう、ブラウザのタブは必要最低限に絞っておく

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■ ログから脱線の原因を探る

勤務中、TaskChuteにないことをしてしまったときは実行後のコメントに「脱線|○○」と記入するようにしています。
たとえばメールチェックだけのつもりが、メルマガに記載されていたURLを見に行ってしまったり、携帯のメールなど着信通知が気になって操作してしまったりしたときなどです。

ここで、○○の部分にはできるだけ原因について書くようにしています。

後からこの単語でフィルタすると、様々な脱線の原因を振り返ることができます。

通知が原因で脱線というのは比較的分かりやすいのですが、意外と多かった原因は「開きっぱなしにしていたブラウザのタブが気になって(読んでしまった)」でした。

ログの前後を辿ると、だいたいこんな感じの流れで脱線していました。

  1. ちょっと調べ物をしようとブラウザへ切り替える
  2. すでに開いていたブラウザに残っていたタブが気になる
  3. 閉じても良いか確認しようとする
  4. 気になってた記事なので閉じるわけにもいかず読み始める
  5. 気づいたら数十分経過

 

■ 「後で読む」つもりのページは閉じておこう

本来であればブラウザを終了しておけば良さそうなものですが、社内の行先掲示板などいくつか常用するWebシステムがあるのでそれは難しいです。

とはいえ、このような事態を繰り返さないために、気になったページをすぐにタブで開くのではなく、Pocketに入れることにしました。

Pocket (Formerly Read It Later)

これで脱線が減る・・・はずです。

2013年6月25日火曜日

会議の予定が確定したときに登録するタスクのリスト

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会議の日時が確定したとき、今まではGoogleカレンダーだけに登録していました。
そして、少し前からTaskChuteにも登録するようにしています。

 

■ 会議の時間をタスクとして登録する

例えば明日の13時半~16時にお客様と打合せをする予定があるとします。

この予定が確定した時点で、TaskChuteに以下のようなタスクを登録します。

Mode 作業内容 見積(分)
h ex3 ○○様とMtg|お話 90
i ex3 ○○様とMtg|お話 60

  • MtgはMeetingの略のつもりです。
  • 節(セクション)の時間帯はこちらを参照してください。
  • Modeの意味はこちらこちらを参照してください。
  • 予定がセクションをまたぐときは分割するようにしています。

 

■ 準備と後始末もタスクとして登録する

会議にはさらに準備と後始末が必要です。
それらもタスクとして前後に登録します。

【準備】

Mode 作業内容 見積(分)
f pr3 ○○様とMtg|議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成 30
g pr3 ○○様とMtg|移動、照明・空調・プロジェクタ・テレビ会議の準備 10

準備のうち、特に「議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成」は事前に配布される資料の量に応じてタスクの数や時間を増減します。

【後始末】

Mode 作業内容 見積(分)
i po3 ○○様とMtg|プロジェクタ・テレビ会議の片付け、空調停止・消灯、移動 10
i cm4 ○○様とMtg|会議後の雑談 10
i po3 ○○様とMtg|議事録|下書きを書く 30
i po3 ○○様とMtg|議事録|下書きを社内へ確認 5
j po3 ○○様とMtg|議事録|清書 15
j po3 ○○様とMtg|議事録|配布 5

 

■ 良かったところ

まず、準備不足が減りました。

今までは当日になって「あ、今日だった」と気づき準備不足のまま望むことがたびたびありました。準備不足でもその場で適当に発言したりはできるのですが、用意があれば会議の内容がより良くなります。また、後で「そういえばコレも確認したかった」みたいなメールを出すことも減りました。

次に、1日のスケジュールに無理があった点が減りました。

今まで準備や後始末の時間が必要だったことは見て見ぬフリ状態だったため、全て割込タスクのような扱いでした。これらのタスクを含めるようになって、1日のスケジュールに現実感が出てきました。

 

■ イマイチなところ

良かったところとは裏腹に、準備や後始末に予想通り時間がかかっているという、今まで見て見ぬ振りをしていた事実を突きつけられ、ちょっとゲンナリすることはあります。

また、会議後の雑談という、楽しいひとときなのだけどTaskChute上で見るとなぜか心苦しいタスクを用意していることに落ち着かない部分もあります。

どちらも慣れれば解消される程度の気持ちの問題だと思っています。

 

■ まとめ

会議に限らず、物事には準備と後始末が必要です。
この当たり前のことを一通りのタスクとして処理し、また再利用できるようになると、仕事の品質を一定以上に保つことができるようになるのではと思います。

今後も、こういう時にはこのタスクのセットを使う、というパターンを増やしていきたいです。

2013年6月20日木曜日

区切りの悪い時刻にタスクを終えると余計な事を始めてしまう

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今日は早めに出勤したので、8:58分に1日の予定を立て終えました。

で、次のセクションまであと2分。

普通に考えたら、次のタスクに取りかかるしかないと思うんだけど・・・。

実際には友達にLINEの返事をしたりしていました(^_^;)

2分で終わったからまだ良かったですが、こういうときに余計な事を始めて、
大幅に時間を食ってしまうしまうことがあります。

このクセはどうにかならないかなー。

2013年6月19日水曜日

毎日予定を作成した時点のTaskChuteをPDFで保存しておくと振り返りに役立つ

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TaskChuteを使っていると時間とともにログが溜まります。
これだけでも1日を振り返るには十分ですが、予定を作成した時点のTaskChuteと比較すると得るものが多くなります。

■ 1日の予定を立てたらTaskChuteをPDFで保存する

セクションを意識しながらTaskChute上でタスクを配置し、完璧な予定ができたと思ったら、取りかかる前にPDFでイメージを保存します。

<手順>

  1. B列(月日)のフィルタで「今日」だけのタスクに絞ります。
  2. 印刷プレビューを確認します。これダイジ。
  3. 名前を付けて保存→PDFまたはXPSを選択します。
  4. 日時を含めたファイル名で保存します。

 

■ ファイル名に日時を含める理由

後でファイル名を見れば、何時何分に立てた予定なのかということを一瞬で認識できるからです。

なお、僕は「TaskChute2013_0619_1023.pdf」という形式の名前で保存しています。
もとのTaskChuteのファイル名が日時形式なので、保存ダイアログでは末尾を変更するだけです。

 

■ PDFで保存する理由

振り返る際、Modeの色分けも重要な情報だからです。
特に僕はダラダラしたときのModeの背景を灰色にしているので、1日の中の怠け具合がひと目で分かります。

昨日のイメージはこうでした。
色々あって予定を立て終わったのが11時41分でした・・・。
2013-06-19_1929_mozaic
(クリックすると拡大イメージが表示されます・・・が、作業内容などはモザイクしたので雰囲気だけです)

 

なお、最終的には1日が終わった時点で同様に保存したPDFと、デイリーログをまとめてEvernoteへ入れています。そのためPDFで文字が切れていてもあまり気にしていません。

昨日のイメージはこうでした。
大きめの灰色タスクが鎮座していたり、60分の予定を越えて作業していたり、色々ありました。
2013-06-19_1926_mozaic
(クリックすると拡大イメージが表示されます)

 

■ まとめ

予定と実績を比較して時間の使い方を改善する、という話は良く聞きます。

今までの僕は予定の立て方もイマイチで、実績の記録も適当な状態でした。
そのレベルで改善なんて到底できっこありません。

TaskChuteで記録することを身につけ、少しずつ予定を組めるようになり、
ようやく実現できるようになりました。

次は、これらをきちんと振り返るという訓練をしなきゃですね・・・。

2013年6月18日火曜日

経過観察:昼食タスクは見積もり通りに動けました

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昨日見直ししたタスクリストの実績です。
午前中にちょっと変更して、その通りに動けました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
弁当をチンする 6 8 12:36 12:44
昼食+RSS(☆付けるだけ) 12 11 12:44 12:55
昨日の発見から日記を付ける 15 6 12:55 13:01
チェックリストを作成・更新する 5 2 13:01 13:03
アラームを設定する 1 1 13:03 13:04
RSS+SNS+Web 18 12 13:04 13:16

アラームを26分で設定しても良かったのだけど、ちょっと長いかなと思って10分としてみました。
それで空いたこの時間に、この記事を書いて投稿しようとしています(あと4分で13:30)

これが習慣づくと良いな。

2013年6月17日月曜日

嘘の見積もり時間で自分を安心させるのはやめよう

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TaskChuteでタスクを管理していると、タスクを実行した直後にイヤでも「見積もり」と「実績」の差を目にすることになります。特に繰り返しタスクでは「毎回見積もりと合ってない」ことを目にすることになり、これを無視し続けることは心理的に結構な負担が生じます。

■ 昼食タスクは2倍近く余裕をとっていた

僕のTaskChuteにはRSSチェックをしながら昼食をとる「昼食+RSS(1days)」タスクがあります。

見積もり時間は20分です。
でもログを見ると、ここ1ヶ月の平均は12分でした。

結構な差があることは自分でも分かっているので、毎日「昼食セクションには若干の余裕(バッファ)がある」という不思議な安心感がありました。


■ RSSチェックは別の時間にしていた

また、ログを見ると、この平均12分の昼食後に毎日「だらだら(Web)」という見積もりなしのタスクが登場します。これが20分程度あります。

内容はRSSチェックの続き、「後で読む」の登録や消化、SNSのチェックや投稿などです。

見積もりには含まれていないけど、実際には毎日登場するタスク。しかも結構長め。

これでやってこれたのは、上記昼食などの余裕時間が流用されていたのだと思います。
そもそも毎日の繰り返しタスクなのに、割り込みタスクのように記録するのはよくありません。


■ 実績を見積もりに反映しよう

これらのことがずっと気になっていたので、とうとう調整しました。

  • 「昼食+RSS(1days)」(12分)
  • 「RSS+SNS+Web(1days)」(18分)

しばらくこれで運用してみます。

2013年6月14日金曜日

TaskChuteのModeに「コミュニケーション」を入れたら1日のログが面白くなった

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昔から計測したかったものが、ようやく実現できそうです。

■ 「コミュニケーション」Modeを追加してみた

先日Modeを減らしたことで心に余裕ができたのか、ふと「コミュニケーション」のモードを追加してみました。汎用の「cm3」と、雑談的な「cm4」です。

実はこのモード、TaskChuteを使い始めたときも用意していたのですが、ほとんど設定せずに
消してしまった過去があります。ありがちなリベンジです。


■ このModeを設定するタイミングは会話とメール

誰かと直接話したり、電話したり、メールを書いているときのタスクにこのModeを設定してみました。

メールは外そうかと思ったのですが、書いているときは相手に話すように考えるため、ただ文章を書いているのとは別だなと思い、含めることにしました。


■ ログが面白くなった

このModeを入れた効果は抜群で、まだ3日目ですがログが面白くなりました。

振り返る際も、自分の動きが手に取るように分かります。
たとえば以下のような感じです。

<ケース1:トラブル→調査→お披露目>

  • ex3|作業
  • rs1|調べ物
  • ex1|作業
  • cm4|雑談

これは予定していた作業中にトラブルが発生し、ネットで検索して、対処して、
ちょっとした興奮から雑談を始めたというログです。

Wordが強制終了して、その後も起動しなくなって、調べて対処して、データを回復したところで
「Wordってよく落ちるよね。今もこんなことがあってさー…」みたいなイメージです(笑)


<ケース2:相談しながら進める>

  • ex3|作業1
  • ex3|作業2
  • cm3|お話
  • ex3|作業3
  • cm3|お話

特に説明は不要でしょう。
ただ、ログを見直すときにこれを目にすると「あー、こんな話をしながらだったな」と思い出せます。


<ケース3:突然の依頼>

  • ex3|作業
  • cm3|電話
  • ex3|別の作業1
  • ex3|別の作業2
  • ex3|別の作業3
  • cm3|電話
  • ex4|だらだら

作業中に電話で「ちょっと急ぎでアレしといて」と言われて、アタフタと処理した後、気が抜けてだらだらしてしまった様子です。(恥ずかしい)


■ まとめ

一人で仕事をしているわけではないので、良くも悪くもコミュニケーションに影響されます。
今回のMode追加で、そのことに改めて目を向けることができるようになりました。

今後、タスクの配置にも何か工夫ができるのでは、と期待しています。

2013年6月6日木曜日

漠然とした考え事は、毎日眺めるだけで考えが進むこともある

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何かしないといけないと思いつつ、何から手を付けたら良いか分からない作業が時々あります。

■ 余ったパソコンの使い道を考える、という作業っぽいもの

昨年職場で高スペックなノートパソコンを購入したため、デスクトップパソコンを使わなくなってきました。
かれこれ1年近く経つので、間違いなくメインで活躍することはありません。

ということで「デスクトップパソコンをどうするか考える」というメモを業務全般用のプロジェクトノート(という名前のExcelの表)へ記載しました。

そして・・・そのまま1ヶ月が経ちました。


■ いつの間にかアイデアが溜まっていた

その間も毎日プロジェクトノートを読み返しているので、何日かに1回は「そういえばこういう使い方はアリ?」と頭をよぎったりします。すかさず、その考えをノートへ書き留めています。おかげでアイデアだけは結構出てきました。

  • 自分専用のファイルサーバーにしてみる
  • ○○アプリの開発専用に使ってみる
  • ○○アプリの社内サーバーとして使ってみる
  • 仮想PCのホストにする
  • 後輩にあげる

などなど。

いずれも実行には至っていませんが、そのうち気が向くことがあるかもしれません。


■ まとめ

こういう漠然とした考え事は、タスクとしてTaskChuteに置こうとは思えない作業です。

でも毎日目に留まるところにメモがあると、考えが進むこともあるという経験ができました。

2013年5月30日木曜日

よく使うタスク名はできるだけシンプルにしよう

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■ タスク名がバラバラだとイラッとする

TaskChuteの「作業内容」列に書く、タスク名のバラツキに最近イラッとしていました。
もちろん全部自分で書いているのですが、書き方が行き当たりばったりのため検索や再利用がしづらいです。

 

■ 例(いままで)

たとえば同僚から話を振られて雑談してしまった直後。
「作業内容」列からの検索入力で“雑談”と探すとこんなのが順に見つかります。

  • AさんBさんCさんと雑談
  • Bさんと雑談(○○、△△の話)
  • Cさんとお話(□□)、あと雑談

これでは同じ相手と同じ話をしないとヒットしません。
自然と、相手が同じタスクで確定し、話題を変更します。
・・・そして“雑談”のヒット数をまた増やしてしまうのです。


別のケースでは、調べ物に熱中してしまい、しばらく別世界へ行っていた直後。
検索入力で“調べ物”を探すとこんなのが順に見つかります。

  • 調べ物|iPadへファイルを送るためにUSBメモリ使える?
  • 調べ物、その他
  • 調べ物|iOS ボタン 背景

以下同文につき、省略します。

 

■ 解決方法

我慢の限界に達したので、上記のようなタスクは名前をできるだけシンプルにして、細かい話はコメントに書くようにしました。結果、雑談系のタスクはこうなりました。

  • OKさんと雑談
  • KBさんと雑談
  • KKくんと雑談

相手の名前をイニシャルで残すようにして、内容はコメント行きです。

 

■ 効能

雑談系で言うと、イニシャルで検索できるようになったこともあり、だいぶ良い感じになりました。

  • 検索入力でのヒット数が減り、探しやすくなりました
  • 検索入力で確定後にタスク名を変更することが減りました(複数人だと追加する、という感じ)
  • コメントに書く方がデイリーログで目に付くようになりました

特に最後のは想定外の効能でした。

なお、タスク名は単純に「雑談」とするのが理想っぽいのですが、どうせ名前(イニシャル)がでてくるのは雑談タスクが大半でしたし、検索入力もしやすいので、これで満足しています。

■ まとめ

TaskChuteで、たびたび現れるタスク名(作業内容)はシンプルが一番です。

2013年5月15日水曜日

TaskChuteに薬を飲むタスクを登録すると忘れない

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この1~2年、とある薬を飲んでいます。
最初は毎日、この数ヶ月は2日おきになりました。

という繰り返しタスクはリピート設定すると良いです。
TaskChuteをちゃんと使えるようになってからは薬を飲むのを忘れなくなりました。

 

具体的にはこのようなタスクを登録しています。

  • 【A】朝食後の、薬を飲む(甲、乙)@毎2日(repeats)  ※1分
  • 【G】昼食後の、薬を飲む(甲)@毎2日(repeats)    ※1分
  • 【K】夕食後の、薬を飲む(甲)@毎2日(repeats)    ※1分

朝食後の薬は、自宅で飲むのを忘れたとき用です。
出社してすぐに目に留まるため、ちょっと遅れてですが薬を飲めます。

 

ただ、最近は朝自宅で飲むのをすっかり忘れてしまうことが多く、たいていは出社してから飲んでいるのが現状です。

自宅でTaskChuteを開くことはないため、スマホのアラームを鳴らそうかと思ったこともありました
しかし2日おきのアラーム、というのは意外に難しく実現できていません。

 

これ以外には特に問題なく、2日おきという絶対に忘れてしまうパターンでも薬を飲めているのはTaskChuteサマサマです。

2013年5月10日金曜日

TaskChuteで実績の列が空になってしまったときの対処方法

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TaskChuteを使っていると、時々「おかしくなった!」「ファイルが壊れたか!?」と思う瞬間があります。

今日もちょっとしたことがありましたが、自己解決できました。

■ なぜか実績の列が空になっている列があった

ふと気づいたら、開始と終了の時刻が入力されているにもかかわらず、実績の列が空のままになっている行を発見しました。

2013-05-10_1938_001


こんなときは慌てず騒がず、以下のように対処すれば直ります。

 

■ 直し方

たとえば今回はM10のセルが空白だったとします。

  1. 空になっているセルへ移動します。

    まずはM10のセルを選択します。
    Excelの上部に表示される数式が空になっているかと思います。
     
  2. 1つ上(あるいは下)のセルをコピーする

    M9あるいはM11のセルを選択します。
    数式が空ではないと思います。
    (空になっていたら、空になっていない他の行を探してください)

    このセルをコピーして、M10のセルへ貼り付けます。

    これで実績の値が表示されるはずです。

 

■ 他の行は大丈夫?

1つのセルがおかしくなっていると、他も心配ですね(笑)
というわけで、調べ方です。

  1. M7のセルを選択します。
  2. [Ctrl]を押しながら[↓]キーを押します

    ログの最終行まで行けばOKです。
    もし途中で止まれば、止まったセルの1つ下の数式が空になっています。
    このセルも直したら、また1からやり直してみてください。

 

■ (おそらくの)原因

空になった実績のセルで、なんとなく[Delete]キーを押してしまったのでしょう。

 

■ まとめ

  • 基本的にはこまめに保存&バックアップをとりましょう。個人的にはDropboxがオススメ。
  • 困ったらサポートへ駆け込みましょう。
  • 簡単に直せるものもあるので、焦らずに。

2013年5月9日木曜日

いま着手したくないタスクと出会ったときの対処方法

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TaskChuteを使っていると、しょっちゅう「このタスク、今やりたくない」と思う瞬間があります。
そのとき僕なりにとっている対処法を挙げておきます。

■ 次のセクションのタスクと交換してみる

次のタイミングならやる気が起きるかもしれません。手順はこうです。

  1. まず、やりたくないタスクを次のセクションへ先送りします。
    すると、そのセクションがあふれます。
  2. あふれたセクションの中で、着手してもよさそうなタスクを今のセクションに移動します。

これでやる気になれば良いし、ダメならさらに別のセクションのタスクと入れ替えたりします。
このような移動は地味に面倒なので、そのうちイヤになってタスクを実行する気になることが多いです。

 

■ さらに小さいタスクに分割してみる

ほとんどのタスクは、さらに細かくできます。

「メールを書いて送る」 → 「新規メール作成画面を開く」、「お疲れさまです、だけ入力する」…とか、
「資料の3ページ目を読む」 → 「資料の3ページ目の先頭3行だけ読む」「次の3行」「次の3行」…など。

実際に細かくしてタスク登録しなおしても良いのですが、たいていは最初のを思いついた時点で着手し始めるから面白いものです。

 

■ TaskChuteから消す

どうしても無理なら仕方がないので、消します。

TaskChuteのタスクはもともと、別のExcelファイルにあるプロジェクト管理ノートから転記してきたもので、ノートは1日に1回は見直しているため忘れてしまう心配はありません。

 

それにしても、自分で用意したタスクなのに、やりたくないと思い続ける心理は不思議ですね-。

2013年5月8日水曜日

TaskChuteのModeを減らすとスッキリする

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連休明けのリフレッシュも兼ねて、用意したけど使ってないModeを消しました。
スッキリすると同時に、動作も少し軽くなった気がします。

これまでのModeシートはこのような感じでした。
2013-05-01_1920

先頭にあるc1~c4は、昔こちらのサイトを見て「カテゴリ1~4に分けよう」と思って用意したものです。ここ数ヶ月は使っていませんでした。

タスクを実行に移す時は”緊急度”と”重要度”で4つに分類する(前編)

その下のrs1~rs4は調べ物の時間だけ抽出しようと思った時期に用意したものです。
末尾の1~4はc1~c4と同様のカテゴリです。

その後こちらのサイトを見て「準備はダイジだな。あと後始末もあるな」と思ってpr1~pr4、ex1~ex4、po1~po4を追加しました。

シゴタノ! タスク前タスクを準備する

本当はex1~ex4はc1~c4で良かったのですが文字数を揃えたくて新設しました。
(その結果、ちゃんとc1~c4を使わなくなったのはエラいと思います)

4個セットで用意したのは良いのですが、やはり実際に入力した記憶がないモードがあったので、使っていなかったModeを消しました。ついでに使用頻度が極端に少なかったrs1~rs4を下の方へ移動しました。

結果、こうなりました。
2013-05-01_1920_001

なんとなく使っているModeもあるので、見直したい衝動に駆られましたが、今回は我慢します。
Modeを減らしてスッキリした&動作が軽くなった気がした、というだけで満足することにします。

 

ちなみに以前にModeを見直したくなったときは逆に増やそうとして、このようなModeを検討しました。
2013-05-01_1921

…複雑すぎます。絶対使わなくなるパターンですね。



ところで、未だにModeを色分け以上の用途に使えていません。
本来であれば時間配分の見直しなどに使えるのでしょうが、そのレベルに達するのはいつになるのかなぁ。

2013年5月1日水曜日

毎月1日頃に実行しているTaskChuteのメンテナンス

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TaskChuteは使い続けているとログがどんどん溜まって、だんだん動作が重くなっていきます。

というわけで毎月最初の営業日にメンテナンスすることになっています。
具体的にはTaskChuteに次のようなタスクが登録されています。

「TCをバックアップ、2ヶ月前以前のタスクは削除@毎月第1営業日(repeats)」 (5分)

実際にしたことを今回メモしました。

  1. TaskChuteを閉じる
  2. DropboxのTCフォルダにバックアップ用のフォルダを作る(名前は現在日時)
  3. TaskChuteのファイルをコピーして2のフォルダへ入れる
  4. TaskChuteのファイル名をひと月進める
    ※ファイル名が「TaskChute2013_0401.xlsm」と日付入りになっています。
     これを「TaskChute2013_0501.xlsm」にする、ということです。
  5. TaskChuteのファイルを開く
  6. Excelの「最近使用したドキュメント」のピン留めを変える
    ※ファイル名が変わったからです。
  7. 2ヶ月前のタスクを削除する
    ※今回は3月以前のタスクを削除しました。
      3/1の先頭行のタスクを選択し、スクロールで3/31の最後のタスクを表示。
      Shiftを押しながら3/31の最後のタスクの行をクリックすると範囲選択となるので
      メニューから「選択タスク削除」を実行。
  8. 何となく並び替えする
  9. ファイルを保存する

こういうのは覚えているつもりでも忘れちゃうんですよね。
これで来月も安心。

2013年4月30日火曜日

条件つきのタスクは扱いが難しい

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たとえばExcelで特殊なグラフを書かないといけなくなったとします。

僕なら最初のタスクは「Excel ○○グラフ(10分)」あたりでネットを検索することから始めます。
おそらく次のタスクは「Excelを起動してデータをコピペする」「○○グラフを書く」といった感じになります。

ただ、最初の検索で何も見つからないとき、後続のタスクは実行できません。

さらに探すとか、別のソフトでグラフだけ書いて貼り付けようかとか、色々と右往左往することになります。

今のところ有効な対策は見つけられていないのですが、この手のタスクは、せめて「失敗したらこうする」ということを頭の片隅においてから実行しようと思います。

2013年4月26日金曜日

タスクをリピート設定できないのは、覚悟がないからだった

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■ なぜかリピート設定したくないタスクがある

ここ最近気になっている2個のタスクがあります。

  • タスクA: 出社直後のTaskChute操作
  • タスクB: 昼食後のRSSチェック、SNSチェックなど

どちらも毎日繰り返して時間を使っているのに、リピート設定はせず毎回検索入力で対応しています。

他のタスクは積極的にリピート設定しているのになぜかこれらのタスクはできない。

その理由を考えてみました。
(考えるよりリピートタスクを作る方が早いことは間違いないのですが・・・)

  1. 見積もり時間を想像できない?

    ここ何日かの最大なり平均なりを使えば良いはずです。
    ちなみに今月でいうとタスクAは2~5分、タスクBは2~40分でした。
  2. セクションを特定できない?

    そんなことはないです。むしろ分かりやすいくらいです。
  3. 積極的にはやりたくない?

    それも考えづらいです。
  4. やらないことにしたい?

    そんなこともないです。
    タスクAは必須ですし、タスクBも基本的にはお昼休みのことですし。

もう全然分からないわーと思いながら、諦めて試しにタスクを作ってみることにしました。

 

■ 節内ソートを決めるのは意外と覚悟が必要だった

いざリピートタスクを作ろうとして、気がつきました。

節内ソートを決められない・決めるのが面倒だったのです。

たとえば毎日タスクBを実行しているセクションGはこんな感じです。

2013-04-26_2021

1時間のうち57分を使う見積もりになっています。

ただ実際昼食は8分~14分程度ですし、日記の投稿も似たような感じです。
チェックリスト作成は最近しないことが多いです。

そういう現実があるので、10~20分は空くはずで、そこでタスクBを実行しています。
(延長しちゃうことも多いですが・・・)
そこまでは経験と記録で分かっていました。

で、いざココにタスクBを入れようと思うと、まず現実に即した見積もり時間の変更が必要です。
さもないとセクションからあふれてしまうからです。
さらには「節内S」列も変更しなければならず、それが何となく面倒だったのです。

着手すれば10分もかからないとは思いますが、とにかく気が進まないのです。
心理的な負担が大きいってこういうのをいうのだなーと実感しました。

 

■ 手順を明らかにしてタスク化すればできるかも

さて、先日この記事を書いた後、すぐに毎日化されたタスクを「(1days)」へ変更することができました。

気持ちが高まったのと、手順が明らかになったからです。
手順を明らかにして大したことないと思えれば覚悟も不要なので、今回もできる気がします。

よし、手順を考えてタスク化してみようっと。

2013年4月25日木曜日

「前回と同じようなメール」を送る際に失敗しなくなる方法

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週イチの会議の議事録など、毎回似たような書式のメールや資料を送りあうことはデスクワーカーにとって日常そのものです。

ここで時々しょうもない罠に引っかかって、恥ずかしい思いをしたり、二度手間になったりします。

 

■ 時々同じような失敗をしている

前回のメールを複製して、ちょっと変える。
念のためざくっと目を通して大丈夫かな、と思って関係者へ送る。

そして送った後に気づくのです。

  • メールの本文中の日付を変えるのを忘れた
  • 前回送信したときの添付ファイルをそのまま送ってしまった
  • 別の人のメールをコピペしたから署名が別人のまま
     :

誰も気にしないようなものもありますが、こんなのを時々やっているようではダメです。

 

■ 細かく作業を記録して、成功したらチェックリストにする

こんな失敗を時々でも繰り返す原因は、適当に作業しているからにほかなりません。

こういう作業に着手する時、僕はまずタスクとしてTaskChuteへ細かく書くように心がけています。

単純なチェック項目のリストにしない理由は作業時間が残るからです。

  • 送信済みメールからの複製で新規メール作成画面を表示する(1分)
  • メールの件名に日付があれば変える(1分)
  • メールの本文に日付があれば変える(1分)
  • 添付ファイルを一旦すべて外す(1分)
  • ファイルを添付する(1分)
  • 本文を書く(10分)
  • 署名が自分のでなければ直す(1分)
     :
  • 送信する(1分)

実際、添付ファイルを探すのに4分かかりました。
Wordで適当に保存したら、デスクトップでもマイドキュメントでもないところにあったのです。

もちろん本文も10分では済んでいません。

でも他の項目はほとんど0分で完了しているため、チェックにそれほど時間ををかけていません。
※これは結果論であって、どれに何分かかるか予想するのは、きっと無駄です。
 なので見積もり時間は適当に1分(気持ちの上では一瞬)としています。

こういうのを溜めていけば、あとで抜き出して個別のチェックリストに格上げできます。
また次回同じような作業をするときは、前回の実績をもとにタスクを複製して、状況に応じてチェック内容を追加したり削除したりします。

こういう心がけと仕組みによって、同じ失敗を繰り返すという過ちは起こしにくくなりました。
(それでも別の失敗をしたから、反省の意味も込めてこのエントリがあるわけですが・・・)

2013年4月24日水曜日

TaskChuteで毎日繰り返すタスクをリピート設定する

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TaskChuteはタスクのリピート設定はきめ細かくて素晴らしいです。

いろんなパターンで設定できるのですが、まずは基本の「毎日繰り返す」を僕がどう設定しているか紹介します。

■ 毎日は「(1days)」で決まり

毎日繰り返すタスクには「タスク名(1days)」を設定しています。
終了時刻を入れると確認もせず翌日にタスクが複製される。シンプルです。

この設定はメニューから「デイリータスク設定/解除」で変更できます。

現在僕のTaskChuteで「(1days)」設定されているタスクはこんな感じです。

  • メールチェック
  • TaskChuteのログ保管
  • プロジェクト管理
  • 食事
  • (休憩の合間に)日記を書く
  • (休憩の合間に)ブログ記事を書く

全て「セクションラベル設定」もされています。

なおTaskChuteのヘルプを見ると「タスク名(repeats)」形式もあるのですが使っていません。


■ 初心者は「ルーチンタスク毎日化」で混乱する

現在勤務中しかTaskChuteを使っていないため、本来であれば「平日なら毎日」が正しいです。

そう考えて、以前は習慣づいたタスクに「ルーチンタスク毎日化」を施していました。
その名残は今も残っています。
たとえば「【G】昼食+RSS@04/24(水)(repeats)」というタスクがそうです。

でも今の僕には必要ありません。
このタスクも「(1days)」に変更しようと思っています。
(思い続けて変更できていないあたりがイタイのですが)

理由は、混乱するからです。

毎朝その日のタスクを並べて順に処理する。
残ったら翌日へ回すだけ。
今の僕はだいたいそのような運用をしています。

その中で毎日繰り返すことのくせに「毎週」なリピート設定のタスクがあると混乱してしまうのです。

おそらく、毎日化して役に立つのは、次の日以降の見通しを立てるレベルに達してからだと思うのです。


■ 「(1days)」の些細な問題

「(1days)」のみの運用は単純ですが、いくつかちょっとだけ面倒なこともあります。

  • 金曜日の次は土曜日になる(当たり前)

    これは金曜の帰る直前か月曜の朝に、土日のタスクを選択して全て月曜へ日付変更することで対処しています。
  • 終了時刻を変えようと思って入れ直すと、また翌日にタスクが複製されてしまう

    これはその都度、あるいは翌日気がついた時に削除するようにしています。

まぁ、慣れればたいしたことない問題です。


■ まとめ

今回は「毎日繰り返す」タスクの管理を紹介しました。
初心者のうちは「タスク名(1days)」で十分です。

ただ、「毎日」ではなく「毎週月曜日」「毎月の締め日」「3ヶ月に1回」のようなものは別です。

次回は他のリピート設定について書こうと思います。

2013年4月23日火曜日

気になるとすぐに検索するクセはタスク管理の邪魔になる

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ちょっと前に、Googleリーダーが終了してしまう、という話がネット界隈で盛り上がりました。

そして昨日、勤務中に同僚が「Googleカレンダーもなくなったりするのかなー」と雑談しているのが耳に入りました。

僕は反射的に「カレンダーはたぶん法人向け製品の“Google Apps”に含まれているから割と大丈夫なのでは?」と思いました。(これ自体にたいした根拠はありません)

しかし、本当にGoogleカレンダーがGoogle Appsに含まれているか、実際のところ知りませんでした。

 

そこで反射的にブラウザーに切り替えて「Google Apps」で検索。

TaskChuteに自分で書いた仕事の流れから脱線した瞬間です。

すぐにカレンダーが含まれていることは確認できましたが、そこからTaskChuteへ戻るまでに時間がかかりました。

  • 他のページを見に行ったり
  • 自分のGoogleカレンダーに入れ忘れていた予定があることを思い出して追加しに行ったり
  • Googleリーダーってまだ使えるのかな?と試してみたり

計17分の脱線でした。

 

検索の衝動を抑える、良い方法はないものか・・・。

2013年4月22日月曜日

計画、実行、評価、の後は、改善しなきゃ

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TaskChuteのリピートタスクとして、各セクションの先頭に「計画」を用意しています。

何かタスクを「実行」して、終了時刻を入力すると実行後のコメント入力欄が表示されます。
ここで「評価」として“ああすればよかった”、“こうしたらうまくいった”といったコメントを書くようにしています。

ところが、その「評価」を次の機会に反映するための「改善」タスクを用意していないことに気づきました。

これでは、やりっ放しです・・・。

というわけで1日の最終セクションに「何かひとつ改善する(15分)」というリピートタスクを用意しました。

これでPDCAが回るようになるかな?

2013年4月19日金曜日

想像で作った仕事の流れなんてアテにならない

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今日の出来事。

週末のせいか、急ぎの仕事がありました。
最近の経験で細かめにタスクを用意すれば仕事が進むと思ってるので、こんなタスクのリストを並べてみました。

※とある業務アプリの1画面設計です。

  • ボタンの並べ方を考えながらノートに落書きする(15分)
  • ボタンを押したらどうなるだろうと思ってみる(15分)
  • これで良いかと思ったら設計ツールでボタンを並べる(15分)
  • ボタンの数だけイベントを設定する(15分)×ボタンの数
  • エミュレータで動作を確認する(15分)
  • タブレットで動作を確認する(15分)

なお見積もり時間は完全に適当です。
(さっぱり見積もれない作業の見積もりは15分にすると決めています)

それで実際どうだったかというとこんな感じでした。

  • ボタンの並べ方を考えながらノートに落書きする(3分)
  • 標準のボタン以外に使える部品はないか探す(57分)
  • ボタンに枠を付ける方法を探す(18分)
      :

・・・全然別の事をしていました。

よくあることだよなーと思いながら、次に画面設計するときは部品の一覧を抑えることを先にしようと決意しました。

2013年4月4日木曜日

些細なタスクにも準備万端で望みたい

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あなたは1分もかからないはずの作業に、10分以上かけてしまったことがありますか?
・・・僕はしょっちゅうです。

■ 1分どころか一瞬で完了するハズだった

とあるExcel文書をPDFにする、という作業(タスク)がありました。

TaskChuteでの見積もりは1分。
でも気持ちの上では一瞬で完了すると思っていました。

Excel 2007では[名前を付けて保存]>[PDFまたはXPS]で簡単にできるからです。

 

■ 手順も完璧なハズだった

PDFで保存したいExcelのシートは、画面に収まる程度の表。
ファイル名は自動(Excelのファイル名と同じ)、出力先はデスクトップ。
何も悩むところはありません。

保存ダイアログが表示されたら出力先のみ選択して[OK]を押す。
そうすればPDFが出力されて、Adobe Readerが起動してくる。

今まで100回以上はしてきました、これからどう操作するか、結果として何が起こるか、すべて見えているつもりでした。

 

■ それでも結果に問題があった

長々と書きましたが、そうやってPDFを出力して、すぐに結果を見るまでもなく「あちゃー」と思いました。

1ページに収めるつもりが、何ページも印刷していたからです。

そして起動してきたAdobe Readerの表示を見て「やっぱり」。
改ページが設定されていなかったので、全然ダメなPDFファイルになっていたのです。

慌ててExcelで以下のような操作(作業)をしました。

  • 印刷プレビューを表示する
  • 1ページに収まるようページ設定した
  • 印刷プレビューを表示する
  • ちょっと小さすぎたのでページ設定で2ページになるよう変更した
  • 改ページプレビューで改行位置を変更
  • 印刷プレビューを表示する
  • やっとPDFで保存
  • Adobe Readerでも確認→OK

と、なんだかんだで、11分もかかってしまいました。
1分もかからないはずだったのに・・・。

(それにしても、今振り返っても全体通してたったこれだけのことで11分もかかったのか、と思います)

 

■ 準備はダイジ

今まで何回も同様の失敗をしてきているのに、なぜ印刷プレビューしようと思わなかったのでしょうか?
些細なことですが、これからは同じ失敗を繰り返さないようにしたいです。

PDF保存や印刷をしようとするとき、必ず事前に印刷プレビューを実施する。

無駄な時間を過ごさないため、このような経験を活かせる方法がないか探りたいと思います。

まずはチェックリストを作って、さらにそれを見る習慣を身につけるといいのかな-。

PDF保存や印刷するときのチェックリスト(案)
  □ 印刷プレビューで確認する(ダメだったら調整する)

うーん、これの存在を思い出せるかなー。

2013年3月28日木曜日

タスクは小さい方が良さそう

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あなたは今の仕事が3分前倒しできたら何をしますか?
・・・僕は脱線してました。

■ 「スキマ時間を活用する」という罠

先日、TaskChuteのタスクリストを見ながら作業していて、幸いにも、11:00までかかると思っていたタスクが10:57に終わりました。

単純に考えれば、すぐ次のタスクに取りかかれば良いのですが、その日の僕はそうしませんでした。

「せっかく3分あるのだから、RSSでもチェックしておくか」

・・・いったい何を考えてるんだと自分でも思いますが、実際RSSチェックを始め、しかも10分くらい脱線していました。多いと1日のうち何回かは、このようなことがあります。

 

■ 問題は次のタスクにありそう

このようなタスクにはログに脱線|という印を付けていて、振り返りの際気づいたことがあります。

次のタスクが「資料を書く(60分)」などと、割と大きめだったのです。

そういえば「これに取りかかるには、ちょっと覚悟が必要。時間に余裕があるんだし、休むか」と思った記憶があります。たいして疲れてなんていないはずなのですが・・・。

■ タスク完了の「達成感」もアブない

もう一つ、作業が終わった達成感というのもクセものだと思います。
本当はたいしたことはできていないのに、何となく自分にご褒美をあげたくなっていたのです。

実際、ご褒美にRSSチェックしてみたり間食してみたり・・・弱すぎます。

 

■ タスクを小さくしていこう

これらの問題への解決策はきっと簡単です。
それぞれのタスクを小さくすれば良いのです。

今まで90~30分くらいの大きさだったタスクを、長くても10分くらいに細分化していこうと思います。

でも「資料を書く(60分)」を単純に10分ずつに分けて、うまくいくのでしょうか・・・。
もう少し知恵を使わないといけない気もしますが、明日から試してみます。

2013年3月22日金曜日

決めた時間にメールをチェックする訓練を始めました

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あなたはいつメールをチェックしていますか?
・・・僕は時間を決めてチェックするよう訓練中です。

■ いつでもメールをチェックしていた

以前のエントリでも述べたように、業務中まさに行き当たりばったり、思いつくままメールチェックしていました。

  • 作業が終わって、ひと息ついた時
  • 作業中に気が抜けたとき(^^;
  • メールを送信した後なんかは、いつ返事が来るかとチェックしまくり

メールソフト(Becky! Internet Mailを使っています)も10分ごとにチェックするよう設定してあるにも関わらず、それを上回るタイミングで「受信」ボタンを連打していました。(いつ仕事をしていたんだろう)

 

■ 定時にメールチェックできている人へのあこがれ

自分がそんな状況でしたから、時々「決まった時間にしかメールをチェックしない」という人がいると強いあこがれを抱いていました。

同時に「それじゃすぐに返信できないじゃないか」「自分にはムリだ」という思いが渦巻いていました。

 

■ 試してみたらできた

最近TaskChuteで少しずつ「自分で作った流れに乗る」ことができるようになったので、定時にメールチェックするようタスクを置いてみたところ、うまくいきそうな感覚を得ました。

具体的には、このようにセクション内の最初のタスクとして「メールチェック」を置きました。

2013-03-22_1722

このタスクでは新着の確認と、簡単であれば内容を読むまでにしています。

 

ひと言以上の返信が必要なものは、セクション内にタスクを追加します。見積もりは適当です。

2013-03-22_1723

 

添付資料の確認など作業が発生したときも同様です。

2013-03-22_1724

ここまで出来たらメールソフトは終了します。

 

実はメールチェックの次は「計画」というタスクが控えています。

2013-03-22_1722

「計画」では前セクションでの未消化タスクや、メールチェックで発生したタスクを再配置します。
最初は「計画」「メールチェック」と配置していたのですが、すぐにそれじゃダメだと気づいて変更しました。

これで、少なくともこのセクションだけは安心して作業できそうな気になれます
実際はやる気がなくなったり割り込まれたりで未消化タスクが発生することも多々ありますが、それはまた別の問題です。

 

■ 効能

各セクションの先頭が「メールチェック」「計画」となっているため、1~2時間ごとにメールチェックできるはずです。メールチェック後はメールソフトを終了するため、通知に心動かされることもありません。

最初の数時間は少しそわそわしましたが、慣れれば「もっと頻度を減らしても良いかな」と思うくらいになって逆に驚いています。

時々思いつきでメールソフトを起動しちゃったりしますが、そのまま連打ということにならなければ大きな問題ではないですし、時間をかけて訓練すれば減るだろうと思っています。

 

■ 物事には順序がある。順序さえ合えばいける気がする。

今までも何度か「定時にメールチェック」を試したことがありました。

しかし、そもそもTaskChuteによる「自分で作った流れに乗る」ような自律ができてなかったため、習慣づけることはできませんでした。

まだ数日しか経っていませんが、初めて「決めた時間にメールをチェックする」が習慣づきそうな気がしています。

頑張るぞー(いや頑張らない方が良いはず)

2013年3月8日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(後編)

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あなたは今週、本を読めましたか?
・・・僕はほんの少しですが、読めました!

前編でお話したとおり、ほんの2時間程度で終わりそうだった資料読みのタスクをいつまでも先送りしていました。

2013-03-01_1403

この状態から抜け出そうと、少しずつ読むタスクに「分割」してみたところ、成功したので書き残しておきます。

 

■ 考え方

「219ページ読む」タスクが1個
  ↓
「10ページずつ読む」タスクを22個

に分割するイメージです。

時間単位(たとえば10分ずつ)ではアラームを仕込まないと終わりに気づかないと思い、ページ単位にしました。

 

■ 手順

  1. タスクを追加して、作業内容に「○○を読む|Xページ中10ページ目」、見積時間も設定する

    2013-03-04_1459
  2. もともと1分で2ページ読めると見積もっていたので、10ページの見積もり時間は5分としました。

    なお、作業内容は「10/219ページ」などと書く方が短くて良いのですが、この後の複製でラクをするため総ページ数が先に来るようにしました。

  3. 「選択タスクを指定した数だけ複製する」機能で、タスクを複製する

    219ページを10ページずつ消化するので、計22個のタスクが必要です。
    すでに1個は作成済みのため、21個複製します。

    まず、このタスクを選択状態にして[Ctrl]+[Shift]+[R]を押すとこのようなダイアログが表示されます。

    2013-03-04_1457

    ここで「21」と入力して[OK]を押すと、こうなります。

    2013-03-04_1500

    ちょっとめまいがしますが、先に進みましょう。
  4. 2個目のタスクの作業内容を「~20ページ目」に変更する

    1個目が「~10ページ目」なので、
    2個目を「~20ページ目」としておくと、次の手順で一気に10ページごと増やせます。

    2013-03-04_1502
    ここで一旦保存しておくと良いでしょう。
  5. 残り20タスクの作業内容をExcelの機能で一括変更する

    1~2個目のタスクを選択状態にし、選択枠の右下隅にあるポイントを下へドラッグします。
    22個目のタスクまで伸ばしてからマウスのボタンを放すと、こうなります。

    2013-03-08_1808

    気になるようなら、最後のタスクは「219ページ目」などとしておくと良いです。

    ドラッグするあたり、文章ではちょっと説明しづらかったので、参考までに動画を載せておきます。

    http://screencast.com/t/kBERwymJcak

    なお、Excelの下枠までドラッグすると一気に加速して選択されてしまうため注意してください。
    もしマウスのボタンを離してしまって余計なところまで入力されてしまったら、慌てず、TaskChuteのファイルを保存せず閉じてください。

 

■ 結果:タスクが細かくなったら読めた

1個あたり10分のタスクとなったので、セクションの大きさを気にせず細かく配置できるようになりました。

配置し直しても相変わらず先送りしてしまうものですが、たまに気分が乗ると「10分くらいなら」と読み始めることがあります。

こうして少しずつですが資料を消化できるようになりました。

2013年3月1日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(前編)

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あなたは、買ったけど読んでいない本がいくつありますか?
・・・僕も数えきれません。

■ 読み始めるまでが大変

デスクワーカーにありがちな仕事として、面白くも何ともない資料を最初から最後まで読み込まないといけないことがあります。

  • 明日までにと、人から頼まれて見積書や報告書といった文書をチェックする
  • 来週から初めて担当する業務のマニュアルに目を通す
  • 来月から使うであろう新しい技術を学ぶために書籍やブログ記事を読みあさる
    などなど・・・

結構急ぎのはずですが、不思議と読む気がしなかったりします。
そしてギリギリになって、慌てて斜め読みで目を通し始め、「やっぱり時間が足りない!」となります。

毎回何をしてるんでしょうか、僕は。

 

■ 200ページなんてツラすぎてムリ

先日も、いくつかの技術資料を読む必要がありました。

勤務中にやらないといけないことはTaskChuteへタスクとして登録するのが鉄則です。
というわけで、とあるPDFの技術文書(219ページ)を読もうとしたとき最初に作ったタスクがこちら。

2013-03-01_1403

1分で2ページくらいは読めるかなと見積もりました。
2時間あれば読める計算なので、時間帯によってはセクション1個分です。
どう考えても余裕で読めます!

・・・残念ながら、このタスクは、ずっと日付を変えて先送りされ続けました。

そんな僕でも、タスクを細切れにしたところ、この資料を読破できました!
具体的な方法は、後編で。

2013年2月8日金曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(4)セクションを設定してみて運用する

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あなたは自分で決めた12個のセクションを記憶する自信がありますか?
・・・僕も全く思い出せませんでした。

 

■TaskChuteという道具に合わせて自分を変えよう

前回のエントリで、ようやく自分向けに設計したセクションをTaskChuteへ設定しました。

自分に合わせて道具を変えたわけですが、次は自分が変わる番です。

これからしばらく、セクションを意識しながらTaskChuteを使えるように訓練する必要があります。

というわけで、まずはタスクを追加するときに「どのセクション(=時間帯)で実行しようとしているか」を考え、設定するようにします。

タスクにセクションを設定するには、セクション名(例えば「c」)をD列へ小文字で入力します。
また、時間を意識するために、適当でも構わないのでタスクに見積もり時間を入力するようにします。

たとえば11時(セクションFの開始時刻)からの会議のため、直前に何か準備しようという場合はこんな感じです。

2013-02-08_1858_Blog_Image1_replace

 

■12個も覚えられない・思い出せない

タスクにセクションを設定してすぐ気づくのですが、自分で決めたセクションが全然思い出せません。たとえば15時に「おやつを食べる」というタスクを追加しようとして、それはセクション何だっけ?となります。

これは慣れの問題かもしれませんが、都度「設定」シートを開くのも面倒なので、「メイン」シートに画像を貼りました。

設定画面をキャプチャーして、切り取って、Excelの挿入で貼り付けし、1~7行目に収まるよう高さを縮めたものです。

2013-02-08_1859_Blog_Image2

ちょっと文字が小さいですが、まぁ解決です。

ちなみにこちらのツールを使いました。使い方は「Jing」で検索すれば見つかるかと思います。

Jing, screenshot and screencast software from TechSmith

 

■急にメインシート上部が気になり始めた

「メイン」シートで直接セクション設定を見ることができるようになり、すぐそば(「メイン」シート上部中央)にある、セクションの見積もり時間が赤くなったりすることが気になり始めました。

たとえばこんな感じです。

2013-02-08_1949_001

まずは何を意味しているのか確認します。

【機能紹介】 これまでA~Fまでの6個だったセクションをA~Lまでの12個に倍増 - TaskChute動画マニュアル

やっぱり赤はマズイようです。

よく見たらセクションの長さより長いタスクがあったり、詰め込みすぎていたりしています。

2013-02-08_1949_001

セクションKは1時間15分しかないのに、2時間のタスクがあります。

今までは気にしていませんでしたが、これからは気にして、対処するようにします。

 

■セクションを意識してタスクを調整する

今回のような場合、時間で分割すれば良いです。

  1. まずは単純に「タスク複製」します。
    2013-02-08_1950_002
  2. 次にセクションの長さを見ながら、合計が元の長さになるよう調整します。
    2013-02-08_1950_001_001
  3. 下のタスクのセクションを変更します。
    2013-02-08_1951_002
  4. 並び替えを実行します。
    2013-02-08_1951_001_001

青くなりました!

明日から1日分のタスクに対してこれを実行すれば、完璧な計画ができそうです。

 

■まとめ

ここまでの4記事で、セクションを設定して運用を始めるところまで行きました。

今までずっと気に留めてこなかったセクションが、今では気になって仕方ありません。

しばらく試してみて、発見を書いていこうと思います。

現時点で気になっているのは、当初の予定だった「リピート設定」です。


=== 「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
  4. セクションを設定してみて運用する (←今ココ)