週イチの会議の議事録など、毎回似たような書式のメールや資料を送りあうことはデスクワーカーにとって日常そのものです。
ここで時々しょうもない罠に引っかかって、恥ずかしい思いをしたり、二度手間になったりします。
■ 時々同じような失敗をしている
前回のメールを複製して、ちょっと変える。
念のためざくっと目を通して大丈夫かな、と思って関係者へ送る。
そして送った後に気づくのです。
- メールの本文中の日付を変えるのを忘れた
- 前回送信したときの添付ファイルをそのまま送ってしまった
- 別の人のメールをコピペしたから署名が別人のまま
：
誰も気にしないようなものもありますが、こんなのを時々やっているようではダメです。
■ 細かく作業を記録して、成功したらチェックリストにする
こんな失敗を時々でも繰り返す原因は、適当に作業しているからにほかなりません。
こういう作業に着手する時、僕はまずタスクとしてTaskChuteへ細かく書くように心がけています。
単純なチェック項目のリストにしない理由は作業時間が残るからです。
- 送信済みメールからの複製で新規メール作成画面を表示する(1分)
- メールの件名に日付があれば変える(1分)
- メールの本文に日付があれば変える(1分)
- 添付ファイルを一旦すべて外す(1分)
- ファイルを添付する(1分)
- 本文を書く(10分)
- 署名が自分のでなければ直す(1分)
： - 送信する(1分)
実際、添付ファイルを探すのに4分かかりました。
Wordで適当に保存したら、デスクトップでもマイドキュメントでもないところにあったのです。
もちろん本文も10分では済んでいません。
でも他の項目はほとんど0分で完了しているため、チェックにそれほど時間ををかけていません。
※これは結果論であって、どれに何分かかるか予想するのは、きっと無駄です。
なので見積もり時間は適当に1分（気持ちの上では一瞬）としています。
こういうのを溜めていけば、あとで抜き出して個別のチェックリストに格上げできます。
また次回同じような作業をするときは、前回の実績をもとにタスクを複製して、状況に応じてチェック内容を追加したり削除したりします。
こういう心がけと仕組みによって、同じ失敗を繰り返すという過ちは起こしにくくなりました。
（それでも別の失敗をしたから、反省の意味も込めてこのエントリがあるわけですが・・・）
