2013年2月8日金曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(4)セクションを設定してみて運用する

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あなたは自分で決めた12個のセクションを記憶する自信がありますか?
・・・僕も全く思い出せませんでした。

 

■TaskChuteという道具に合わせて自分を変えよう

前回のエントリで、ようやく自分向けに設計したセクションをTaskChuteへ設定しました。

自分に合わせて道具を変えたわけですが、次は自分が変わる番です。

これからしばらく、セクションを意識しながらTaskChuteを使えるように訓練する必要があります。

というわけで、まずはタスクを追加するときに「どのセクション(=時間帯)で実行しようとしているか」を考え、設定するようにします。

タスクにセクションを設定するには、セクション名(例えば「c」)をD列へ小文字で入力します。
また、時間を意識するために、適当でも構わないのでタスクに見積もり時間を入力するようにします。

たとえば11時(セクションFの開始時刻)からの会議のため、直前に何か準備しようという場合はこんな感じです。

2013-02-08_1858_Blog_Image1_replace

 

■12個も覚えられない・思い出せない

タスクにセクションを設定してすぐ気づくのですが、自分で決めたセクションが全然思い出せません。たとえば15時に「おやつを食べる」というタスクを追加しようとして、それはセクション何だっけ?となります。

これは慣れの問題かもしれませんが、都度「設定」シートを開くのも面倒なので、「メイン」シートに画像を貼りました。

設定画面をキャプチャーして、切り取って、Excelの挿入で貼り付けし、1~7行目に収まるよう高さを縮めたものです。

2013-02-08_1859_Blog_Image2

ちょっと文字が小さいですが、まぁ解決です。

ちなみにこちらのツールを使いました。使い方は「Jing」で検索すれば見つかるかと思います。

Jing, screenshot and screencast software from TechSmith

 

■急にメインシート上部が気になり始めた

「メイン」シートで直接セクション設定を見ることができるようになり、すぐそば(「メイン」シート上部中央)にある、セクションの見積もり時間が赤くなったりすることが気になり始めました。

たとえばこんな感じです。

2013-02-08_1949_001

まずは何を意味しているのか確認します。

【機能紹介】 これまでA~Fまでの6個だったセクションをA~Lまでの12個に倍増 - TaskChute動画マニュアル

やっぱり赤はマズイようです。

よく見たらセクションの長さより長いタスクがあったり、詰め込みすぎていたりしています。

2013-02-08_1949_001

セクションKは1時間15分しかないのに、2時間のタスクがあります。

今までは気にしていませんでしたが、これからは気にして、対処するようにします。

 

■セクションを意識してタスクを調整する

今回のような場合、時間で分割すれば良いです。

  1. まずは単純に「タスク複製」します。
    2013-02-08_1950_002
  2. 次にセクションの長さを見ながら、合計が元の長さになるよう調整します。
    2013-02-08_1950_001_001
  3. 下のタスクのセクションを変更します。
    2013-02-08_1951_002
  4. 並び替えを実行します。
    2013-02-08_1951_001_001

青くなりました!

明日から1日分のタスクに対してこれを実行すれば、完璧な計画ができそうです。

 

■まとめ

ここまでの4記事で、セクションを設定して運用を始めるところまで行きました。

今までずっと気に留めてこなかったセクションが、今では気になって仕方ありません。

しばらく試してみて、発見を書いていこうと思います。

現時点で気になっているのは、当初の予定だった「リピート設定」です。


=== 「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
  4. セクションを設定してみて運用する (←今ココ)

2013年2月4日月曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(3)「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~

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あなたは明日の午前中、職場で何をしていますか?
・・・僕も複数のタスクを処理していると思います。

 

■午前、午後の区切りでは長すぎる

前回のエントリで登場した時刻を時間順に並べるとこうなります。

  • 6:45
  • 7:00
  • 7:15
  • 8:00
  • 8:30
  • 8:45
  • 8:55
  • 9:15
  • 9:55
  • 12:30
  • 13:00
  • 18:30
  • 19:00
  • 19:30
  • 20:15
  • 21:15

9:55~12:30、13:00~18:30の間隔が大きく、いっぱい仕事できるはずということくらいしかわかりません

 

■ログを追っても何も見えない

9:55~12:30、13:00~18:30ということで、午前は2時間半、午後は5時間半は仕事できるはず、ということは分かりました。

ただ残念ながら、この時間帯すべて仕事していたわけではありません。
ひとまずログを振り返ってみました。

  • トイレ、コーヒーなどの休憩
  • 上司の雑談に巻き込まれた
  • 備品がなくなって探し回った
  • 資料を読みながら睡魔に負けた(ココだけの話ですよ)

 

ほかにも色々ありましたが伏せておきます。
また雑用も多かったです。

  • IT系のニュースサイトなどを閲覧した(しすぎたりも)
  • 雑談で出てきた「Windows 8ってどうなの?」を調べる(そして深みにはまる)
  • PCの更新を適用したら再起動してアレコレ時間がかかった
  • 急にネットワークが繋がらなくなってアレコレ騒いでみた

・・・だんだん、いつ仕事をしているんだという気になってきます。

そして、やっぱり、この結論に達します。

僕の勤務時間に、区切りなんて、ない

今まで行き当たりばったりで仕事をしてきた自分に、勤務時間の使い方で傾向があるはずがなかったのです。

 

■結局、自分で決めるっきゃない

こうなったら「この時間はコレをする」と決めて時間割でも作ってみようかと思いつきました。
そして(行き当たりばったりに)インターネットをさまよい、時間割のテンプレートを見つけました。

http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/TC001018393.aspx

そして気づきました。

・・・時間割って、セクションだ。

というわけで、我に返り、TaskChuteのセクションへ振ることにしました。
前回のエントリで挙げた区切り時刻を考慮にいれつつ、仕事時間は適当に分けます。

■15時間を12個に分ける

TaskChute2で定義できるセクションは12個です。
僕の場合6時~21時までの15時間を12分割すれば、出勤を含めた仕事時間をカバーできます。

1時間と1時間半のセクションをそれぞれ6個ずつ作れば完璧です。
なお確実に通勤時間しか含まれない6時台も含めるようにしたのは、いずれ早起きして「ファーストタスク」するようになったら5時台に伸ばしてみようかと目論んでのことです。

そんな思いとともにTaskChuteの設定画面とにらめっこしながら長さを調整したら、こうなりました。

2013-01-18_1557_TC_SectionImage

このようなことを考えて割り振りました。

<上から詰めた分>

  1. A~Eは1時間ずつ
  2. Fは区切りに合わせて1時間半
  3. お昼も1時間(短くするとキツそうですし)
<下から詰めた分>
  1. Lは当番の日の延長分で、45分。
    ※見積もるときは21時完了を目指そうと思い、15分短めにしました。
  2. Kは1時間+Lの残りの15分
    ※一応19時から20分弱が夕食です
  3. H、I、Jで残り5時間半を割る必要があったので、1時間半と、2時間×2
    ※昼食後の眠くなるセクションIを、なんとなく短いほうにしてみました。

何事も予想通りにはいかないもので、2時間~45分とバラエティに富むセクション構成になりました。
でも計65分間考えた末の結果なので、スッキリしました。

 

■まとめ

自分の生活時間と勤務時間について振り返り、ようやくセクションを設定できました。
スッキリ感とともに、しばらくこれで運用しています。

運用し始めて気づいたことなどを次回のエントリに書きたいと思います。

 

===  「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~ (←今ココ)
  4. セクションを設定してみて運用する