たとえばExcelで特殊なグラフを書かないといけなくなったとします。
僕なら最初のタスクは「Excel ○○グラフ（10分）」あたりでネットを検索することから始めます。
おそらく次のタスクは「Excelを起動してデータをコピペする」「○○グラフを書く」といった感じになります。
ただ、最初の検索で何も見つからないとき、後続のタスクは実行できません。
さらに探すとか、別のソフトでグラフだけ書いて貼り付けようかとか、色々と右往左往することになります。
今のところ有効な対策は見つけられていないのですが、この手のタスクは、せめて「失敗したらこうする」ということを頭の片隅においてから実行しようと思います。
ここ最近気になっている２個のタスクがあります。
どちらも毎日繰り返して時間を使っているのに、リピート設定はせず毎回検索入力で対応しています。
他のタスクは積極的にリピート設定しているのになぜかこれらのタスクはできない。
その理由を考えてみました。
（考えるよりリピートタスクを作る方が早いことは間違いないのですが・・・）
もう全然分からないわーと思いながら、諦めて試しにタスクを作ってみることにしました。
いざリピートタスクを作ろうとして、気がつきました。
節内ソートを決められない・決めるのが面倒だったのです。
たとえば毎日タスクＢを実行しているセクションＧはこんな感じです。
１時間のうち５７分を使う見積もりになっています。
ただ実際昼食は８分～１４分程度ですし、日記の投稿も似たような感じです。
チェックリスト作成は最近しないことが多いです。
そういう現実があるので、１０～２０分は空くはずで、そこでタスクＢを実行しています。
（延長しちゃうことも多いですが・・・）
そこまでは経験と記録で分かっていました。
で、いざココにタスクＢを入れようと思うと、まず現実に即した見積もり時間の変更が必要です。
さもないとセクションからあふれてしまうからです。
さらには「節内Ｓ」列も変更しなければならず、それが何となく面倒だったのです。
着手すれば１０分もかからないとは思いますが、とにかく気が進まないのです。
心理的な負担が大きいってこういうのをいうのだなーと実感しました。
さて、先日この記事を書いた後、すぐに毎日化されたタスクを「(1days)」へ変更することができました。
気持ちが高まったのと、手順が明らかになったからです。
手順を明らかにして大したことないと思えれば覚悟も不要なので、今回もできる気がします。
よし、手順を考えてタスク化してみようっと。
週イチの会議の議事録など、毎回似たような書式のメールや資料を送りあうことはデスクワーカーにとって日常そのものです。
ここで時々しょうもない罠に引っかかって、恥ずかしい思いをしたり、二度手間になったりします。
前回のメールを複製して、ちょっと変える。
念のためざくっと目を通して大丈夫かな、と思って関係者へ送る。
そして送った後に気づくのです。
誰も気にしないようなものもありますが、こんなのを時々やっているようではダメです。
こんな失敗を時々でも繰り返す原因は、適当に作業しているからにほかなりません。
こういう作業に着手する時、僕はまずタスクとしてTaskChuteへ細かく書くように心がけています。
単純なチェック項目のリストにしない理由は作業時間が残るからです。
実際、添付ファイルを探すのに4分かかりました。
Wordで適当に保存したら、デスクトップでもマイドキュメントでもないところにあったのです。
もちろん本文も10分では済んでいません。
でも他の項目はほとんど0分で完了しているため、チェックにそれほど時間ををかけていません。
※これは結果論であって、どれに何分かかるか予想するのは、きっと無駄です。
なので見積もり時間は適当に1分（気持ちの上では一瞬）としています。
こういうのを溜めていけば、あとで抜き出して個別のチェックリストに格上げできます。
また次回同じような作業をするときは、前回の実績をもとにタスクを複製して、状況に応じてチェック内容を追加したり削除したりします。
こういう心がけと仕組みによって、同じ失敗を繰り返すという過ちは起こしにくくなりました。
（それでも別の失敗をしたから、反省の意味も込めてこのエントリがあるわけですが・・・）
TaskChuteはタスクのリピート設定はきめ細かくて素晴らしいです。
いろんなパターンで設定できるのですが、まずは基本の「毎日繰り返す」を僕がどう設定しているか紹介します。
毎日繰り返すタスクには「タスク名(1days)」を設定しています。
終了時刻を入れると確認もせず翌日にタスクが複製される。シンプルです。
この設定はメニューから「デイリータスク設定／解除」で変更できます。
現在僕のTaskChuteで「(1days)」設定されているタスクはこんな感じです。
全て「セクションラベル設定」もされています。
なおTaskChuteのヘルプを見ると「タスク名(repeats)」形式もあるのですが使っていません。
現在勤務中しかTaskChuteを使っていないため、本来であれば「平日なら毎日」が正しいです。
そう考えて、以前は習慣づいたタスクに「ルーチンタスク毎日化」を施していました。
その名残は今も残っています。
たとえば「【G】昼食＋RSS＠04/24(水)(repeats)」というタスクがそうです。
でも今の僕には必要ありません。
このタスクも「(1days)」に変更しようと思っています。
（思い続けて変更できていないあたりがイタイのですが）
理由は、混乱するからです。
毎朝その日のタスクを並べて順に処理する。
残ったら翌日へ回すだけ。
今の僕はだいたいそのような運用をしています。
その中で毎日繰り返すことのくせに「毎週」なリピート設定のタスクがあると混乱してしまうのです。
おそらく、毎日化して役に立つのは、次の日以降の見通しを立てるレベルに達してからだと思うのです。
「(1days)」のみの運用は単純ですが、いくつかちょっとだけ面倒なこともあります。
まぁ、慣れればたいしたことない問題です。
今回は「毎日繰り返す」タスクの管理を紹介しました。
初心者のうちは「タスク名(1days)」で十分です。
ただ、「毎日」ではなく「毎週月曜日」「毎月の締め日」「3ヶ月に1回」のようなものは別です。
次回は他のリピート設定について書こうと思います。
ちょっと前に、Googleリーダーが終了してしまう、という話がネット界隈で盛り上がりました。
そして昨日、勤務中に同僚が「Googleカレンダーもなくなったりするのかなー」と雑談しているのが耳に入りました。
僕は反射的に「カレンダーはたぶん法人向け製品の“Google Apps”に含まれているから割と大丈夫なのでは？」と思いました。（これ自体にたいした根拠はありません）
しかし、本当にGoogleカレンダーがGoogle Appsに含まれているか、実際のところ知りませんでした。
そこで反射的にブラウザーに切り替えて「Google Apps」で検索。
TaskChuteに自分で書いた仕事の流れから脱線した瞬間です。
すぐにカレンダーが含まれていることは確認できましたが、そこからTaskChuteへ戻るまでに時間がかかりました。
計１７分の脱線でした。
検索の衝動を抑える、良い方法はないものか・・・。
TaskChuteのリピートタスクとして、各セクションの先頭に「計画」を用意しています。
何かタスクを「実行」して、終了時刻を入力すると実行後のコメント入力欄が表示されます。
ここで「評価」として“ああすればよかった”、“こうしたらうまくいった”といったコメントを書くようにしています。
ところが、その「評価」を次の機会に反映するための「改善」タスクを用意していないことに気づきました。
これでは、やりっ放しです・・・。
というわけで１日の最終セクションに「何かひとつ改善する（１５分）」というリピートタスクを用意しました。
これでＰＤＣＡが回るようになるかな？
今日の出来事。
週末のせいか、急ぎの仕事がありました。
最近の経験で細かめにタスクを用意すれば仕事が進むと思ってるので、こんなタスクのリストを並べてみました。
※とある業務アプリの１画面設計です。
なお見積もり時間は完全に適当です。
（さっぱり見積もれない作業の見積もりは１５分にすると決めています）
それで実際どうだったかというとこんな感じでした。
・・・全然別の事をしていました。
よくあることだよなーと思いながら、次に画面設計するときは部品の一覧を抑えることを先にしようと決意しました。
あなたは１分もかからないはずの作業に、１０分以上かけてしまったことがありますか？
・・・僕はしょっちゅうです。
とあるExcel文書をPDFにする、という作業（タスク）がありました。
TaskChuteでの見積もりは１分。
でも気持ちの上では一瞬で完了すると思っていました。
Excel 2007では［名前を付けて保存］＞［PDFまたはXPS］で簡単にできるからです。
PDFで保存したいExcelのシートは、画面に収まる程度の表。
ファイル名は自動（Excelのファイル名と同じ）、出力先はデスクトップ。
何も悩むところはありません。
保存ダイアログが表示されたら出力先のみ選択して［OK］を押す。
そうすればPDFが出力されて、Adobe Readerが起動してくる。
今まで100回以上はしてきました、これからどう操作するか、結果として何が起こるか、すべて見えているつもりでした。
長々と書きましたが、そうやってPDFを出力して、すぐに結果を見るまでもなく「あちゃー」と思いました。
１ページに収めるつもりが、何ページも印刷していたからです。
そして起動してきたAdobe Readerの表示を見て「やっぱり」。
改ページが設定されていなかったので、全然ダメなPDFファイルになっていたのです。
慌ててExcelで以下のような操作（作業）をしました。
と、なんだかんだで、１１分もかかってしまいました。
１分もかからないはずだったのに・・・。
（それにしても、今振り返っても全体通してたったこれだけのことで１１分もかかったのか、と思います）
今まで何回も同様の失敗をしてきているのに、なぜ印刷プレビューしようと思わなかったのでしょうか？
些細なことですが、これからは同じ失敗を繰り返さないようにしたいです。
PDF保存や印刷をしようとするとき、必ず事前に印刷プレビューを実施する。
無駄な時間を過ごさないため、このような経験を活かせる方法がないか探りたいと思います。
まずはチェックリストを作って、さらにそれを見る習慣を身につけるといいのかな－。
PDF保存や印刷するときのチェックリスト（案）
□ 印刷プレビューで確認する（ダメだったら調整する）
うーん、これの存在を思い出せるかなー。
