会議の日時が確定したとき、今まではGoogleカレンダーだけに登録していました。
そして、少し前からTaskChuteにも登録するようにしています。
■ 会議の時間をタスクとして登録する
例えば明日の13時半～16時にお客様と打合せをする予定があるとします。
この予定が確定した時点で、TaskChuteに以下のようなタスクを登録します。
| 節 | Mode | 作業内容 | 見積(分) |
|---|---|---|---|
| h | ex3 | ○○様とMtg｜お話 | 90 |
| i | ex3 | ○○様とMtg｜お話 | 60 |
- MtgはMeetingの略のつもりです。
- 節（セクション）の時間帯はこちらを参照してください。
- Modeの意味はこちらやこちらを参照してください。
- 予定がセクションをまたぐときは分割するようにしています。
■ 準備と後始末もタスクとして登録する
会議にはさらに準備と後始末が必要です。
それらもタスクとして前後に登録します。
【準備】
| 節 | Mode | 作業内容 | 見積(分) |
|---|---|---|---|
| f | pr3 | ○○様とMtg｜議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成 | 30 |
| g | pr3 | ○○様とMtg｜移動、照明・空調・プロジェクタ・テレビ会議の準備 | 10 |
準備のうち、特に「議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成」は事前に配布される資料の量に応じてタスクの数や時間を増減します。
【後始末】
| 節 | Mode | 作業内容 | 見積(分) |
|---|---|---|---|
| i | po3 | ○○様とMtg｜プロジェクタ・テレビ会議の片付け、空調停止・消灯、移動 | 10 |
| i | cm4 | ○○様とMtg｜会議後の雑談 | 10 |
| i | po3 | ○○様とMtg｜議事録｜下書きを書く | 30 |
| i | po3 | ○○様とMtg｜議事録｜下書きを社内へ確認 | 5 |
| j | po3 | ○○様とMtg｜議事録｜清書 | 15 |
| j | po3 | ○○様とMtg｜議事録｜配布 | 5 |
■ 良かったところ
まず、準備不足が減りました。
今までは当日になって「あ、今日だった」と気づき準備不足のまま望むことがたびたびありました。準備不足でもその場で適当に発言したりはできるのですが、用意があれば会議の内容がより良くなります。また、後で「そういえばコレも確認したかった」みたいなメールを出すことも減りました。
次に、１日のスケジュールに無理があった点が減りました。
今まで準備や後始末の時間が必要だったことは見て見ぬフリ状態だったため、全て割込タスクのような扱いでした。これらのタスクを含めるようになって、１日のスケジュールに現実感が出てきました。
■ イマイチなところ
良かったところとは裏腹に、準備や後始末に予想通り時間がかかっているという、今まで見て見ぬ振りをしていた事実を突きつけられ、ちょっとゲンナリすることはあります。
また、会議後の雑談という、楽しいひとときなのだけどTaskChute上で見るとなぜか心苦しいタスクを用意していることに落ち着かない部分もあります。
どちらも慣れれば解消される程度の気持ちの問題だと思っています。
■ まとめ
会議に限らず、物事には準備と後始末が必要です。
この当たり前のことを一通りのタスクとして処理し、また再利用できるようになると、仕事の品質を一定以上に保つことができるようになるのではと思います。
今後も、こういう時にはこのタスクのセットを使う、というパターンを増やしていきたいです。
