2013年10月24日木曜日

午前0時をまたいでTaskChuteを使う時は時刻の入力とセクション設定に注意する

Pocket このエントリーをはてなブックマークに追加

午前0時をまたぐことに慣れた大人は「10月24日の24:30~25:00」と言われてもピンとくるかと思います。僕も30時くらいまでは余裕で変換できます。

ただ、TaskChuteを使う上ではNGです(でした)

 

■ 注意1:開始・終了に24時以降の時刻を入力してはいけない

TaskChuteの開始・終了時刻には24:00以降の時刻を入力しないようにしましょう。
24:00ではなく、0:00です。

基本的にはショートカット(Ctrl+:)を使って「今の時刻」を入力すれば気にしなくて良い話ですが、手入力する際には注意が必要です。

なお、0時をまたぐ(開始時刻が0時より前で、終了時刻が0時より後)タスクは問題なく処理してくれるそうです。23:50~0:10はOKということですね。

 

■ 注意2:日付を越えたら基準日を変更しないといけない

上記と関連して、たとえば23:50~0:10のタスクを完了したあと、次のタスクへ移る前に基準日を変更しないといけません。

変更しないまま次のタスクを0:10~0:20とすると、それは日付が変わる前の時刻として処理されてしまいます。基準日が変わってないのだから当然ですが一瞬混乱します。
ショートカット(Ctrl+:)でポンポンと操作しているとつい変更するのを忘れてしまいますが、必要な操作です。

0時を越えたら、自分的には「まだ今日」ですがTaskChute的には「もう明日」なんだと理解しましょう。

 

■ 注意3:セクション設定が途中で日付を越えてはいけない

夜のTaskChuteを用意したとき、真っ先に変更したのが「セクション設定」でした。

21時前後に帰宅してから午前6時くらいまでをTaskChute的に「1日」と扱ってほしかったのでこのように設定しました。

2013-10-10_2304

設定し終わった23時頃からいくつかのタスクを処理し、0時を越え、さらにいくつかのタスクを処理した後で、ふと気づいたらTaskChuteの表示がこうなってました(最初気づいていませんでした)

月日 作業内容 開始 終了
10/10 E 洗い物 23:55 0:20
10/10 E 入浴 0:20 0:50
10/10 Z 掃除 23:45 23:55

並びがおかしい・・・あと節がZになってる???

23:45の掃除→23:55の洗い物→0:20の入浴という順番だったはずなのに、掃除が最後に来てしまっています。

最初事態が飲み込めず、結構パニックになりました。24:20と入力すれば良いのか、などと試行錯誤しましたがダメで、ようやくセクション設定の考え方が間違っていたのだろうという結論に達しました。

繰り返しになりますが、TaskChute的には0時で日付が変わるのです。

このようにセクション設定を変更し、上記ログの「入浴」タスクの日付を変更したところ、すべてがうまくいきました。

2013-10-11_0122

月日 作業内容 開始 終了
10/10 L 掃除 23:45 23:55
10/10 L 洗い物 23:55 0:20
10/11 A 入浴 0:20 0:50

もちろん入浴の前に「基準日」を10/11に変更しました。

 

■ まとめ

TaskChuteでは0時から1日が始まるということです。

僕もできるだけ日付を越えないように活動するよう心がけようと思います。

2013年10月23日水曜日

ちょっとだけ前倒しでタスク処理できているときが危ない

Pocket このエントリーをはてなブックマークに追加

今日の出来事。

作業内容 開始 終了
G 【G】昼食+RSS(1days) 13:05 13:18
G 【G】洗い物(1days) 13:18 13:22
g 【G】区切り(1days)    
h 【H】メールチェック(1days)    
h 【H】計画(1days)    

昼食と洗い物が終わった時点で13時22分。
このお昼休みセクション(G)は13時30分までなので、あと8分余裕があります。

ここで素直に、次のタスク(メールチェック)の開始時刻を入力すれば良さそうなものですが、ちょっと時間に余裕があるという気持ちが邪魔をしました。

おもむろにテキストエディタを起動して、15分かけてこの記事の下書きを書いてしまいました。

「気持ちに余裕が生じると、脱線しやすくなる」ということを書き残すだけのつもりで、つい文章を書き始めてしまい、時間オーバー。まんまと脱線してしまいました。

今回は早めに気づいたので良かったですが、これで1時間とかいってしまうことも十分あり得ます。

こういうのは本当に気を付けないといけませんね。

2013年10月17日木曜日

夜のTaskChute始めました

Pocket このエントリーをはてなブックマークに追加

ちょうど50記事となるこのブログ、ほんの少し新しいことを始めてみました。

■ 夜のTaskChuteとは?

要は、プライベート用TaskChuteです。

僕は平日、21時過ぎに会社から帰宅した後に子供を寝かしつけています。
無事に寝かしつけた後、1人布団から這い出て入浴したり弁当箱を洗ったりしないといけないのですが
どうもダラダラとスマホでTwitterを眺めてみたり、Kindleで本を読んでしまったりすることが軽く悩みのタネでした。

しかし他にも急に頼まれたビデオの予約、郵便物の整理、散らかったリビングの片付けなど、やらないといけないことは山積みです。

夜中にやる気を出さなくても毎日コツコツと雑務を処理できるよう、プライベートでもTaskChuteを使うことにしました。

 

■ 結局TaskChuteしかないと思った理由

TaskChuteを使うにはWindowsが必要です。
でも夜中にパソコンを起動するのは面倒です。

TaskChuteというツールの考え方=タスクシュート方式で運用すれば、ツールにこだわらなくても良いはず。それなら重いパソコンではなくスマートフォンでなんとかならないかと思い、メモやタスク管理のアプリを色々試しました。Evernote、Nozbe、Keep、などなど。

でも結局タスクを実行するにはTaskChuteしかない、と思い至りました。
理由はTaskChuteに慣れている、というのが一番です。

 

■ 初日はこんな感じ

夜、子供を寝かしつけてからリビングへ行き、パソコンを起動。
7分で夜のTaskChuteファイルを作成し、37分かけて「しなければならないこと」のタスクリストを作成しました。

タスクの内容は日々やっていたことと、やらないとマズイだろうと思ってたこと。
見積もり時間は、適当です。

準備ができたら、実行に移ります。

改めてTaskChuteを見ると「スマートフォンを充電する」とか「着替えを持って脱衣場へ」などと書かれているので淡々と従います。

お風呂から戻ってまたTaskChuteを見れば「リビングのオモチャを片付ける(10分)」、「クイックルワイパーを持って廊下だけ掃除する(5分)」などとあるので、そうします。

タスクが抜けてたり順番に問題があったりした箇所はその場で調整しました。

このように、何も考えずに「しなければならないこと」をこなして早く寝ることを目的として、夜のTaskChuteを始めました。

TaskChuteの使い方も、勤務時間とは異なる発見や落とし穴が色々ありましたが、それはまた後日。

2013年10月11日金曜日

自分が何をしていたのか分からなくなったときに思い出すための7つの方法

Pocket このエントリーをはてなブックマークに追加

TaskChuteを片手に作業をしていると、ふと記録を忘れていることに気づくことがあります。
記録を取ることに慣れないうちはしょっちゅうですし、慣れていても作業に熱中してしまうと時々忘れてしまいます。

たとえばこのような状況です。心当たりがあると思います。

  • 調べ物をしていたはずが、いつの間にか脱線してSNSを眺めていた
  • 集中していた間にいくつかの作業が終わっていた
  • 会議が終わった後の雑談が結構長引いた
  • PowerPointでスライドを作っていたはずが、いつの間にか元ネタの資料を更新していた
  • 作業中に話しかけられて、気づいたら別の事をしていた
     :

こういうときでも記憶と時刻を結びつける対処法をいくつか紹介します。

1.Webブラウザの閲覧履歴を見る

たとえば、作業中に何故か検索やSNS、Gmailチェックなどに熱中していることに気づいたとき。
ブラウザの閲覧履歴を見れば脱線した時刻が一目瞭然です。

2.メールの送信日時を確認する

メールを送信した後に、ついメールチェックをして、面白そうなメルマガを読み始めて・・・ということは多々あります。気づいたときは、さっき出したメールの送信時刻を確認しましょう。


3.電話の着信・発信履歴を確認する

なぜか内線で質問攻めにあい、1時間近く話してしまったことに気づいたとき。
着信履歴を見ればどのくらい話していたかが分かります。

4.ファイルの変更日時を確認する

たとえば、10個のファイルを順番に処理するような作業があったとします。
TaskChuteでは1ファイル1タスクとして計10タスク登録すると着手しやすいです。

ただ、作業を開始しておきながら、気づいたら記録もせず5個のファイルを処理してしまっていた、ということが多々あります。

そういう時は、それぞれのファイルの変更日時から、記録を取り戻せます。

5.ファイルやフォルダの作成日時を確認する

ファイルやフォルダのプロパティから確認できます。

たとえば作業中に社内サーバーから大量のファイルをコピーし始めて、待ちながら脱線してしまったとき。
フォルダの作成時刻がすなわち、待ち始めた時刻です。

つい便利そうなソフトウェアをインストールしちゃった時刻もProgram Filesフォルダを見れば丸わかりです。


6.Cliborからコピペした時刻を確認する

TaskChuteを使うなら必須であろうクリップボード拡張ツール。
その中でも「Clibor」ならコピーした項目ごとに時刻が入ります。

    2013-10-11_2009

実に素晴らしいです。

7.イベントビューアーを確認する

出勤後バタバタして、いつの間にか仕事を始めていたとき。
あるいは前日何時頃に帰ったのか思い出せないとき。

イベントビューアーというWindows標準のソフトを起動してシステムログを確認すれば、パソコンの電源を入れたり切ったりした時刻が分かります。

まとめ

TaskChuteを使い始めてしばらくは、いつのまにか始めていた作業が終わってから「アレ?」となることで記録が挫折してしまうことが良くありました。

上記のような方法を駆使して、しょうもない挫折を防ぎましょう。

2013年10月3日木曜日

TaskChuteを最新版に移行したときの手順(2012/12/04版→2013/09/27版)

Pocket このエントリーをはてなブックマークに追加

TaskChute2のアップデート(2013/09/27版)がリリースされました。

いくつか細かい不具合はありましたが、無事に移行でき、すでに運用を始めています。

数日使った感想としては、素晴らしいのひと言です。
具体的には

  • とにかく動作がきびきびしている
  • 「タスク実行前のヒント」が素晴らしすぎる
  • 「キーワード抽出/解除」「見積時間-実行時間の差分コピー機能」など地味だけど確実に便利になる機能・改善がいっぱい増えた

といったところです。詳しい変更内容は公式サイトへ。

というわけで、まずは移行手順についてメモしておこうと思います。これも大切な記録です。

なお環境は以下の通りです。

  • Windows 8 Pro 64bit版
  • Excel 2007 (32bit版)


1.万が一の備えをしておく

運用中のファイルを誤って削除したり壊したりしないよう、しっかりと準備します。

  1. 移行作業用に専用のフォルダを作成します

    僕の場合はデスクトップに「TC」フォルダを作成しました。
     
  2. 作成した作業フォルダに新旧2個のExcelファイルをコピーします

    ○ 今まで使っていたTaskChute2のExcelファイル(以降、旧ファイルと呼びます)
    ○ 新しいTaskChute2のExcelファイル(以降、新ファイルと呼びます)
     

2.データを移行する

作業フォルダ内の新ファイルを開きます。
Excelにマクロが無効にされた旨のメッセージが表示されたら、[オプション]→[このコンテンツを有効にする]→[OK]と操作します。

    2013-10-03_0112

あとは画面に表示される指示に従って、(作業フォルダ内の)旧ファイルを選択し、データを移行します。

 

3.データ移行の確認をする

新旧のファイルを見比べながら、以下のことを確認します。

  • 「メイン」シートのタスクの行数が新旧で変わっていないか

    → 変わっていなかったため、すべてのタスクが移行されたと判断しました。
     
  • 「メイン」シートを上から下までざっと見て、おかしいところはないか

    → A列の背景色が変わっていた程度で、問題はなさそうでした。
     
  • 「Mode」シートの内容は全て移行されているか

    → されていました。
     
  • 「設定」シート、特にセクションは正しく移行されているか

    → 各種設定、ショートカットキーも含めて移行されていました。
     

 

4.見た目を調整する

旧ファイルで見た目の部分を若干変更していたので、同じようにします。

  1. 全体の表示倍率を90%にする
  2. 列幅を調整する

    ○ Project(H列)=15
      半角15文字程度は表示されるように。

    ○ 作業内容(J列)=100
      めいっぱい。

    ○ 節内S(P列)=6
        ギリギリ。

    ○ タスク実行前のヒント(R列)=10
      何か書いてあるのなら、先頭が表示されれば良い、という程度

    ○ タスク実行後のコメント(S列)=12
        上に同じ。

     
  3. セクションの一覧イメージを貼る

    さすがにもうセクションの時間帯は覚えているのですが、ないと寂しかったのでこれも貼りなおしました。

    参考: 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(4)セクションを設定してみて運用する

 

5.保存する

これで移行自体はほぼ完了です。

このあと検証のためタスクの内容に変更を加えてしまいます。
そこで、いったん保存して、Excelも終了し、作業フォルダの新ファイルを複製しておきます。

これで、もし新しいバージョンに不具合があっても、やり直せるようになります。

 

6.基本的な操作を試す

再び新ファイルを起動し、マクロを有効にします。

そして、TaskChuteのメニューとショートカットを見ながら、普段行っている操作を一通り試します。

  • タスクの追加、複製、削除、作業内容や見積もり時間の変更など
  • 日付変更、並び替えなど
  • 検索入力など

もしおかしな現象がに出くわしたらFacebookやTwitterで作者さんへ報告すると良いでしょう。

 

7.移行成功

これで、移行作業は完了です。
作業用フォルダから運用用のフォルダへ、新ファイルを移動します。

なお僕はDropboxというクラウドサービスのフォルダに入れてあります。

ここに入れておけば、ファイルを変更する度にクラウドに同期され、履歴管理された状態で保存されます。TaskChuteのファイルが壊れてしまった場合など、いざというときに直近のファイルをすぐ取得して回復できるため、安心です。

もしまだ使っていない場合はこちらのリンクから登録できます。
(僕とあなたにボーナスのディスク容量がもらえる紹介用のリンクです)

 

8.移行後の話

今回思うことがあって、ショートカット設定を使いながら一新しました。
また、本記事以外にも、移行後に気づいた調整を施しているため、今後のエントリで補足していこうと思います。