2013年8月29日木曜日

初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた(結果編)

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この記事の翌日、つまり先週の金曜日は色々な意味で特別な日でした。

TaskChute初心者日記: 初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた

どのくらい特別かというと

  1. いつもと違う職場に
  2. 12時過ぎてから出社し
  3. (昼食後)13時半から夕方まで会議で
  4. 会議が終わったらすぐに帰る、という1日でした。

という感じです。日帰り出張みたいなものです。

 

■ 結局、タスクリストを見なかった

出社後すぐに雑談しながら昼食を取り、そのまま会議という流れでした。
タスクリストを見ることはなく、したがって前日の時点では実行できると思っていたルーチンタスクも全滅でした。

■ それでも記録は残せた

それでも記録を残す習慣はしっかりと付いているようで、スマホやパソコンのメモ帳、紙などバラバラの媒体に「~をした」「~の話」程度の簡単な記録は付けていました。
ルーチンタスクも振り返って考えれば「できればこれだけはしたい」という希望みたいなものだったので、計画が甘かったというだけの気もします。

■ 結果としてはNG

せっかく組んだタスクリストを見なかったという意味ではダメダメです。
3ヶ月後くらいにまた同じような1日が訪れるので、そのときは今回よりマシになるよう対策を考えてみます。

なお記録をTashChuteに反映したのは月曜日になってからでした。
作業時間14分。たった10個のタスクでしたが後からまとめて記録しようとすると意外に時間がかかるものです。

2013年8月22日木曜日

初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた

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明日は会社で長めの会議(午後いっぱい!)があるため、これ幸いと明日のタスクリストを組んでみました。

  1. 既に明日も1daysなルーチンがいっぱいあるけど、その大半がこなせないので明後日へ先送る
  2. 会議の予定時間に合わせてセクションごとに「会議」のタスクを入れる
  3. 明日も実行予定なルーチンのうち、いくつかを会議の前後に配置
  4. 並び替え

普段は100個前後あるタスクが、明日は18個と少ないので見た目スッキリなタスクリストができあがりました。

ただいくつか問題がありました。

  • セクションが見えづらい
    今までセクション内のタスク見積合計を確認するのに、メインシートの上部を参照していましたが翌日のタスクリストには使えません。週次見積もりシートでなんとか把握できましたが、見た目が違うせいかイマイチしっくりきていません。これも慣れかな?

    なお、週次見積シートには不具合があったので直しました。
  • TaskChute動画マニュアル — 【サポート】 バージョン2012/12/04の週次見積シート復旧手順


  • 今日の終わりのリピートタスクがまだ明日には複製されていない

    明日のタスクリストにはまだ「帰り支度」といったリピートタスクがありません。
    だから「ルーチンタスク毎日化」ってのがあるんだろうなーと思った次第です。
  • なんかウソっぽい

    今まで当日の朝組んだタスクリストですら1時間後には脱線しているのに、こんなに早い段階で明日のを組んでも仕方ないんじゃないか、という思いがあります。もちろん脱線しなきゃ良いのですが。


明日はちゃんと予定通り動けるかな?

2013年8月20日火曜日

帰宅直前の時間帯に翌日のタスクリストを作ろうとすると、焦ってうまくいかない

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昨日の続きの話です。

TaskChute初心者日記: 午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

20時過ぎに会社を出るのですが、19時半くらいからプロジェクト管理ノートの処理を始めるとうまくいかないことが分かりました。

現在大きく5個のプロジェクトを抱えているため、1個あたり5分くらいしかかけられません。

大きめのタスクを分解していく作業は結構時間がかかるため5分では終わらず、急いですべてのプロジェクトを処理しましたが、分解については消化不良のまま先送りにしてしまいました。

もしかすると、当日の朝にも分解作業をするという形で習慣化するのかもしれませんが、毎日夕方に軽く焦ることになるのは良くない気がします。

明日は19時から取り組もうかな。

2013年8月19日月曜日

午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

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■当日のタスクリストを9時から作り始めたのでは遅い

先週まで、出社後に当日のタスクリストを作っていました。
9時半頃から着手するため早くても10時台、割り込みなどが入ると14時台にようやくリストが仕上がるという日も時々あるという状況でした。

この行き当たりばったりすぎる状況に嫌気がさしたため、やり方を変えようと試みています。

 

■プロジェクト管理ノートの処理を午前から夕方へ移動した

プロジェクトごとに1個のExcelファイルを用意して、プロジェクトのアレコレを管理しています。

ここには近いうちに処理すべきタスクや、タスクの「もと」が書き込まれています。

  • ○○を査読する|○ページ中10ページまで
  • ○○を査読する|○ページ中20ページまで
  • ○○を作る|アレしてコレして・・・
  • ○○について調べる
  • ○○について検討する|何がダイジ?
     :

毎日プロジェクト管理ノートを眺めて、粗いタスクはできるだけ分解して、分単位で見積もります。
見積もりできたタスクのうち処理したい順にTaskChuteへ転記します。

今までこれらの作業を午前中に行っていましたが、先ほど夕方に移してみました。
今日から実施です。

 

■タスクリストを早めに作るというのは何となく不安

明日の予定を今日立てようと思ったとたん「予定が崩れたら面倒なことになる」という不安がつきまとうようになりました。
たった14時間程度のことですし、不慣れなだけだとは思うので、気にしないようにして進めてみます。

あと現時点でタスクの順番を決めるのを忘れてることに気づきました。
明日の朝に並び替えることにして、できればこれも前日に済ませるようにしたいです。

2013年8月12日月曜日

忙しいとタスク管理がおろそかになるという矛盾

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ここ最近、仕事もプライベートも締め切りギリギリなものが続いて、忙しくしています。
本来であれば、こういうときにこそタスク管理すべきだと頭では分かっているのですが、なかなかうまくいっていません。

  • 30分で終わると見積もったタスクがいつまでも終わらない
    似たような名前のタスクが連続して生まれては消えていっています。
  • タスクの作業内容と違うことをやっている
    「○○を書く」みたいなタスクなのに、調べ物に明け暮れたり、誰かと電話やメールで相談していたり。
  • 「すぐにやる」タスクを毎日先送りしている
    でも、消せない。
  • 勤務中の居眠り
    深夜作業とプラスマイナス0になってしまうことも・・・。

そんなことが続いています。

いったん状況を整理しないと、とは思いながら、なかなか。
それで記録は出来ているのでまだ大丈夫だとは思っていますが、そろそろ何か手を打たないと。