2012年12月31日月曜日

メールを処理するタイミングが適当な理由とその対策

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あなたはいつメールを処理するか決めていますか?
・・・僕は決めていません。思い出した時です。

先のエントリで書いたような行き当たりばったりの代表として「メールを処理するタイミング」について、記録を参考に考えてみます。

■そもそも、適当なタイミングでメールを処理することの何がマズイのか?

思いつく限り書いてみます。

  • メールを読んだ後も、適当に返信を始めたりして「自分を制御できていない」感がある
  • メール処理に時間をかけすぎて、本来すべきだったタスクが後回しになってしまうことがありそう(きっとあるはず)
  • 逆にメール以外のタスクに時間をかけすぎて、本来早めに処理すべきだったメールに気づくのが遅くなってしまうことがあった(これは「記憶」ならあります)

■では、適当なタイミングでメールを処理することで良かったことはないのか?

  • 偶然、即答できたことはあったのかもしれません。
  • でも、ちょっと他には思いつきません。

というわけで、メールを処理するタイミングは決めておくほうが良さそうです。

■メールをチェックする時刻を決める?それは何時?

仕事術の1つとしてメールチェックする時刻や間隔を決めておく、という話をよく見聞きします。

なんとなく現実的ではない気がしていて試そうと思ったこともないのですが、今回真剣に検討してみたいです。

でもメールチェックする時刻や間隔ってどうやって決めるのでしょうか?

■ログから何か分かることはある?

メールの下書きを書いたとき、送信したとき、読んだときのログが残っています。
ここ2ヶ月間くらいで振り返ってみます。

  • 必ずメールしている時間帯はある?

    いいえ。

    勤務中はお昼以外ほとんどの時間、何らかの形でメールしていました。
    朝イチのメールチェックが目立つかと思いましたが、そんなこともなかったです。

  • 頻繁にメールしている時間帯はある?

    いいえ。

    何かの要件が発生してメールのやりとりが集中することはありましたが、時間帯とは関係ないようです。

  • 1回あたりメールしている時間はどれくらい?

    1分~80分程度とバラツキがありました。
    大抵は5分未満ですが、重いテーマのメールを書くと極端に時間がかかっていました。

  • 1日あたりメールしている時間はどれくらい?

    30分弱~120分程度とバラツキがありました。
    特に傾向は見られませんが、重いテーマでメールを書こうとして1時間くらいかかっていることがありました。

■で、どうするの?

とりあえずですが、以下のようにしてみます。
  • 勤務時間中(9時~20時)の毎時30分に5分ずつ、計55分でメールを処理する
  • 重いテーマのメール、についてはしばらく様子を見る

■具体的に試すことは?


  • TaskChuteに9時30分に5分、10時30分に5分・・・という11個のタスクを用意します。
  • 時間が来たらアラームも鳴らそうと思います。
    何かWindows用でダイアログ通知されるタイプのアラームソフトを探してみます。

実際に試すのは1月4日以降になるので、結果は追ってお知らせしますね。

2012年12月30日日曜日

行き当たりばったりの記録

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あなたは行き当たりばったりで仕事をしていませんか?
・・・僕はほとんど行き当たりばったりです。

■タスクログ(作業記録)を残すことはダイジ

TaskChuteの思想「タスクシュート方式」では、「日々のタスク(作業)のログ(記録)を取ること」を大切にしています。

「何にいくらお金を使ったか」を1円単位で家計簿に記録するがごとく、
「何にいくら時間をかけたか」を1分単位でTaskChuteに記録していくのです。

そして家計簿と同じように記録を振り返ることで「かける時間を減らす」ことを考えてみたり、「毎日(毎週、毎月)しないといけない事とその時間」を予定に組み込んだりします。

■タスクログを残すのみの現状

先のエントリで書いたように、僕は1年間ずっとTaskChuteで記録をとり続けています。
毎日が行き当たりばったりのため、記録もそうなっています。たとえばこんな感じです。

  • 出勤後「あ、アレしなきゃ」と思い出したから、それを始める
  • 「コレをして」と言われたから、それを始める
  • 適当な時間に、食事を取る
  • 適当な時間に、RSSやFacebookをチェックする
  • 思いつきでメールを読み、気が向いたら返信などのアクションをとる

■何かマズイことがある?

実のところ、これで困ることはあまりありません。
それなりに1日を忙しく過ごせて「アレとコレをしたなー」という達成感もあります。

でも、これではダメなのです。
数日経てば何がどのくらい大変だったのかも忘れ、また同じことの繰り返しになってしまいます。

行き当たりばったりをなくしたくてTaskChuteを使い始めたはずなのに、改善できていない。
今後のエントリではその理由を考えていきます。

プロローグ ~タスクを管理したい!~

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ほぼ1年前の記録

あなたは時間に余裕ありますか?
・・・ないですよね。僕にも時間の余裕なんてありません。

職場では、もっとうまく仕事を回すためのアレコレをしたいと思いながら、どれも着手できていません。
家庭でも、思うように掃除できず、印刷していない写真もたまる一方です。
あれ、プライベートな時間ってありましたっけ?

それでも日々新しい仕事や家事が舞い込み、それぞれ適当に対処したりしなかったりして毎日が過ぎ、何ができて何ができなかったのかも曖昧なまま1年が過ぎていきます。

このような状況を改善したく、僕は今年の始めから「TaskChute」というタスク管理ツールを使っています。
ただ使い始めてからすでに1年近く経っていますが、未だに「タスクを管理する」ところまでたどり着けていません。

ある程度のユーザーが効果を実感しているツールであるにも関わらず、僕がそこに到達できない理由はどこにあるのでしょうか。何か対策はないのでしょうか。

本ブログでは、僕がTaskChuteでタスク管理できるようになるまでの試行錯誤を記録していきます。