2013年1月30日水曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(2)「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~

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あなたは「毎日いつも同じことの繰り返しだ」と思っていませんか?
・・・僕もそう思っていましたがキッチリ同じではなかったのです。

 

■区切りの良い時刻を探すのは意外と難しい

僕のように会社勤めの場合、勤務時間の始まりと終わり、休憩(食事)の時間なんて洗い出すまでもなく、リストアップするのは楽勝だと思っていました。
ところが勤務開始の時刻ひとつとっても、TaskChuteの記録を見直すと意外にバラバラだったのです。

 

■勤務時間(出社・退社時刻)と、ついでに自宅を出る時刻を洗い出す

僕の場合、以下のような勤務時間を大きく変える要因が3個ありました。

  1. 勤務地が2箇所(A=近い、B=遠い)ある
    どちらへ行くかで出社および退社時刻が異なります。
  2. 週明けには朝礼がある
    早めに出社しなければなりません。なお、この場合退社時刻は変わりません。
  3. 月に何回か「当番」が回ってくる(勤務地Aのみ)
    朝礼よりも早めに出社しなければなりません。なお、この場合退社時刻も変わります。

他にも朝コンビニへ寄ったり電車が遅れたり、様々な要因で出社時刻は変わりますが細かいので無視することにします。

なお、子供を寝かし付けるため21時までに帰宅できるよう、3の「当番」の日以外は退社時刻も固定されます。これは時刻を洗い出すうえで非常に助かりました。

というわけで、組み合わせると5パターンあることが分かりました。

パターン 出発時刻 出社時刻 退社時刻
勤務地A+朝礼なし(普通の日) 8:30 9:15 20:15
勤務地A+朝礼あり(週明け) 8:00 8:45 20:15
勤務地A+当番(不定期) 6:45 7:15 21:15
勤務地B+朝礼なし 8:30 9:55 19:00
勤務地B+朝礼あり 7:00 8:55 19:00


 

■休憩時間(食事)を洗い出す

現実的には難しいのですが、一応昼食と夕食の時間を決めました。
なお、毎日お弁当を2個持ってきて夕食を取ってから帰るようにしています。

パターン 昼食 夕食
勤務地A 12:30~ 19:30~
勤務地B 12:30~ 18:30~

ひとり自分の机で食べるため、時間はそれぞれ20分程度です。

 

■まとめ

セクション設定を検討する際、僕はこのように出社・退社時刻と休憩の開始時刻を洗い出しました。
次回のエントリでは、出社~退社までの間でも特に仕事のための時間について、区切りを洗い出したのか説明します。

===  「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~ (←今ココ)
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
  4. セクションを設定してみて運用する

    2013年1月28日月曜日

    自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(1)セクションを設計しないといけない理由

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    あなたはTaskChuteのD列「節」の使い方を知っていますか?
    ・・・僕も最近まで見て見ぬフリをしていました。

    ■1年近くまともにセクションを使っていなかった

    今までずっとログを取ることで精一杯だったため、セクションは気になりませんでした。
    また、それで何一つ困りませんでした。

     

    ■何度やっても計画倒れになってしまう

    今までも思いつきで何度かTaskChuteに「計画」を入れたことがありました。
    しかし出社後の「PC起動」や「昼食」といったすでに習慣となっているレベルのタスク以外はすべて計画倒れでした。

    理由はひとつ、「タスクの見積時間の合計を意識していなかった」からです。

    計画である以上、タスクに見積時間を(適当であっても)設定していました。
    しかしその合計については全く配慮が足りていませんでした。

    そのため、メインシートの上部はこのようなことになっていました。

    2013-01-28_1958_TC_Capture

    帰宅予定は19:00でしたが、終了予定時刻は翌日8:38と大幅に超えています。
    「どう考えても出来るわけがない」計画を立てていたということです。

    また計画通りにコトが運ぶはずもなく、行き当たりばったりにタスクを追加して作業しログを取る、の繰り返し。そのうちTaskChuteを見ているにも関わらず計画(タスクリスト)の存在すら忘れてしまっていました。

    実のところ「出来るところまでやったらあとは翌日に回そう」なんて思っていました。
    これではタスクリストがただの「やりたいこと」リストになっていまい全然ダメです。

    TaskChuteを使いこなすためには「終了予定」がダイジだったのです。

     

    ■終了予定がダイジ → セクションがダイジ

    終了予定を帰宅予定以前になるよう調整するには、1日のタスクの見積時間合計がそうなっていないと無理です。

    見積時間という長さを持ったいくつかのタスクを、1日(~終了予定時刻)に収まるよう配置しなければなりません。

    しかしタスクの見積時間を調整するには、1日では長すぎます。
    例えば午前と午後に区切って考える、この区切りがセクションです。

    見積時間という長さを持ったいくつかのタスクを、各セクションに収まるよう配置すれば、トータルでも終了予定時刻を越えません。

    改めてセクションの定義を見ると、作者の大橋さんに合わせたものがサンプルとして提供されています。

    大橋さんはフリーランスかつ自宅で仕事をされているため、会社勤めの自分とは生活習慣も勤務時間も違いすぎます。

    このまま使うのは無理があるでしょう。

     

    ■自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する

    公式の機能紹介ページにあるとおり、TaskChuteのセクションは1日をいくつかに分割した時間帯にアルファベットを振って定義します。
    例えばセクションA=6:00~9:00、B=9:00~12:00といった感じです。

    最新のTaskChute2(2012/12/04版)では最大12個のセクションを定義できるようになっています。

    自分にとってセクションがいくつ必要なのか、またそれぞれの「開始時刻」と「終了時刻」を決めなければなりません。

    それには生活や勤務の区切りがいつなのか洗い出す必要があります。

    長くなってきたので、僕がどうやって区切りの時刻を洗い出してセクション設定し、運用を始めたのかは次回以降のエントリで説明します。

    ===  「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

    1. セクションを設計しないといけない理由 (←今ココ)
    2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
    3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
    4. セクションを設定してみて運用する

    2013年1月22日火曜日

    【連載】TaskChuteで意識的に時間を使い1日の仕事をこなす手順

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    あなたは現実的な計画を立てる自信がありますか?
    ・・・僕も計画倒れが得意でしたが、改善の兆しが見えてきました♪

    ■自分を制御できる「行き当たりぴったり」を目指して

    今までずっと「行き当たりばったりの記録」で書いたとおりのお恥ずかしい状態でした。
    それが意識してTaskChuteを使うようになり、だいぶマシになってきました。
    今後また油断して「行き当たりばったり」に戻ってしまいそうな自分のためにも、
    今できていることを書き残しておこうと思います。

    ■現状

    <できるようになったこと>
    • 1日の計画を立てられるようなりました
    • できるだけ計画に沿って仕事を進められるようになりました
    • つい計画から外れてしまっても戻れるようになりました
    <この方法では諦めていること(今後の課題)>
    • 翌日以降へ先送りしたタスクのことはいったん忘れて、また当日考えることとします
    • 勤務時間外のことは対象外とします


    ■手順

    ざっくり書くと以下の通りです。

    <準備編>
    何事も準備は大切ですね。
    1. 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する
    2. 毎日・毎週繰り返し行うタスクをリピート設定する
    <計画編>
    安心して取り組める計画を立てます。
    1. PCに向かったこの瞬間までを記録する
    2. 今日やらないとマズイものから優先的にタスクを作成する
    3. すべてのタスクに見積時間を設定する
    4. 時間的に並び替えるためにタスクへセクションを設定する
    5. セクションからあふれたタスクは分割する
    6. とにかくメインシートであふれない程度に詰める。
    <実施編>
    時々振り返りながら、できるだけ素直にタスクを消化していきます。
    1. できるだけTaskChuteに書いてあるとおり進める
    2. 電話や雑談など割り込みがあったとき、記録してタスクに戻る方法
    3. 時間が大幅にずれているなど違和感を感じたら即、計画し直す
    <実施中のトラブル編>
    初心者は時々計画のことなんて忘れてしまうので、対処法を。
    1. 気づいたらネットサーフィンしてしまっていたときの、タスクに戻る方法
    2. 気づいたらメールを書いていたときの、タスクに戻る方法
    3. 気づいたら夕方になっていたときの、せめて記録を残す方法
    それぞれの中身は今後の連載エントリで説明しますね。

    2013年1月11日金曜日

    TaskChuteにパソコンを使わない時間帯のタスクを登録してはいけない

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    あなたは「ダメだと分かっていても放置してしまう」クセはありますか?
    ・・・僕はあります。


    先のエントリで課題となった、「TaskChuteに書いてあることをする」という習慣を身に付けるための対策を考えて実施していきます。



    ■方針


    • 習慣付けを邪魔するものと思った点を、逃げずに1つずつ対処していく

    結局、これしかないと諦めました。
    しばらく気づいた順に行き当たりばったり対処することになるのは仕方ないのでしょう。

    さて、最初の邪魔モノは・・・

    ■TaskChuteにパソコンを使わない時間帯のタスクを登録してはいけない

    TaskChuteを使い始めた頃、最初にしていた大きな間違いの1つがこれでした。

    たとえば朝はこんな感じです。すべて毎日のルーチンタスクにしていました。



    • 起床、着替え、洗顔(10分)
    • 充電中のスマートフォンとモバイルルーターを持ち出す(1分)
       :
    • 子供を保育園へ送る(20分)
    • 郵便物があれば、駅のポストに投函する(1分)






    記録を残すのが大切という教えに従い、これらのタスクは出社後に「たしかこのくらい時間かかった(はず)」という記憶と想像で記録していました。

    ただ確かに記録は大切なのですが、後で振り返ることもなく、さらにモバイルルーターやポストへの投函を何度も忘れていた時点で全く役に立ってはいませんでした。

    夜も同様に生活面のアレコレが書いてあったのですが、TaskChuteを開くのは翌日になるので、もはや記録すらされませんでした…。

    ■分かってても、また間違えてしまう

    さすがに上記のようなタスクは無駄と気づくのですぐに消えていきます。
    またTaskChuteを2012/07/27版に更新したときに見直してすべて削除したりもしました。

    そして今、改めてTaskChuteを眺めると、残念ながらまだありました。



    • 【A】朝食後の、薬を飲む(○○と△△)@毎2日(repeats)






    そういえば1日おきの出社後に、このタスクを見つけて「あ、飲まなきゃ」となっていました。
    色々とダメ過ぎますね。

    ■このようなタスクをどうするか

    対処方法としては大きく3パターンあります。

    • A:しないと決めて、TaskChuteから削除する
    • B:時間帯(セクション)を変更する
    • C:別に管理すると決めて、TaskChuteから削除する
      携帯やスマートフォンのアラームを設定したり、Evernoteなどにタスクのセットを書いてそれを見ながら行動するなどが考えられます。


    今回は「朝食後に薬を飲む」という内容のため最初からAやBは無理でした。
    そこでCとしたかったのですが、昼と夜にも薬があるために記録をTaskChute1箇所にまとめておきたくなり、新たなパターンとしました。


    • D:通知はアラームを使うことにする。
      記録はTaskChuteのタスクを見積もり0分で用意しておく

    これでしばらく運用してみます。うまく行くといいなー。

    2013年1月7日月曜日

    メールを処理するタイミング調整~初日は失敗~

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    あなたは計画通りにコトを進める自信がありますか?
    ・・・僕は全くありません(苦笑)

    先のエントリで考えた「メールを処理するタイミング調整」を試した結果を、正直に告白します。

    ■準備したこと、しなかったこと


    1. TaskChuteへ「9時30分に5分」「10時30分に5分」・・・という11個のタスクを用意しました。
    2. アラームは良いのが見つからなかったので保留にしました。

    ■どうなったのか

    今までと何ひとつ変わらない行動を取っていました。

    • 適当な時間にメールをチェックしていました。
    • 返信が必要なメールへの対応も、気が向くかどうかで対応していました。
    • うっかりTaskChuteへの記録を忘れると、数十分の間に何か作業したりメールを読んだり書いたりしていました。

    完全に行き当たりばったりです(苦笑)

    ■何がまずかったのか

    TaskChuteに「やりたいこと」を書いただけで、完全に絵に描いた餅でした。
    「できる仕組み」まで用意していなかったことが敗因かなと思います。

    • メールソフトの定期受信&通知を有効にしていたままだった

      メールソフトが10分ごとにサーバーへチェックしていたため、画面の右下で通知が点滅していました。それに気づくとメールソフトを開いて・・・つまり今まで通りです。

    • アラームを設定していなかった

      でも、毎時アラームが鳴ると思うと設定したくなくなるんですよね。

    • TaskChuteに書かれたタスクを「上から順に」実施していくという習慣がなかった

      ひょっとしたら、いや、おそらくコレが最大の原因かもしれません。

      「TaskChuteに書いてあることをする」のではなく「何かをした後でTaskChuteを見る(そして記録する)」という動きが習慣付いていたため、TaskChuteに何を書いても「メールを処理する」という行動を変えることにはならなかったのです。

      今までログ取りしかできていなかったので当然ではあるのですが、コレをなんとかしないといけません。

    ■何か実施できたことはないのか

    TaskChuteへ記録を付ける際に、偶然「メールをチェックする」タスクを発見し、それに従ったこともありましたが、偶然と気分が重なったときだけの奇跡みたいなものでした。

    ■今後どうする?

    「TaskChuteに書いてあることをする」という習慣が身に付くよう何か対策を考えます。

    2013年1月1日火曜日

    メールを書くのに時間がかかる原因

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    あなたはメールを書き始めてから送信するまで何分くらいかかっていますか?
    ・・・僕も内容によって様々です。

    ■メールを書くのに時間をかけ過ぎている気がしていた

    以前からそう思っていたので、ログを振り返ってみました。

    12月中メールを書いていたタスク約130件を見ると・・・


    メールを書く作業1件あたりの時間件数合計時間
    ~9分106件480分
    10~19分17件247分
    20~29分5件121分
    30分以上3件121分(31分、33分、57分)

    内容も文章量も様々なので、どのくらいから「かけ過ぎ」と判断できるものではありません。
    しかし、ひと月の合計が969分=16時間超、というのは「かけ過ぎ」「もう少し削減したい」と思うには十分な量でした。

    ■なぜこんなに時間がかかってるの?

    メールを書くのに時間がかかる原因はどこにあるのでしょうか。
    ログから分かることは単純です。

    • そもそも件数が多い(特に10分未満のメール)

    これだけでは不十分に思えるので、記憶や予想で補足します。

    • 考えながら書いている
    • 調べながら書いている
    • 何度か書き直すくらい推敲している
    他に何かあったかな・・・?

    ■どうすればメールを書く時間を削減できそう?

    原因をなくせば解決ですよね?

    • 口頭や電話などで連絡するようにして、できるだけメールを書く回数を減らす
    • できるだけ考えずに書くようにする
    • できるだけ調べずに書くようにする
    • できるだけ推敲せずに送信するようにする

    ・・・どれも出来る気がしません(苦笑)
    しかし、メールにかける時間は減らしたいです。

    何らかの対策を施せるよう、今後のエントリでもっと深く考えてみたいと思います。