2013年6月25日火曜日

会議の予定が確定したときに登録するタスクのリスト

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会議の日時が確定したとき、今まではGoogleカレンダーだけに登録していました。
そして、少し前からTaskChuteにも登録するようにしています。

 

■ 会議の時間をタスクとして登録する

例えば明日の13時半~16時にお客様と打合せをする予定があるとします。

この予定が確定した時点で、TaskChuteに以下のようなタスクを登録します。

Mode 作業内容 見積(分)
h ex3 ○○様とMtg|お話 90
i ex3 ○○様とMtg|お話 60

  • MtgはMeetingの略のつもりです。
  • 節(セクション)の時間帯はこちらを参照してください。
  • Modeの意味はこちらこちらを参照してください。
  • 予定がセクションをまたぐときは分割するようにしています。

 

■ 準備と後始末もタスクとして登録する

会議にはさらに準備と後始末が必要です。
それらもタスクとして前後に登録します。

【準備】

Mode 作業内容 見積(分)
f pr3 ○○様とMtg|議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成 30
g pr3 ○○様とMtg|移動、照明・空調・プロジェクタ・テレビ会議の準備 10

準備のうち、特に「議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成」は事前に配布される資料の量に応じてタスクの数や時間を増減します。

【後始末】

Mode 作業内容 見積(分)
i po3 ○○様とMtg|プロジェクタ・テレビ会議の片付け、空調停止・消灯、移動 10
i cm4 ○○様とMtg|会議後の雑談 10
i po3 ○○様とMtg|議事録|下書きを書く 30
i po3 ○○様とMtg|議事録|下書きを社内へ確認 5
j po3 ○○様とMtg|議事録|清書 15
j po3 ○○様とMtg|議事録|配布 5

 

■ 良かったところ

まず、準備不足が減りました。

今までは当日になって「あ、今日だった」と気づき準備不足のまま望むことがたびたびありました。準備不足でもその場で適当に発言したりはできるのですが、用意があれば会議の内容がより良くなります。また、後で「そういえばコレも確認したかった」みたいなメールを出すことも減りました。

次に、1日のスケジュールに無理があった点が減りました。

今まで準備や後始末の時間が必要だったことは見て見ぬフリ状態だったため、全て割込タスクのような扱いでした。これらのタスクを含めるようになって、1日のスケジュールに現実感が出てきました。

 

■ イマイチなところ

良かったところとは裏腹に、準備や後始末に予想通り時間がかかっているという、今まで見て見ぬ振りをしていた事実を突きつけられ、ちょっとゲンナリすることはあります。

また、会議後の雑談という、楽しいひとときなのだけどTaskChute上で見るとなぜか心苦しいタスクを用意していることに落ち着かない部分もあります。

どちらも慣れれば解消される程度の気持ちの問題だと思っています。

 

■ まとめ

会議に限らず、物事には準備と後始末が必要です。
この当たり前のことを一通りのタスクとして処理し、また再利用できるようになると、仕事の品質を一定以上に保つことができるようになるのではと思います。

今後も、こういう時にはこのタスクのセットを使う、というパターンを増やしていきたいです。

2013年6月20日木曜日

区切りの悪い時刻にタスクを終えると余計な事を始めてしまう

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今日は早めに出勤したので、8:58分に1日の予定を立て終えました。

で、次のセクションまであと2分。

普通に考えたら、次のタスクに取りかかるしかないと思うんだけど・・・。

実際には友達にLINEの返事をしたりしていました(^_^;)

2分で終わったからまだ良かったですが、こういうときに余計な事を始めて、
大幅に時間を食ってしまうしまうことがあります。

このクセはどうにかならないかなー。

2013年6月19日水曜日

毎日予定を作成した時点のTaskChuteをPDFで保存しておくと振り返りに役立つ

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TaskChuteを使っていると時間とともにログが溜まります。
これだけでも1日を振り返るには十分ですが、予定を作成した時点のTaskChuteと比較すると得るものが多くなります。

■ 1日の予定を立てたらTaskChuteをPDFで保存する

セクションを意識しながらTaskChute上でタスクを配置し、完璧な予定ができたと思ったら、取りかかる前にPDFでイメージを保存します。

<手順>

  1. B列(月日)のフィルタで「今日」だけのタスクに絞ります。
  2. 印刷プレビューを確認します。これダイジ。
  3. 名前を付けて保存→PDFまたはXPSを選択します。
  4. 日時を含めたファイル名で保存します。

 

■ ファイル名に日時を含める理由

後でファイル名を見れば、何時何分に立てた予定なのかということを一瞬で認識できるからです。

なお、僕は「TaskChute2013_0619_1023.pdf」という形式の名前で保存しています。
もとのTaskChuteのファイル名が日時形式なので、保存ダイアログでは末尾を変更するだけです。

 

■ PDFで保存する理由

振り返る際、Modeの色分けも重要な情報だからです。
特に僕はダラダラしたときのModeの背景を灰色にしているので、1日の中の怠け具合がひと目で分かります。

昨日のイメージはこうでした。
色々あって予定を立て終わったのが11時41分でした・・・。
2013-06-19_1929_mozaic
(クリックすると拡大イメージが表示されます・・・が、作業内容などはモザイクしたので雰囲気だけです)

 

なお、最終的には1日が終わった時点で同様に保存したPDFと、デイリーログをまとめてEvernoteへ入れています。そのためPDFで文字が切れていてもあまり気にしていません。

昨日のイメージはこうでした。
大きめの灰色タスクが鎮座していたり、60分の予定を越えて作業していたり、色々ありました。
2013-06-19_1926_mozaic
(クリックすると拡大イメージが表示されます)

 

■ まとめ

予定と実績を比較して時間の使い方を改善する、という話は良く聞きます。

今までの僕は予定の立て方もイマイチで、実績の記録も適当な状態でした。
そのレベルで改善なんて到底できっこありません。

TaskChuteで記録することを身につけ、少しずつ予定を組めるようになり、
ようやく実現できるようになりました。

次は、これらをきちんと振り返るという訓練をしなきゃですね・・・。

2013年6月18日火曜日

経過観察:昼食タスクは見積もり通りに動けました

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昨日見直ししたタスクリストの実績です。
午前中にちょっと変更して、その通りに動けました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
弁当をチンする 6 8 12:36 12:44
昼食+RSS(☆付けるだけ) 12 11 12:44 12:55
昨日の発見から日記を付ける 15 6 12:55 13:01
チェックリストを作成・更新する 5 2 13:01 13:03
アラームを設定する 1 1 13:03 13:04
RSS+SNS+Web 18 12 13:04 13:16

アラームを26分で設定しても良かったのだけど、ちょっと長いかなと思って10分としてみました。
それで空いたこの時間に、この記事を書いて投稿しようとしています(あと4分で13:30)

これが習慣づくと良いな。

2013年6月17日月曜日

嘘の見積もり時間で自分を安心させるのはやめよう

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TaskChuteでタスクを管理していると、タスクを実行した直後にイヤでも「見積もり」と「実績」の差を目にすることになります。特に繰り返しタスクでは「毎回見積もりと合ってない」ことを目にすることになり、これを無視し続けることは心理的に結構な負担が生じます。

■ 昼食タスクは2倍近く余裕をとっていた

僕のTaskChuteにはRSSチェックをしながら昼食をとる「昼食+RSS(1days)」タスクがあります。

見積もり時間は20分です。
でもログを見ると、ここ1ヶ月の平均は12分でした。

結構な差があることは自分でも分かっているので、毎日「昼食セクションには若干の余裕(バッファ)がある」という不思議な安心感がありました。


■ RSSチェックは別の時間にしていた

また、ログを見ると、この平均12分の昼食後に毎日「だらだら(Web)」という見積もりなしのタスクが登場します。これが20分程度あります。

内容はRSSチェックの続き、「後で読む」の登録や消化、SNSのチェックや投稿などです。

見積もりには含まれていないけど、実際には毎日登場するタスク。しかも結構長め。

これでやってこれたのは、上記昼食などの余裕時間が流用されていたのだと思います。
そもそも毎日の繰り返しタスクなのに、割り込みタスクのように記録するのはよくありません。


■ 実績を見積もりに反映しよう

これらのことがずっと気になっていたので、とうとう調整しました。

  • 「昼食+RSS(1days)」(12分)
  • 「RSS+SNS+Web(1days)」(18分)

しばらくこれで運用してみます。

2013年6月14日金曜日

TaskChuteのModeに「コミュニケーション」を入れたら1日のログが面白くなった

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昔から計測したかったものが、ようやく実現できそうです。

■ 「コミュニケーション」Modeを追加してみた

先日Modeを減らしたことで心に余裕ができたのか、ふと「コミュニケーション」のモードを追加してみました。汎用の「cm3」と、雑談的な「cm4」です。

実はこのモード、TaskChuteを使い始めたときも用意していたのですが、ほとんど設定せずに
消してしまった過去があります。ありがちなリベンジです。


■ このModeを設定するタイミングは会話とメール

誰かと直接話したり、電話したり、メールを書いているときのタスクにこのModeを設定してみました。

メールは外そうかと思ったのですが、書いているときは相手に話すように考えるため、ただ文章を書いているのとは別だなと思い、含めることにしました。


■ ログが面白くなった

このModeを入れた効果は抜群で、まだ3日目ですがログが面白くなりました。

振り返る際も、自分の動きが手に取るように分かります。
たとえば以下のような感じです。

<ケース1:トラブル→調査→お披露目>

  • ex3|作業
  • rs1|調べ物
  • ex1|作業
  • cm4|雑談

これは予定していた作業中にトラブルが発生し、ネットで検索して、対処して、
ちょっとした興奮から雑談を始めたというログです。

Wordが強制終了して、その後も起動しなくなって、調べて対処して、データを回復したところで
「Wordってよく落ちるよね。今もこんなことがあってさー…」みたいなイメージです(笑)


<ケース2:相談しながら進める>

  • ex3|作業1
  • ex3|作業2
  • cm3|お話
  • ex3|作業3
  • cm3|お話

特に説明は不要でしょう。
ただ、ログを見直すときにこれを目にすると「あー、こんな話をしながらだったな」と思い出せます。


<ケース3:突然の依頼>

  • ex3|作業
  • cm3|電話
  • ex3|別の作業1
  • ex3|別の作業2
  • ex3|別の作業3
  • cm3|電話
  • ex4|だらだら

作業中に電話で「ちょっと急ぎでアレしといて」と言われて、アタフタと処理した後、気が抜けてだらだらしてしまった様子です。(恥ずかしい)


■ まとめ

一人で仕事をしているわけではないので、良くも悪くもコミュニケーションに影響されます。
今回のMode追加で、そのことに改めて目を向けることができるようになりました。

今後、タスクの配置にも何か工夫ができるのでは、と期待しています。

2013年6月6日木曜日

漠然とした考え事は、毎日眺めるだけで考えが進むこともある

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何かしないといけないと思いつつ、何から手を付けたら良いか分からない作業が時々あります。

■ 余ったパソコンの使い道を考える、という作業っぽいもの

昨年職場で高スペックなノートパソコンを購入したため、デスクトップパソコンを使わなくなってきました。
かれこれ1年近く経つので、間違いなくメインで活躍することはありません。

ということで「デスクトップパソコンをどうするか考える」というメモを業務全般用のプロジェクトノート(という名前のExcelの表)へ記載しました。

そして・・・そのまま1ヶ月が経ちました。


■ いつの間にかアイデアが溜まっていた

その間も毎日プロジェクトノートを読み返しているので、何日かに1回は「そういえばこういう使い方はアリ?」と頭をよぎったりします。すかさず、その考えをノートへ書き留めています。おかげでアイデアだけは結構出てきました。

  • 自分専用のファイルサーバーにしてみる
  • ○○アプリの開発専用に使ってみる
  • ○○アプリの社内サーバーとして使ってみる
  • 仮想PCのホストにする
  • 後輩にあげる

などなど。

いずれも実行には至っていませんが、そのうち気が向くことがあるかもしれません。


■ まとめ

こういう漠然とした考え事は、タスクとしてTaskChuteに置こうとは思えない作業です。

でも毎日目に留まるところにメモがあると、考えが進むこともあるという経験ができました。