1日のうち最も進めたいプロジェクトに割り当てられる時間は、思ってたより少ない

ふと気になって1日のうちどのくらいが予約済みなのか調べてみました。

TaskChuteで1daysなどの繰り返しタスクになっているものについて、1日分の見積もりを集計すればすぐに分かります。

結果、ほぼデイリー（1days）なもので6時間が予約されていました。

1日11時間くらい職場にいて、6時間が予約済み、昼食が1時間で、残り4時間。

これが一番進めたいメインのプロジェクトに割り当てられる時間です。
（メインのプロジェクトは繰り返し設定していません）

そして、トイレ休憩とかPCトラブルの対処とか雑談とか、そういったものもこの4時間から割り当てられるのです。

というわけで、メインのプロジェクトが全然進まないのもある意味仕方のないことでした。

・・・と言っていても始まらないので何か対策を考えないといけないです。

『7つの習慣』の「4つの領域」について：重要でも緊急でもない「仕事」は第三領域に入れることにした

考え方ひとつ、とは思いつつ、やっぱり分かりません。

『7つの習慣』の「4つの領域」という、「緊急か」「重要か」の組み合わせで時間の使い方を4分類する考え方があります。

こちらのサイトを参考にしつつ、TaskChuteのModeを4つに色分けしてきました。

憂いがあるから備える気になる | シゴタノ！








7つの習慣×TaskChute2！これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる！！ | jMatsuzaki







つまり、こんな風に考えればよさそうです。

• トラブルに対処したなどは「緊急」かつ「重要」なので、第一
• 自己学習のようなものは「緊急ではない」けど「重要」なので、第二
• どうでも良い割込作業は「緊急」だけど「重要ではない」ので、第三
• 雑談やネットサーフィンなどは「緊急でも重要でもない」ので、第四

ここまでは、簡単です。でも、どうも割り振りづらいタスクがあります。

勤務先の業務としてやった作業、つまり普通の「仕事」です。

• 緊急ではなさそうです。焦ってはいないので。
• 重要かと言われると、微妙なところです。何しろ通常業務なので。

「重要でも緊急でもない」となると第四になってしまいますが、さすがにそれは駄目な気がします。

もう一度考えてみます。

• 緊急かもしれません。たいていの仕事は「なるべく早く」なので。
• 重要かもしれません。何しろお金儲けなので。

「緊急」かつ「重要」となると第一になりますが、それはそれで違う気がします。


というわけで釈然としませんが、当面「普通の仕事は第三」としています。


ここまで書いて、イチ従業員として見るのと、一個人として見るのとでも違うのかもしれないと思い始めました。また時間があったら考えてみます。

「キーワード抽出」を使って不要なリピートタスクを見つけて削除する方法

リピート設定しているのに、最近やってないなーと思うタスクが時々あります。

気になったときは「キーワード抽出」を使って「最後にいつやったのか」をチェックして、不要なら削除するようにしています。

■手順

「一日の振り返り」という毎日のタスク、最近やっていない気がしました。

いつも通り無意識に先送りするのを我慢して、サッと「キーワード抽出」を実行します。
僕は「Shift＋Ctrl＋M」にショートカット設定しているので、キーを押すだけです。

ダイアログが表示されました。そのままEnterキーを押します。

タスクリストが絞り込まれました。
まる１ヶ月やっていないことが分かりました。
ここまでが、まさに一瞬でできます。

あとは同じショートカットキーを押すと「キーワード抽出」が解除されるので、そのままタスクを削除します。簡単です。

日次レビューをうまくやるための簡単な方法

毎朝、TaskChuteの「デイリーログの書き出し」で前日の記録を出力し、Evernoteへ貼り付けて保存しています。
それを見ながら色を付けたりして日次レビューをしています。

ここで、ちょっと試してみたことで大きな成果がありました。

それは「ざっと眺めて、コメントを書く枠を先に設置する」ことです。

たとえばこういうログを見て「休憩」にコメントを書きたくなったとします。

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:35 ～ 19:38 勤務 ex3 3 / 記録

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:38 ～ 19:47 休憩 ex4 9 / だらだら(Web)

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:47 ～ 19:47 私事 cm4 0 / 私的LINE

そうしたら、即座にコメントしたいところに「●↑」と入力します。

前後に空行を入れて目立つようにもします。

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:35 ～ 19:38 勤務 ex3 3 / 記録

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:38 ～ 19:47 休憩 ex4 9 / だらだら(Web)

　　　　●↑

　　■ 2014/04/16 (水) K 19:47 ～ 19:47 私事 cm4 0 / 私的LINE

あとは前後の改行を含めて「●↑」をコピーして、気になるログの下へどんどん貼り付けます。

これをざっとやってから、また上からログを見直すと空間が目立って「コメント書かなきゃ」となります。

そして何かを考えたり思い出したりしながらコメントを書いていると、結構書けます。

少なくとも今週は、この方法で１日の振り返りが充実した内容になりました。

（反省点だらけです・・・）

いきなり調べる、という悪習をやめるだけで30分も確保できる

今週は勤務中の調べ物が多いです。

この図はTaskChuteのModeごと実績をピボットで計算したものです。

rs3モードは自分の業務に関連するもの、rs4は業務に関連しないものです。
ちょうど昨日と今日はrs4モードに３０分費やしてしまいました。

調べ物の内容はこんな感じです。

• Officeのライセンス関連（２台にインストールできる・できない）
• ウイルスバスター関連（コーポレートエディションの挙動について）
• データベース関連（FileMakerなど、Access以外の製品について）
• Google Mapsの使い方（印刷や回転など）

このうち半分が「同僚のため」に調べたものでした。

また、実際は直接聞かれていないものもあります。

同僚が「あれってどうなってるんだろうね」と話しているのが聞こえて、それが気になってしまい検索してしまった、というようなものです。

たとえばこういうことです。

「Googleの地図って回転できなかったけ？」と聞こえる

　　↓

たしか、できた気がする

　　↓

やってみる

　　↓

できない

　　↓

なんでだろう、設定かな？

　　↓

検索してみる

　　↓

あるときからできなくなっているらしい、と知る

ここで最悪だったのは、調べがついた頃には同僚同士の雑談は終わっていたことです。

そのため「できないらしいよ」と伝えることはできなくなってしまいました。

時々こういう「気になった」だけで先回りして調べてしまう癖があるので、なんとかしてやめるようにしたいところです。

【発見】週明けのRSSチェックは時間がかかるはずと思い込んでいたけど関係なかった

毎日昼休みにRSSチェックをしています。見積もりは6分（少し前まで10分）です。

日によってオーバーしたりしなかったりするのですが、なんとなく週明けはひどくオーバーしている気がしていました。

でも、記録を振り返ってみたところバラバラでした。

記憶も想像もアテにならないなーと思いました。

それにしても２０分を超えてるときが頻発しているのは何か対処しないと・・・。

練習せずにいきなり実戦で道具を使おうとすると大幅に時間をロスする

これまで業務で使っていたWindows XPの環境を再現できるよう、OS以外のセットアップファイルなどを保管しました。

その際、XPのサービスパックやその他重要な更新をオフラインで適用するためのDVDイメージも作成しました。

作成にはこちらのソフトを使いました。

A.K Office > ソフトウェア > SP+メーカー









このソフトは今回初めて使ったのですが、ある程度の知識がないとまともにディスクを作成できません。

そのため試行錯誤する時間が必要となりました。

待ち時間を除いて２０分あればできるかなと思っていたのですが、２０回くらいイメージの再作成を繰り返し、結局１２０分くらいかかってしまいました。

今回はいきなり実戦で使おうとしてしまいましたが、次回からはスムーズに作れるようになるはずです。

朝イチ以外のメールチェックは1分あれば事足りる

TaskChuteの「キーワード抽出」で“メールチェック”と指定して絞り込むと、メールチェックに費やした時間が分かります。

朝イチにあたるセクション「Ｃ」「Ｄ」あたりは１～８分と幅があるのですが、それ以外のセクションは１～３分くらいでした。特に後者は平均１分でした。

メールチェックでやることは、単に振り分けと「○○さんへ返信する」などというタスクを追加するだけです。最近は迷惑メールも手作業で振り分けるようにしているので若干手間ですが、それでも大してかかっていないことが分かりました。

今までセクションの始めに５分の「メールチェック」タスクを用意していたのですが、これは余裕を取り過ぎていたのだなと気づきました。

明日からは朝イチのもの以外は１分に変更してみます。

メールチェックのタスクは１日６個あるので、それだけで２０分の節約になります。

Windows XPマシンの切り離しなどでドタバタしている時こそ記録をつけよう

今日はWindows XPのサポートが切れる日です。

慌ててXPなパソコンをインターネットから切断したり、Windows 7などへの入れ替えを始めたりしているところもあるでしょう。

中には、未だXPを使い続けるという決定を下した職場もあるかと思います。

いずれにしても色々と記録しておくと良いです。

• このソフトのためにXPを使うなど、何かを決定したときは「判断の基準や理由」
• インストールなど、何かの作業をしたときは「やったこと」と「かかった時間」
• 将来的にこうしよう、など「思いついたこと」

バタバタしてるときのことは、いつもより曖昧な記憶になりがちです。
来年くらいに「アレ、なんでこうなってるんだっけ？」とならないよう、手書きでも何でも良いので記録しておきましょう。

記録するだけでうまくいく

posted with ヨメレバ

佐々木 正悟,富 さやか ディスカヴァー・トゥエンティワン 2012-03-12

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もちろん、ウチの職場もドタバタしています・・・。

フラッと来た上司に会議に呼ばれ404分も消費した

昼過ぎにフラッと上司がやって来て、セキュリティ関連の会議に呼び出されました。

別チームの担当者が出した申請書のレビュー＆やり直しに付き合わされ、あっという間に２０時を回り、「ちょっと参加して」のハズが６時間以上浪費してしまいました。

当然、自分の仕事は全く進まず、疲れと「終わった」という妙な達成感だけが残りました。

こういうのは記録がないと後日「何をやってたんだろう」となりがちですが、TaskChuteなら正確に404分も消費したんだということがずっと残ります。

［ログ］プロジェクトに使った時間～2014年4月第1週

出社してから帰るまでの間に、どれくらい仕事（プロジェクト）に時間を使ったのか記録を残すことにしました。

職場の雑務ではなく、製品の開発プロジェクトにかけた時間のみを抽出しています。

• 3/31(月)　286/717分　（40 %）
• 4/1(火)　309/693分　（45 %）
• 4/2(水)　228/693分　（33 %）
• 4/3(木)　245/691分　（35 %）
• 4/4(金)　117/663分　（18 %）

特に今日は、職場で新しい通勤費の申請ラッシュがあり、書き方などでひと盛り上がりしたのが大ダメージでした。

デイリーなタスクの節を変更するのに、なんと５分もかかった

今日のお昼前のこと。

【H】ハンドクリームを塗る(1days)  1341←節内S

　　↓

【G】ハンドクリームを塗る(1days)   1321

というデイリーなタスクの節を変更する作業をしました。

１分くらいでできると思ったのに、なんと５分もかかってしまいました。

以下、記憶から辿った、やったことです。

１．セクションラベルをHにして、No.を良い感じに変更して高速並び替え

　　→節をgにしてなかったのでセクションが変わらずただ上へ行っただけ

２．節をgにして高速並び替え

　　→セクションは移動したけど、区切りの下でイマイチ

３．No.を良い感じに変更して通常並び替え

　　→見た目OK

４．節内ソートを良い感じに変更

　　→このタスクとしてはOK

　　→だけどセクションの時間があふれた

５．もともと見積もりがキッチリだったので、減らして構わないタスクの見積もりを減らす

　　→キッチリを維持

６．同じセクションの他のタスクの節内ソートを調整

　　→完了（これが一番かかった）

改めて書き出してみると、よく５分で済んだな、とも思えます。

ただ１の後半と２は完全に無駄でした。

もう少し精査して手順をハッキリさせれば、最初の想定通り１分でできるようになるかもしれません。

夜のTaskChuteが定着しなかった理由と、自分なりの対策

半年ほど前に、自宅でもTaskChuteを使おうと試みました。

でも今では全く使っていません。
３週間くらい使って記録が途切れがちになり、１月のログを最後に使っていません。
それ以降は記録すら残っていないのです。

職場ではTaskChuteを使えているのに、なぜこうなってしまったのでしょう。

主な原因は２つありそうです。

1. タスクを実行するときにパソコンから離れないといけない
   
   自宅でのタスクは、家事や入浴などパソコンから離れないとできないものばかりです。
   パソコンはリビングにあって、たいていそこから離れることになります。
   
   TaskChuteで記録を取ったり、次のタスクを確認しようと思うと、いちいちパソコンのもとへ戻らないといけなくて、それが面倒でした。
   
   何度もモバイル版があったら・・・と思いました。
   （同時に、あってもスマホがそばになくて結局使わない気もしました）
   　
2. ０時を越えるときの動きが微妙
   
   TaskChuteは０時をまたぐ時に色々と気をつかわなければいけません。
   
   午前0時をまたいでTaskChuteを使う時は時刻の入力とセクション設定に注意する
   
   対策はとれるのだけど、やっぱり面倒でした。
   　

というわけで当面、自宅ではノートを片手に記録を取ることに専念したいと思います。

やる気の出ないタスクを1分×100個に分割したら進めることができた

■　どうしてもやる気の出ないタスクがあった

職場の新入社員研修で３日間コースの講座を担当することになりました。

昨年は同僚が講師をしていたため、引き継ぎとして２時間くらいテキストや大まかなタイムテーブルを見ながらアレコレと話をしてメモを取りました。

そして、メモを見ながらテキストをちゃんと振り返ろうと思いながら３週間くらい経ってしまいました。

何度TaskChuteにタスクを入れても、数分眺めて「や～めた」となってしまいます。
もちろんタスクは何度も細かくしてみました。

• 「振りかえる」（１２０分）
• 「振りかえる」（３０分）　×４個
• 「振りかえる」（２分）　×６０個

■　1分×１００個にしたら着手できて、作業も進んだ

今日は試しに１分で分けてみました。
またメモの数は１００個くらいだろうと思って、数を減らしてみました。

• 「振りかえる｜コメント100個中1個目　（1分）」　×１００個

こうしたところ、最高記録の３４分取り組むことができました。

なおタスクを細かくしたときは、たいてい複数タスクが済んでから記録することになってしまいがちです。

今回もこのようなログになりました。

• 「振りかえる｜コメント100個中1個目～10個目　（10分）」　　実績１４分
• 「振りかえる｜コメント100個中11個目　（1分）」　　実績１０分
• 「振りかえる｜コメント100個中12個目　（１分）」　　実績１０分

その後、やり方が悪いということに気づいて以下のようなログとなりました。

• 「タイムテーブル作成｜ひな形を用意　（見積なし）」　実績９分
• 「タイムテーブル作成｜タスクセットの用意　（見積なし）」　　実績２分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中1日目　（５分）」　実績１０分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中2日目　（５分）」　実績９分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中3日目　（５分）」　実績８分

引き継ぎでもらったタイムテーブルが粗すぎて、いつ何を話すべきかよく分からなかったのです。そして、おそらくこれがやる気を削いでいた原因です。

自分向けのタイムテーブルを作って、そこに引き継いだメモの「伝えないといけないこと」などを割り振っていこうと思います。