私の場合はProjectにお客様の法人名を含めたり、作業内容に「○○様からのメールへ返信」などと入れています。
ここで一工夫して、できるだけ略称やイニシャルを用いるようにしています。
理由はいくつかあります。
- 入力しやすい（人によるかも）
単純にキーを打つ数が少なかったり、変換ミスによるやり直しがなかったりします。
- 人に見られても割と大丈夫
特に職場などでは後ろからチラッと見られることもあります。特にやましいことはなくても、その人の名前ががっつりとタスク名に入っているとちょっとドキドキしてしまうものです。
適当なイニシャルになっていれば気にならなくなります。
さらに言うと、「Mさんからのメール」（を読む）、「K様メールへ返信」のように敬称は付けています。これは単に付けなかったらコソコソと呼び捨てしているような気になってしまったからです。
- 万が一流出しても被害を抑えられる（気がする）
私はDropBox（クラウド）上にTaskChuteのファイルを置いています。
ここに置いておけば常にバックアップが保存されていて、いざというときは過去にさかのぼってファイルを回復できます。
これでファイルを壊してしまう危険は回避できますが、逆にインターネットへ流出してしまう危険性はゼロではありません。
もともと業務上の秘密となるようなことは書いていないですが、同僚の名前などもイニシャルになっていれば、なお安心かと思っています。
なお普通の２文字のイニシャルだと結構かぶるので、そこは自分ルールで適当に変えています。
例）「さとう としお」さん → 「ST」さん （一人目なので、普通に）
「さいとう たかお」さん → 「TKO」さん （「ST」ではかぶるので、「TaKaO」の部分を使う）
