2013年7月31日水曜日

毎日先送りされているだけのタスクがいくつかある

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やらないといけない気になっていてTaskChuteにタスクも用意しているんだけど、毎日先送りしているだけという不思議な状況が時々発生します。

たとえばこんなタスク。

作業内容 見積(分)
【J】報告|進捗状況をExcelへ記入(1days) 3

帰宅前に社内サーバーのあるExcelファイルへ進捗状況を記入するというタスクです。

上司が「毎日これを更新するように」と言ったから作成したタスクなのですが、実際見ている人は少なく、更新しなくて問題になったことはほとんどありません。

つまり「しなくても構わない」と判断して、毎日先送りしています。

 

ほかにもこんなタスクがあります。

作業内容 見積(分)
【K】今日の作業で、次の見積もりに反映できそうなデータがあればENへ登録する(1days) 5

※ENはEvernoteの略です。

これも帰宅前に、当日の作業の中から次の見積もりに活かせそうな実績(タスク名とかかった時間)を抜き出してEvernoteへ登録しようというタスクです。

タスクを作成した当初は比較的実行できていたのですが、いつの間にかしなくなって翌日へ送るだけのタスクと化してしまいました。ログを振り返ると原因などが明らかになるのかもしれません。

 

しないのなら消せば良いのに、とは思います。
でも、きっとまた同じようなタスクを作ってしまうのです。
特に最初のタスクは、たまに上司が更新しろと言っているのでその確率が高い気がします。

そういうわけで無駄なタスクだと思いながらも消せず、今日も先送りをしているのです。

2013年7月16日火曜日

金曜の慌ただしさ+連休+週明けイチバンの割り込み=タスク管理崩壊の危機

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たった今起きていることです。
正直なところブログを書いている余裕もないのですが、緊急時の記録として残します。

■ 未処理のタスクを放置した金曜日

先週の金曜、夕方から打合せが入りました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg -   18:41  

そのまま終業予定時刻(20:15)を迎え、終了時刻を入力することもなく帰宅しました。

タスクの終了時刻は覚えやすいし、この時点では3連休のうちに残りのタスクを処理すれば良いと考えていました。

 

■ 休暇中にタスクを処理できるわけがない

週末になると5時台に起きたりする子供の相手をほぼ1日中しているため、日中にパソコンを触る時間はありませんでした。また夜も疲れて寝てしまい、結局1回もパソコンに触ることなく連休を終えました。

当然TaskChuteは金曜の夜で止まっています。

 

■ 週明けの復旧:残りタスクを全て「日付変更」

今朝TaskChuteを開き、ようやく金曜夕方からのタスクを完了させました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg - 94 18:41 20:15

次に、毎日の最終タスクを想像で完了させました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
Mtg - 94 18:41 20:15
【K】帰る準備(1days) 5 15 20:15 20:30

あとは、金曜の夕方以降に実行する予定だったタスクをすべて今日に「日付変更」しました。
ほとんどは1daysの繰り返しタスクだったため、そのまま今日のタスクリストになるはずです。

こういうとき、毎日が同じことの繰り返しの恩恵を感じます。

基準日を今日の日付に変更してタスクリストを並び替えすれば、完了です。
早速朝レシピをこなし始めました。

 

■ 朝イチの割り込みで朝レシピも消化できず

ところが割込が入りました。

上司の依頼でとあるプロジェクトの見積もりを出すことになり、資料を読んだり技術的な疑問についてググったり。

終わった頃にはあっという間にお昼になりました。

作業内容 見積(分) 実績 開始 終了
【D】弁当冷蔵庫、PC起動、洗い物、トイレ、コーヒー、雑談(1days) 10 10 8:50 9:00
【D】朝礼@07/15(月)(repeats) 30 27 9:00 9:27
(中略)        
見積もり|考えてメール書いて送信 - 48 10:06 10:54
見積もり|○○について調査 - 6 10:54 11:00
見積もり|▲▲さんから電話 - 20 11:00 11:20
見積もり|○○について調査 - 70 11:20 12:30

朝レシピの終盤でようやく今日1日のタスクリストが完成するのに、13時を過ぎた時点で全然できていません(苦笑)

 

■ それでもやるしかない

昼から本気出す・・・と言いたいところですが、そういうものは持ち合わせていません。

これを投稿して、昼のレシピが終わる13時半から、淡々と朝レシピの続きを進めようと思います。
おそらく14時頃には今日のタスクリストが完成するでしょう。
それに従って、淡々と各プロジェクトの作業を進めることにします。
・・・脱線しないことを祈るばかりです。

2013年7月8日月曜日

タスクの実行中に脱線しないよう、ブラウザのタブは必要最低限に絞っておく

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■ ログから脱線の原因を探る

勤務中、TaskChuteにないことをしてしまったときは実行後のコメントに「脱線|○○」と記入するようにしています。
たとえばメールチェックだけのつもりが、メルマガに記載されていたURLを見に行ってしまったり、携帯のメールなど着信通知が気になって操作してしまったりしたときなどです。

ここで、○○の部分にはできるだけ原因について書くようにしています。

後からこの単語でフィルタすると、様々な脱線の原因を振り返ることができます。

通知が原因で脱線というのは比較的分かりやすいのですが、意外と多かった原因は「開きっぱなしにしていたブラウザのタブが気になって(読んでしまった)」でした。

ログの前後を辿ると、だいたいこんな感じの流れで脱線していました。

  1. ちょっと調べ物をしようとブラウザへ切り替える
  2. すでに開いていたブラウザに残っていたタブが気になる
  3. 閉じても良いか確認しようとする
  4. 気になってた記事なので閉じるわけにもいかず読み始める
  5. 気づいたら数十分経過

 

■ 「後で読む」つもりのページは閉じておこう

本来であればブラウザを終了しておけば良さそうなものですが、社内の行先掲示板などいくつか常用するWebシステムがあるのでそれは難しいです。

とはいえ、このような事態を繰り返さないために、気になったページをすぐにタブで開くのではなく、Pocketに入れることにしました。

Pocket (Formerly Read It Later)

これで脱線が減る・・・はずです。