2014年6月18日水曜日

TaskChuteの始め方:人名や会社名にはイニシャルや略称を使う

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好みや仕事の仕方によって色々なパターンがあるかと思いますが、TaskChuteにはお客様や仕事仲間の名前を入れたくなることが多いかと思います。

私の場合はProjectにお客様の法人名を含めたり、作業内容に「○○様からのメールへ返信」などと入れています。

ここで一工夫して、できるだけ略称やイニシャルを用いるようにしています。
理由はいくつかあります。

  • 入力しやすい(人によるかも)
    単純にキーを打つ数が少なかったり、変換ミスによるやり直しがなかったりします。
     
  • 人に見られても割と大丈夫
    特に職場などでは後ろからチラッと見られることもあります。特にやましいことはなくても、その人の名前ががっつりとタスク名に入っているとちょっとドキドキしてしまうものです。
    適当なイニシャルになっていれば気にならなくなります。

    さらに言うと、「Mさんからのメール」(を読む)、「K様メールへ返信」のように敬称は付けています。これは単に付けなかったらコソコソと呼び捨てしているような気になってしまったからです。
     
  • 万が一流出しても被害を抑えられる(気がする)
    私はDropBox(クラウド)上にTaskChuteのファイルを置いています。
    ここに置いておけば常にバックアップが保存されていて、いざというときは過去にさかのぼってファイルを回復できます。
    これでファイルを壊してしまう危険は回避できますが、逆にインターネットへ流出してしまう危険性はゼロではありません。

    もともと業務上の秘密となるようなことは書いていないですが、同僚の名前などもイニシャルになっていれば、なお安心かと思っています。

なお普通の2文字のイニシャルだと結構かぶるので、そこは自分ルールで適当に変えています。

例)「さとう としお」さん → 「ST」さん (一人目なので、普通に)
  「さいとう たかお」さん → 「TKO」さん (「ST」ではかぶるので、「TaKaO」の部分を使う)

2014年6月17日火曜日

TaskChuteの始め方:パソコンを使えない状況での記録について

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TaskChute初心者日記: TaskChuteの始め方:まずは何も考えずに一日の作業ログを残すことに集中する







の続きです。


一日の作業ログを残す練習を何日か続けていると、継続の妨げとなるようなトラブルや疑問が発生します。それらに対処する私の方法を残しておきます。

最もよくある状況が、出張など長距離の移動や、セミナーや講演の参加といった、普段のようにパソコンを使えない状況に置かれることです。

このようなとき私は次のように対処しています。


■ 中途半端でも良いから記録を残すことに執着する

時刻と作業内容を残せば勝ちです。
スマートフォン、携帯電話のメモ機能、紙とペン、何でも良いので確保します。

私は紙とペンを使うことが多いです。
スマートフォンの場合はPostEverというEvernote連携アプリを使います。

記録する内容はこのような感じです。カッコの中は本当はそう書きたかったという内容です。

0900 出   (電車が出発した)
0934 eki  (到着駅の改札を出た)
1030 office、1015~mtg  (オフィスに入り、会議が10:15から開始。と10:30に書く余裕があった)
 :

先頭を4桁の時刻にする、というだけのことですが残しやすいと思っています。

内容は適当に略語などを使い、とにかく入力もしくは手書きしやすい範囲で残します。
例えば上記ではオフィスに入った時刻は不明ですが、分からないものは諦めます。

■ 記録をTaskChuteへ転記しなくても構わないことにする

入力に慣れている私でも上記のようなメモからそれなりの内容でTaskChuteへ入力するのは大仕事です。1タスクあたり30秒はかかってしまいます。何十個もあるとちょっと大変です。

数が少ない場合や、どうしても後から集計したいような場合には転記しますが、たいていはメモをEvernoteに入れたということで自分を納得させておしまいです。(手書きメモの場合も写真に撮ってEvernoteへ保存します)


■ 記録するという習慣こそがダイジ

このようにTaskChuteを始めたばかりの時は、とにかく行動したら記録する、ということを習慣づけることが大切です。

パソコンが使えないから何もしないのではなく、粗くても構わないので記録だけは残すようにしましょう。

2014年6月8日日曜日

当ブログの人気記事まとめ

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TaskChuteを使う人も増えてきたようなので、当ブログの人気記事をまとめてみました。


閲覧数上位


セクションをどう分けるか検討したシリーズ1回目。
こういうのは環境や好みの影響がハッキリと出ますね。
TaskChute初心者日記: 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(1)セクションを設計しないといけない理由








1日の予定と結果をPDF保存してEvernoteで永久保存しようという内容です。
一手間かけるだけで日々の振り返りがしやすくなるのでおススメです。
パッと見て分かるよう、Modeの色も工夫したくなりますね。
TaskChute初心者日記: 毎日予定を作成した時点のTaskChuteをPDFで保存しておくと振り返りに役立つ








毎月過去ログを消して動作を軽くしようという記事。
最近では過去ログを一切消さずに運用している人も多いと聞いて驚いています。
私も毎月ではなく半年くらいに延ばしてみようかな。
TaskChute初心者日記: 毎月1日頃に実行しているTaskChuteのメンテナンス








タスクの繰り返し設定の基本「毎日(1days)」の使い方を紹介しています。
まずはコレを多用できるようになることがダイジです。
TaskChute初心者日記: TaskChuteで毎日繰り返すタスクをリピート設定する








セクションをどう分けるか検討したシリーズ2回目。
この時作ったセクションは、今でも変更せずに使っています。
なお、記事の末尾にはシリーズ4回分のリンクが付いているので順番に読めます。
TaskChute初心者日記: 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(2)「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~









番外編

タイトルの通りで。簡単で効果も絶大。
一部の方には大変気に入っていただけたようです。
TaskChute初心者日記: デスクトップのアイコンを超巨大にすれば気が散らず整理もできるようになる