2013年3月28日木曜日

タスクは小さい方が良さそう

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あなたは今の仕事が3分前倒しできたら何をしますか?
・・・僕は脱線してました。

■ 「スキマ時間を活用する」という罠

先日、TaskChuteのタスクリストを見ながら作業していて、幸いにも、11:00までかかると思っていたタスクが10:57に終わりました。

単純に考えれば、すぐ次のタスクに取りかかれば良いのですが、その日の僕はそうしませんでした。

「せっかく3分あるのだから、RSSでもチェックしておくか」

・・・いったい何を考えてるんだと自分でも思いますが、実際RSSチェックを始め、しかも10分くらい脱線していました。多いと1日のうち何回かは、このようなことがあります。

 

■ 問題は次のタスクにありそう

このようなタスクにはログに脱線|という印を付けていて、振り返りの際気づいたことがあります。

次のタスクが「資料を書く(60分)」などと、割と大きめだったのです。

そういえば「これに取りかかるには、ちょっと覚悟が必要。時間に余裕があるんだし、休むか」と思った記憶があります。たいして疲れてなんていないはずなのですが・・・。

■ タスク完了の「達成感」もアブない

もう一つ、作業が終わった達成感というのもクセものだと思います。
本当はたいしたことはできていないのに、何となく自分にご褒美をあげたくなっていたのです。

実際、ご褒美にRSSチェックしてみたり間食してみたり・・・弱すぎます。

 

■ タスクを小さくしていこう

これらの問題への解決策はきっと簡単です。
それぞれのタスクを小さくすれば良いのです。

今まで90~30分くらいの大きさだったタスクを、長くても10分くらいに細分化していこうと思います。

でも「資料を書く(60分)」を単純に10分ずつに分けて、うまくいくのでしょうか・・・。
もう少し知恵を使わないといけない気もしますが、明日から試してみます。

2013年3月22日金曜日

決めた時間にメールをチェックする訓練を始めました

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あなたはいつメールをチェックしていますか?
・・・僕は時間を決めてチェックするよう訓練中です。

■ いつでもメールをチェックしていた

以前のエントリでも述べたように、業務中まさに行き当たりばったり、思いつくままメールチェックしていました。

  • 作業が終わって、ひと息ついた時
  • 作業中に気が抜けたとき(^^;
  • メールを送信した後なんかは、いつ返事が来るかとチェックしまくり

メールソフト(Becky! Internet Mailを使っています)も10分ごとにチェックするよう設定してあるにも関わらず、それを上回るタイミングで「受信」ボタンを連打していました。(いつ仕事をしていたんだろう)

 

■ 定時にメールチェックできている人へのあこがれ

自分がそんな状況でしたから、時々「決まった時間にしかメールをチェックしない」という人がいると強いあこがれを抱いていました。

同時に「それじゃすぐに返信できないじゃないか」「自分にはムリだ」という思いが渦巻いていました。

 

■ 試してみたらできた

最近TaskChuteで少しずつ「自分で作った流れに乗る」ことができるようになったので、定時にメールチェックするようタスクを置いてみたところ、うまくいきそうな感覚を得ました。

具体的には、このようにセクション内の最初のタスクとして「メールチェック」を置きました。

2013-03-22_1722

このタスクでは新着の確認と、簡単であれば内容を読むまでにしています。

 

ひと言以上の返信が必要なものは、セクション内にタスクを追加します。見積もりは適当です。

2013-03-22_1723

 

添付資料の確認など作業が発生したときも同様です。

2013-03-22_1724

ここまで出来たらメールソフトは終了します。

 

実はメールチェックの次は「計画」というタスクが控えています。

2013-03-22_1722

「計画」では前セクションでの未消化タスクや、メールチェックで発生したタスクを再配置します。
最初は「計画」「メールチェック」と配置していたのですが、すぐにそれじゃダメだと気づいて変更しました。

これで、少なくともこのセクションだけは安心して作業できそうな気になれます
実際はやる気がなくなったり割り込まれたりで未消化タスクが発生することも多々ありますが、それはまた別の問題です。

 

■ 効能

各セクションの先頭が「メールチェック」「計画」となっているため、1~2時間ごとにメールチェックできるはずです。メールチェック後はメールソフトを終了するため、通知に心動かされることもありません。

最初の数時間は少しそわそわしましたが、慣れれば「もっと頻度を減らしても良いかな」と思うくらいになって逆に驚いています。

時々思いつきでメールソフトを起動しちゃったりしますが、そのまま連打ということにならなければ大きな問題ではないですし、時間をかけて訓練すれば減るだろうと思っています。

 

■ 物事には順序がある。順序さえ合えばいける気がする。

今までも何度か「定時にメールチェック」を試したことがありました。

しかし、そもそもTaskChuteによる「自分で作った流れに乗る」ような自律ができてなかったため、習慣づけることはできませんでした。

まだ数日しか経っていませんが、初めて「決めた時間にメールをチェックする」が習慣づきそうな気がしています。

頑張るぞー(いや頑張らない方が良いはず)

2013年3月8日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(後編)

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あなたは今週、本を読めましたか?
・・・僕はほんの少しですが、読めました!

前編でお話したとおり、ほんの2時間程度で終わりそうだった資料読みのタスクをいつまでも先送りしていました。

2013-03-01_1403

この状態から抜け出そうと、少しずつ読むタスクに「分割」してみたところ、成功したので書き残しておきます。

 

■ 考え方

「219ページ読む」タスクが1個
  ↓
「10ページずつ読む」タスクを22個

に分割するイメージです。

時間単位(たとえば10分ずつ)ではアラームを仕込まないと終わりに気づかないと思い、ページ単位にしました。

 

■ 手順

  1. タスクを追加して、作業内容に「○○を読む|Xページ中10ページ目」、見積時間も設定する

    2013-03-04_1459
  2. もともと1分で2ページ読めると見積もっていたので、10ページの見積もり時間は5分としました。

    なお、作業内容は「10/219ページ」などと書く方が短くて良いのですが、この後の複製でラクをするため総ページ数が先に来るようにしました。

  3. 「選択タスクを指定した数だけ複製する」機能で、タスクを複製する

    219ページを10ページずつ消化するので、計22個のタスクが必要です。
    すでに1個は作成済みのため、21個複製します。

    まず、このタスクを選択状態にして[Ctrl]+[Shift]+[R]を押すとこのようなダイアログが表示されます。

    2013-03-04_1457

    ここで「21」と入力して[OK]を押すと、こうなります。

    2013-03-04_1500

    ちょっとめまいがしますが、先に進みましょう。
  4. 2個目のタスクの作業内容を「~20ページ目」に変更する

    1個目が「~10ページ目」なので、
    2個目を「~20ページ目」としておくと、次の手順で一気に10ページごと増やせます。

    2013-03-04_1502
    ここで一旦保存しておくと良いでしょう。
  5. 残り20タスクの作業内容をExcelの機能で一括変更する

    1~2個目のタスクを選択状態にし、選択枠の右下隅にあるポイントを下へドラッグします。
    22個目のタスクまで伸ばしてからマウスのボタンを放すと、こうなります。

    2013-03-08_1808

    気になるようなら、最後のタスクは「219ページ目」などとしておくと良いです。

    ドラッグするあたり、文章ではちょっと説明しづらかったので、参考までに動画を載せておきます。

    http://screencast.com/t/kBERwymJcak

    なお、Excelの下枠までドラッグすると一気に加速して選択されてしまうため注意してください。
    もしマウスのボタンを離してしまって余計なところまで入力されてしまったら、慌てず、TaskChuteのファイルを保存せず閉じてください。

 

■ 結果:タスクが細かくなったら読めた

1個あたり10分のタスクとなったので、セクションの大きさを気にせず細かく配置できるようになりました。

配置し直しても相変わらず先送りしてしまうものですが、たまに気分が乗ると「10分くらいなら」と読み始めることがあります。

こうして少しずつですが資料を消化できるようになりました。

2013年3月1日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(前編)

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あなたは、買ったけど読んでいない本がいくつありますか?
・・・僕も数えきれません。

■ 読み始めるまでが大変

デスクワーカーにありがちな仕事として、面白くも何ともない資料を最初から最後まで読み込まないといけないことがあります。

  • 明日までにと、人から頼まれて見積書や報告書といった文書をチェックする
  • 来週から初めて担当する業務のマニュアルに目を通す
  • 来月から使うであろう新しい技術を学ぶために書籍やブログ記事を読みあさる
    などなど・・・

結構急ぎのはずですが、不思議と読む気がしなかったりします。
そしてギリギリになって、慌てて斜め読みで目を通し始め、「やっぱり時間が足りない!」となります。

毎回何をしてるんでしょうか、僕は。

 

■ 200ページなんてツラすぎてムリ

先日も、いくつかの技術資料を読む必要がありました。

勤務中にやらないといけないことはTaskChuteへタスクとして登録するのが鉄則です。
というわけで、とあるPDFの技術文書(219ページ)を読もうとしたとき最初に作ったタスクがこちら。

2013-03-01_1403

1分で2ページくらいは読めるかなと見積もりました。
2時間あれば読める計算なので、時間帯によってはセクション1個分です。
どう考えても余裕で読めます!

・・・残念ながら、このタスクは、ずっと日付を変えて先送りされ続けました。

そんな僕でも、タスクを細切れにしたところ、この資料を読破できました!
具体的な方法は、後編で。