2013年5月30日木曜日

よく使うタスク名はできるだけシンプルにしよう

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■ タスク名がバラバラだとイラッとする

TaskChuteの「作業内容」列に書く、タスク名のバラツキに最近イラッとしていました。
もちろん全部自分で書いているのですが、書き方が行き当たりばったりのため検索や再利用がしづらいです。

 

■ 例(いままで)

たとえば同僚から話を振られて雑談してしまった直後。
「作業内容」列からの検索入力で“雑談”と探すとこんなのが順に見つかります。

  • AさんBさんCさんと雑談
  • Bさんと雑談(○○、△△の話)
  • Cさんとお話(□□)、あと雑談

これでは同じ相手と同じ話をしないとヒットしません。
自然と、相手が同じタスクで確定し、話題を変更します。
・・・そして“雑談”のヒット数をまた増やしてしまうのです。


別のケースでは、調べ物に熱中してしまい、しばらく別世界へ行っていた直後。
検索入力で“調べ物”を探すとこんなのが順に見つかります。

  • 調べ物|iPadへファイルを送るためにUSBメモリ使える?
  • 調べ物、その他
  • 調べ物|iOS ボタン 背景

以下同文につき、省略します。

 

■ 解決方法

我慢の限界に達したので、上記のようなタスクは名前をできるだけシンプルにして、細かい話はコメントに書くようにしました。結果、雑談系のタスクはこうなりました。

  • OKさんと雑談
  • KBさんと雑談
  • KKくんと雑談

相手の名前をイニシャルで残すようにして、内容はコメント行きです。

 

■ 効能

雑談系で言うと、イニシャルで検索できるようになったこともあり、だいぶ良い感じになりました。

  • 検索入力でのヒット数が減り、探しやすくなりました
  • 検索入力で確定後にタスク名を変更することが減りました(複数人だと追加する、という感じ)
  • コメントに書く方がデイリーログで目に付くようになりました

特に最後のは想定外の効能でした。

なお、タスク名は単純に「雑談」とするのが理想っぽいのですが、どうせ名前(イニシャル)がでてくるのは雑談タスクが大半でしたし、検索入力もしやすいので、これで満足しています。

■ まとめ

TaskChuteで、たびたび現れるタスク名(作業内容)はシンプルが一番です。

2013年5月15日水曜日

TaskChuteに薬を飲むタスクを登録すると忘れない

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この1~2年、とある薬を飲んでいます。
最初は毎日、この数ヶ月は2日おきになりました。

という繰り返しタスクはリピート設定すると良いです。
TaskChuteをちゃんと使えるようになってからは薬を飲むのを忘れなくなりました。

 

具体的にはこのようなタスクを登録しています。

  • 【A】朝食後の、薬を飲む(甲、乙)@毎2日(repeats)  ※1分
  • 【G】昼食後の、薬を飲む(甲)@毎2日(repeats)    ※1分
  • 【K】夕食後の、薬を飲む(甲)@毎2日(repeats)    ※1分

朝食後の薬は、自宅で飲むのを忘れたとき用です。
出社してすぐに目に留まるため、ちょっと遅れてですが薬を飲めます。

 

ただ、最近は朝自宅で飲むのをすっかり忘れてしまうことが多く、たいていは出社してから飲んでいるのが現状です。

自宅でTaskChuteを開くことはないため、スマホのアラームを鳴らそうかと思ったこともありました
しかし2日おきのアラーム、というのは意外に難しく実現できていません。

 

これ以外には特に問題なく、2日おきという絶対に忘れてしまうパターンでも薬を飲めているのはTaskChuteサマサマです。

2013年5月10日金曜日

TaskChuteで実績の列が空になってしまったときの対処方法

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TaskChuteを使っていると、時々「おかしくなった!」「ファイルが壊れたか!?」と思う瞬間があります。

今日もちょっとしたことがありましたが、自己解決できました。

■ なぜか実績の列が空になっている列があった

ふと気づいたら、開始と終了の時刻が入力されているにもかかわらず、実績の列が空のままになっている行を発見しました。

2013-05-10_1938_001


こんなときは慌てず騒がず、以下のように対処すれば直ります。

 

■ 直し方

たとえば今回はM10のセルが空白だったとします。

  1. 空になっているセルへ移動します。

    まずはM10のセルを選択します。
    Excelの上部に表示される数式が空になっているかと思います。
     
  2. 1つ上(あるいは下)のセルをコピーする

    M9あるいはM11のセルを選択します。
    数式が空ではないと思います。
    (空になっていたら、空になっていない他の行を探してください)

    このセルをコピーして、M10のセルへ貼り付けます。

    これで実績の値が表示されるはずです。

 

■ 他の行は大丈夫?

1つのセルがおかしくなっていると、他も心配ですね(笑)
というわけで、調べ方です。

  1. M7のセルを選択します。
  2. [Ctrl]を押しながら[↓]キーを押します

    ログの最終行まで行けばOKです。
    もし途中で止まれば、止まったセルの1つ下の数式が空になっています。
    このセルも直したら、また1からやり直してみてください。

 

■ (おそらくの)原因

空になった実績のセルで、なんとなく[Delete]キーを押してしまったのでしょう。

 

■ まとめ

  • 基本的にはこまめに保存&バックアップをとりましょう。個人的にはDropboxがオススメ。
  • 困ったらサポートへ駆け込みましょう。
  • 簡単に直せるものもあるので、焦らずに。

2013年5月9日木曜日

いま着手したくないタスクと出会ったときの対処方法

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TaskChuteを使っていると、しょっちゅう「このタスク、今やりたくない」と思う瞬間があります。
そのとき僕なりにとっている対処法を挙げておきます。

■ 次のセクションのタスクと交換してみる

次のタイミングならやる気が起きるかもしれません。手順はこうです。

  1. まず、やりたくないタスクを次のセクションへ先送りします。
    すると、そのセクションがあふれます。
  2. あふれたセクションの中で、着手してもよさそうなタスクを今のセクションに移動します。

これでやる気になれば良いし、ダメならさらに別のセクションのタスクと入れ替えたりします。
このような移動は地味に面倒なので、そのうちイヤになってタスクを実行する気になることが多いです。

 

■ さらに小さいタスクに分割してみる

ほとんどのタスクは、さらに細かくできます。

「メールを書いて送る」 → 「新規メール作成画面を開く」、「お疲れさまです、だけ入力する」…とか、
「資料の3ページ目を読む」 → 「資料の3ページ目の先頭3行だけ読む」「次の3行」「次の3行」…など。

実際に細かくしてタスク登録しなおしても良いのですが、たいていは最初のを思いついた時点で着手し始めるから面白いものです。

 

■ TaskChuteから消す

どうしても無理なら仕方がないので、消します。

TaskChuteのタスクはもともと、別のExcelファイルにあるプロジェクト管理ノートから転記してきたもので、ノートは1日に1回は見直しているため忘れてしまう心配はありません。

 

それにしても、自分で用意したタスクなのに、やりたくないと思い続ける心理は不思議ですね-。

2013年5月8日水曜日

TaskChuteのModeを減らすとスッキリする

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連休明けのリフレッシュも兼ねて、用意したけど使ってないModeを消しました。
スッキリすると同時に、動作も少し軽くなった気がします。

これまでのModeシートはこのような感じでした。
2013-05-01_1920

先頭にあるc1~c4は、昔こちらのサイトを見て「カテゴリ1~4に分けよう」と思って用意したものです。ここ数ヶ月は使っていませんでした。

タスクを実行に移す時は”緊急度”と”重要度”で4つに分類する(前編)

その下のrs1~rs4は調べ物の時間だけ抽出しようと思った時期に用意したものです。
末尾の1~4はc1~c4と同様のカテゴリです。

その後こちらのサイトを見て「準備はダイジだな。あと後始末もあるな」と思ってpr1~pr4、ex1~ex4、po1~po4を追加しました。

シゴタノ! タスク前タスクを準備する

本当はex1~ex4はc1~c4で良かったのですが文字数を揃えたくて新設しました。
(その結果、ちゃんとc1~c4を使わなくなったのはエラいと思います)

4個セットで用意したのは良いのですが、やはり実際に入力した記憶がないモードがあったので、使っていなかったModeを消しました。ついでに使用頻度が極端に少なかったrs1~rs4を下の方へ移動しました。

結果、こうなりました。
2013-05-01_1920_001

なんとなく使っているModeもあるので、見直したい衝動に駆られましたが、今回は我慢します。
Modeを減らしてスッキリした&動作が軽くなった気がした、というだけで満足することにします。

 

ちなみに以前にModeを見直したくなったときは逆に増やそうとして、このようなModeを検討しました。
2013-05-01_1921

…複雑すぎます。絶対使わなくなるパターンですね。



ところで、未だにModeを色分け以上の用途に使えていません。
本来であれば時間配分の見直しなどに使えるのでしょうが、そのレベルに達するのはいつになるのかなぁ。

2013年5月1日水曜日

毎月1日頃に実行しているTaskChuteのメンテナンス

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TaskChuteは使い続けているとログがどんどん溜まって、だんだん動作が重くなっていきます。

というわけで毎月最初の営業日にメンテナンスすることになっています。
具体的にはTaskChuteに次のようなタスクが登録されています。

「TCをバックアップ、2ヶ月前以前のタスクは削除@毎月第1営業日(repeats)」 (5分)

実際にしたことを今回メモしました。

  1. TaskChuteを閉じる
  2. DropboxのTCフォルダにバックアップ用のフォルダを作る(名前は現在日時)
  3. TaskChuteのファイルをコピーして2のフォルダへ入れる
  4. TaskChuteのファイル名をひと月進める
    ※ファイル名が「TaskChute2013_0401.xlsm」と日付入りになっています。
     これを「TaskChute2013_0501.xlsm」にする、ということです。
  5. TaskChuteのファイルを開く
  6. Excelの「最近使用したドキュメント」のピン留めを変える
    ※ファイル名が変わったからです。
  7. 2ヶ月前のタスクを削除する
    ※今回は3月以前のタスクを削除しました。
      3/1の先頭行のタスクを選択し、スクロールで3/31の最後のタスクを表示。
      Shiftを押しながら3/31の最後のタスクの行をクリックすると範囲選択となるので
      メニューから「選択タスク削除」を実行。
  8. 何となく並び替えする
  9. ファイルを保存する

こういうのは覚えているつもりでも忘れちゃうんですよね。
これで来月も安心。