2013年3月28日木曜日

タスクは小さい方が良さそう

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あなたは今の仕事が3分前倒しできたら何をしますか?
・・・僕は脱線してました。

■ 「スキマ時間を活用する」という罠

先日、TaskChuteのタスクリストを見ながら作業していて、幸いにも、11:00までかかると思っていたタスクが10:57に終わりました。

単純に考えれば、すぐ次のタスクに取りかかれば良いのですが、その日の僕はそうしませんでした。

「せっかく3分あるのだから、RSSでもチェックしておくか」

・・・いったい何を考えてるんだと自分でも思いますが、実際RSSチェックを始め、しかも10分くらい脱線していました。多いと1日のうち何回かは、このようなことがあります。

 

■ 問題は次のタスクにありそう

このようなタスクにはログに脱線|という印を付けていて、振り返りの際気づいたことがあります。

次のタスクが「資料を書く(60分)」などと、割と大きめだったのです。

そういえば「これに取りかかるには、ちょっと覚悟が必要。時間に余裕があるんだし、休むか」と思った記憶があります。たいして疲れてなんていないはずなのですが・・・。

■ タスク完了の「達成感」もアブない

もう一つ、作業が終わった達成感というのもクセものだと思います。
本当はたいしたことはできていないのに、何となく自分にご褒美をあげたくなっていたのです。

実際、ご褒美にRSSチェックしてみたり間食してみたり・・・弱すぎます。

 

■ タスクを小さくしていこう

これらの問題への解決策はきっと簡単です。
それぞれのタスクを小さくすれば良いのです。

今まで90~30分くらいの大きさだったタスクを、長くても10分くらいに細分化していこうと思います。

でも「資料を書く(60分)」を単純に10分ずつに分けて、うまくいくのでしょうか・・・。
もう少し知恵を使わないといけない気もしますが、明日から試してみます。

2013年3月22日金曜日

決めた時間にメールをチェックする訓練を始めました

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あなたはいつメールをチェックしていますか?
・・・僕は時間を決めてチェックするよう訓練中です。

■ いつでもメールをチェックしていた

以前のエントリでも述べたように、業務中まさに行き当たりばったり、思いつくままメールチェックしていました。

  • 作業が終わって、ひと息ついた時
  • 作業中に気が抜けたとき(^^;
  • メールを送信した後なんかは、いつ返事が来るかとチェックしまくり

メールソフト(Becky! Internet Mailを使っています)も10分ごとにチェックするよう設定してあるにも関わらず、それを上回るタイミングで「受信」ボタンを連打していました。(いつ仕事をしていたんだろう)

 

■ 定時にメールチェックできている人へのあこがれ

自分がそんな状況でしたから、時々「決まった時間にしかメールをチェックしない」という人がいると強いあこがれを抱いていました。

同時に「それじゃすぐに返信できないじゃないか」「自分にはムリだ」という思いが渦巻いていました。

 

■ 試してみたらできた

最近TaskChuteで少しずつ「自分で作った流れに乗る」ことができるようになったので、定時にメールチェックするようタスクを置いてみたところ、うまくいきそうな感覚を得ました。

具体的には、このようにセクション内の最初のタスクとして「メールチェック」を置きました。

2013-03-22_1722

このタスクでは新着の確認と、簡単であれば内容を読むまでにしています。

 

ひと言以上の返信が必要なものは、セクション内にタスクを追加します。見積もりは適当です。

2013-03-22_1723

 

添付資料の確認など作業が発生したときも同様です。

2013-03-22_1724

ここまで出来たらメールソフトは終了します。

 

実はメールチェックの次は「計画」というタスクが控えています。

2013-03-22_1722

「計画」では前セクションでの未消化タスクや、メールチェックで発生したタスクを再配置します。
最初は「計画」「メールチェック」と配置していたのですが、すぐにそれじゃダメだと気づいて変更しました。

これで、少なくともこのセクションだけは安心して作業できそうな気になれます
実際はやる気がなくなったり割り込まれたりで未消化タスクが発生することも多々ありますが、それはまた別の問題です。

 

■ 効能

各セクションの先頭が「メールチェック」「計画」となっているため、1~2時間ごとにメールチェックできるはずです。メールチェック後はメールソフトを終了するため、通知に心動かされることもありません。

最初の数時間は少しそわそわしましたが、慣れれば「もっと頻度を減らしても良いかな」と思うくらいになって逆に驚いています。

時々思いつきでメールソフトを起動しちゃったりしますが、そのまま連打ということにならなければ大きな問題ではないですし、時間をかけて訓練すれば減るだろうと思っています。

 

■ 物事には順序がある。順序さえ合えばいける気がする。

今までも何度か「定時にメールチェック」を試したことがありました。

しかし、そもそもTaskChuteによる「自分で作った流れに乗る」ような自律ができてなかったため、習慣づけることはできませんでした。

まだ数日しか経っていませんが、初めて「決めた時間にメールをチェックする」が習慣づきそうな気がしています。

頑張るぞー(いや頑張らない方が良いはず)

2013年3月8日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(後編)

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あなたは今週、本を読めましたか?
・・・僕はほんの少しですが、読めました!

前編でお話したとおり、ほんの2時間程度で終わりそうだった資料読みのタスクをいつまでも先送りしていました。

2013-03-01_1403

この状態から抜け出そうと、少しずつ読むタスクに「分割」してみたところ、成功したので書き残しておきます。

 

■ 考え方

「219ページ読む」タスクが1個
  ↓
「10ページずつ読む」タスクを22個

に分割するイメージです。

時間単位(たとえば10分ずつ)ではアラームを仕込まないと終わりに気づかないと思い、ページ単位にしました。

 

■ 手順

  1. タスクを追加して、作業内容に「○○を読む|Xページ中10ページ目」、見積時間も設定する

    2013-03-04_1459
  2. もともと1分で2ページ読めると見積もっていたので、10ページの見積もり時間は5分としました。

    なお、作業内容は「10/219ページ」などと書く方が短くて良いのですが、この後の複製でラクをするため総ページ数が先に来るようにしました。

  3. 「選択タスクを指定した数だけ複製する」機能で、タスクを複製する

    219ページを10ページずつ消化するので、計22個のタスクが必要です。
    すでに1個は作成済みのため、21個複製します。

    まず、このタスクを選択状態にして[Ctrl]+[Shift]+[R]を押すとこのようなダイアログが表示されます。

    2013-03-04_1457

    ここで「21」と入力して[OK]を押すと、こうなります。

    2013-03-04_1500

    ちょっとめまいがしますが、先に進みましょう。
  4. 2個目のタスクの作業内容を「~20ページ目」に変更する

    1個目が「~10ページ目」なので、
    2個目を「~20ページ目」としておくと、次の手順で一気に10ページごと増やせます。

    2013-03-04_1502
    ここで一旦保存しておくと良いでしょう。
  5. 残り20タスクの作業内容をExcelの機能で一括変更する

    1~2個目のタスクを選択状態にし、選択枠の右下隅にあるポイントを下へドラッグします。
    22個目のタスクまで伸ばしてからマウスのボタンを放すと、こうなります。

    2013-03-08_1808

    気になるようなら、最後のタスクは「219ページ目」などとしておくと良いです。

    ドラッグするあたり、文章ではちょっと説明しづらかったので、参考までに動画を載せておきます。

    http://screencast.com/t/kBERwymJcak

    なお、Excelの下枠までドラッグすると一気に加速して選択されてしまうため注意してください。
    もしマウスのボタンを離してしまって余計なところまで入力されてしまったら、慌てず、TaskChuteのファイルを保存せず閉じてください。

 

■ 結果:タスクが細かくなったら読めた

1個あたり10分のタスクとなったので、セクションの大きさを気にせず細かく配置できるようになりました。

配置し直しても相変わらず先送りしてしまうものですが、たまに気分が乗ると「10分くらいなら」と読み始めることがあります。

こうして少しずつですが資料を消化できるようになりました。

2013年3月1日金曜日

これで分厚い資料も読める!TaskChuteの使い方(前編)

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あなたは、買ったけど読んでいない本がいくつありますか?
・・・僕も数えきれません。

■ 読み始めるまでが大変

デスクワーカーにありがちな仕事として、面白くも何ともない資料を最初から最後まで読み込まないといけないことがあります。

  • 明日までにと、人から頼まれて見積書や報告書といった文書をチェックする
  • 来週から初めて担当する業務のマニュアルに目を通す
  • 来月から使うであろう新しい技術を学ぶために書籍やブログ記事を読みあさる
    などなど・・・

結構急ぎのはずですが、不思議と読む気がしなかったりします。
そしてギリギリになって、慌てて斜め読みで目を通し始め、「やっぱり時間が足りない!」となります。

毎回何をしてるんでしょうか、僕は。

 

■ 200ページなんてツラすぎてムリ

先日も、いくつかの技術資料を読む必要がありました。

勤務中にやらないといけないことはTaskChuteへタスクとして登録するのが鉄則です。
というわけで、とあるPDFの技術文書(219ページ)を読もうとしたとき最初に作ったタスクがこちら。

2013-03-01_1403

1分で2ページくらいは読めるかなと見積もりました。
2時間あれば読める計算なので、時間帯によってはセクション1個分です。
どう考えても余裕で読めます!

・・・残念ながら、このタスクは、ずっと日付を変えて先送りされ続けました。

そんな僕でも、タスクを細切れにしたところ、この資料を読破できました!
具体的な方法は、後編で。

2013年2月8日金曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(4)セクションを設定してみて運用する

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あなたは自分で決めた12個のセクションを記憶する自信がありますか?
・・・僕も全く思い出せませんでした。

 

■TaskChuteという道具に合わせて自分を変えよう

前回のエントリで、ようやく自分向けに設計したセクションをTaskChuteへ設定しました。

自分に合わせて道具を変えたわけですが、次は自分が変わる番です。

これからしばらく、セクションを意識しながらTaskChuteを使えるように訓練する必要があります。

というわけで、まずはタスクを追加するときに「どのセクション(=時間帯)で実行しようとしているか」を考え、設定するようにします。

タスクにセクションを設定するには、セクション名(例えば「c」)をD列へ小文字で入力します。
また、時間を意識するために、適当でも構わないのでタスクに見積もり時間を入力するようにします。

たとえば11時(セクションFの開始時刻)からの会議のため、直前に何か準備しようという場合はこんな感じです。

2013-02-08_1858_Blog_Image1_replace

 

■12個も覚えられない・思い出せない

タスクにセクションを設定してすぐ気づくのですが、自分で決めたセクションが全然思い出せません。たとえば15時に「おやつを食べる」というタスクを追加しようとして、それはセクション何だっけ?となります。

これは慣れの問題かもしれませんが、都度「設定」シートを開くのも面倒なので、「メイン」シートに画像を貼りました。

設定画面をキャプチャーして、切り取って、Excelの挿入で貼り付けし、1~7行目に収まるよう高さを縮めたものです。

2013-02-08_1859_Blog_Image2

ちょっと文字が小さいですが、まぁ解決です。

ちなみにこちらのツールを使いました。使い方は「Jing」で検索すれば見つかるかと思います。

Jing, screenshot and screencast software from TechSmith

 

■急にメインシート上部が気になり始めた

「メイン」シートで直接セクション設定を見ることができるようになり、すぐそば(「メイン」シート上部中央)にある、セクションの見積もり時間が赤くなったりすることが気になり始めました。

たとえばこんな感じです。

2013-02-08_1949_001

まずは何を意味しているのか確認します。

【機能紹介】 これまでA~Fまでの6個だったセクションをA~Lまでの12個に倍増 - TaskChute動画マニュアル

やっぱり赤はマズイようです。

よく見たらセクションの長さより長いタスクがあったり、詰め込みすぎていたりしています。

2013-02-08_1949_001

セクションKは1時間15分しかないのに、2時間のタスクがあります。

今までは気にしていませんでしたが、これからは気にして、対処するようにします。

 

■セクションを意識してタスクを調整する

今回のような場合、時間で分割すれば良いです。

  1. まずは単純に「タスク複製」します。
    2013-02-08_1950_002
  2. 次にセクションの長さを見ながら、合計が元の長さになるよう調整します。
    2013-02-08_1950_001_001
  3. 下のタスクのセクションを変更します。
    2013-02-08_1951_002
  4. 並び替えを実行します。
    2013-02-08_1951_001_001

青くなりました!

明日から1日分のタスクに対してこれを実行すれば、完璧な計画ができそうです。

 

■まとめ

ここまでの4記事で、セクションを設定して運用を始めるところまで行きました。

今までずっと気に留めてこなかったセクションが、今では気になって仕方ありません。

しばらく試してみて、発見を書いていこうと思います。

現時点で気になっているのは、当初の予定だった「リピート設定」です。


=== 「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
  4. セクションを設定してみて運用する (←今ココ)

2013年2月4日月曜日

自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(3)「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~

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あなたは明日の午前中、職場で何をしていますか?
・・・僕も複数のタスクを処理していると思います。

 

■午前、午後の区切りでは長すぎる

前回のエントリで登場した時刻を時間順に並べるとこうなります。

  • 6:45
  • 7:00
  • 7:15
  • 8:00
  • 8:30
  • 8:45
  • 8:55
  • 9:15
  • 9:55
  • 12:30
  • 13:00
  • 18:30
  • 19:00
  • 19:30
  • 20:15
  • 21:15

9:55~12:30、13:00~18:30の間隔が大きく、いっぱい仕事できるはずということくらいしかわかりません

 

■ログを追っても何も見えない

9:55~12:30、13:00~18:30ということで、午前は2時間半、午後は5時間半は仕事できるはず、ということは分かりました。

ただ残念ながら、この時間帯すべて仕事していたわけではありません。
ひとまずログを振り返ってみました。

  • トイレ、コーヒーなどの休憩
  • 上司の雑談に巻き込まれた
  • 備品がなくなって探し回った
  • 資料を読みながら睡魔に負けた(ココだけの話ですよ)

 

ほかにも色々ありましたが伏せておきます。
また雑用も多かったです。

  • IT系のニュースサイトなどを閲覧した(しすぎたりも)
  • 雑談で出てきた「Windows 8ってどうなの?」を調べる(そして深みにはまる)
  • PCの更新を適用したら再起動してアレコレ時間がかかった
  • 急にネットワークが繋がらなくなってアレコレ騒いでみた

・・・だんだん、いつ仕事をしているんだという気になってきます。

そして、やっぱり、この結論に達します。

僕の勤務時間に、区切りなんて、ない

今まで行き当たりばったりで仕事をしてきた自分に、勤務時間の使い方で傾向があるはずがなかったのです。

 

■結局、自分で決めるっきゃない

こうなったら「この時間はコレをする」と決めて時間割でも作ってみようかと思いつきました。
そして(行き当たりばったりに)インターネットをさまよい、時間割のテンプレートを見つけました。

http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/TC001018393.aspx

そして気づきました。

・・・時間割って、セクションだ。

というわけで、我に返り、TaskChuteのセクションへ振ることにしました。
前回のエントリで挙げた区切り時刻を考慮にいれつつ、仕事時間は適当に分けます。

■15時間を12個に分ける

TaskChute2で定義できるセクションは12個です。
僕の場合6時~21時までの15時間を12分割すれば、出勤を含めた仕事時間をカバーできます。

1時間と1時間半のセクションをそれぞれ6個ずつ作れば完璧です。
なお確実に通勤時間しか含まれない6時台も含めるようにしたのは、いずれ早起きして「ファーストタスク」するようになったら5時台に伸ばしてみようかと目論んでのことです。

そんな思いとともにTaskChuteの設定画面とにらめっこしながら長さを調整したら、こうなりました。

2013-01-18_1557_TC_SectionImage

このようなことを考えて割り振りました。

<上から詰めた分>

  1. A~Eは1時間ずつ
  2. Fは区切りに合わせて1時間半
  3. お昼も1時間(短くするとキツそうですし)
<下から詰めた分>
  1. Lは当番の日の延長分で、45分。
    ※見積もるときは21時完了を目指そうと思い、15分短めにしました。
  2. Kは1時間+Lの残りの15分
    ※一応19時から20分弱が夕食です
  3. H、I、Jで残り5時間半を割る必要があったので、1時間半と、2時間×2
    ※昼食後の眠くなるセクションIを、なんとなく短いほうにしてみました。

何事も予想通りにはいかないもので、2時間~45分とバラエティに富むセクション構成になりました。
でも計65分間考えた末の結果なので、スッキリしました。

 

■まとめ

自分の生活時間と勤務時間について振り返り、ようやくセクションを設定できました。
スッキリ感とともに、しばらくこれで運用しています。

運用し始めて気づいたことなどを次回のエントリに書きたいと思います。

 

===  「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

  1. セクションを設計しないといけない理由
  2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~
  3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~ (←今ココ)
  4. セクションを設定してみて運用する

    2013年1月30日水曜日

    自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する(2)「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~

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    あなたは「毎日いつも同じことの繰り返しだ」と思っていませんか?
    ・・・僕もそう思っていましたがキッチリ同じではなかったのです。

     

    ■区切りの良い時刻を探すのは意外と難しい

    僕のように会社勤めの場合、勤務時間の始まりと終わり、休憩(食事)の時間なんて洗い出すまでもなく、リストアップするのは楽勝だと思っていました。
    ところが勤務開始の時刻ひとつとっても、TaskChuteの記録を見直すと意外にバラバラだったのです。

     

    ■勤務時間(出社・退社時刻)と、ついでに自宅を出る時刻を洗い出す

    僕の場合、以下のような勤務時間を大きく変える要因が3個ありました。

    1. 勤務地が2箇所(A=近い、B=遠い)ある
      どちらへ行くかで出社および退社時刻が異なります。
    2. 週明けには朝礼がある
      早めに出社しなければなりません。なお、この場合退社時刻は変わりません。
    3. 月に何回か「当番」が回ってくる(勤務地Aのみ)
      朝礼よりも早めに出社しなければなりません。なお、この場合退社時刻も変わります。

    他にも朝コンビニへ寄ったり電車が遅れたり、様々な要因で出社時刻は変わりますが細かいので無視することにします。

    なお、子供を寝かし付けるため21時までに帰宅できるよう、3の「当番」の日以外は退社時刻も固定されます。これは時刻を洗い出すうえで非常に助かりました。

    というわけで、組み合わせると5パターンあることが分かりました。

    パターン 出発時刻 出社時刻 退社時刻
    勤務地A+朝礼なし(普通の日) 8:30 9:15 20:15
    勤務地A+朝礼あり(週明け) 8:00 8:45 20:15
    勤務地A+当番(不定期) 6:45 7:15 21:15
    勤務地B+朝礼なし 8:30 9:55 19:00
    勤務地B+朝礼あり 7:00 8:55 19:00


     

    ■休憩時間(食事)を洗い出す

    現実的には難しいのですが、一応昼食と夕食の時間を決めました。
    なお、毎日お弁当を2個持ってきて夕食を取ってから帰るようにしています。

    パターン 昼食 夕食
    勤務地A 12:30~ 19:30~
    勤務地B 12:30~ 18:30~

    ひとり自分の机で食べるため、時間はそれぞれ20分程度です。

     

    ■まとめ

    セクション設定を検討する際、僕はこのように出社・退社時刻と休憩の開始時刻を洗い出しました。
    次回のエントリでは、出社~退社までの間でも特に仕事のための時間について、区切りを洗い出したのか説明します。

    ===  「自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する」記事一覧 ===

    1. セクションを設計しないといけない理由
    2. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ1~出社・退社時刻と休憩時間~ (←今ココ)
    3. 「区切りの時刻」候補を洗い出すステップ2~仕事のための時間~
    4. セクションを設定してみて運用する