TaskChuteの始め方：まずは何も考えずに一日の作業ログを残すことに集中する

これからTaskChuteを使い始めようとする人は、一日の作業ログを残すことに集中しましょう。

当面はログを活用しようなどと余計なことを考えないほうが良いです。
ログを振りかえれるようになるのはちょっと先のことになるかと思います。

まずは「ログを残す」練習期間が必要です。以下の2点に集中しましょう。

• 「何かしたらログを残す」という習慣を身につける
• TaskChuteの操作に慣れる

TaskChuteを片手にログを残しながら過ごす一日の流れは以下のようになります。

1. TaskChuteを開いて「基準日」を今日にあわせる
2. 「新規タスク追加」する
3. Projectを入力する
4. Modeを入力する
5. 作業内容を入力する
6. （気が向いたら）見積もり時間を入力する
7. 開始時刻を入力する
8. 何か作業をする
9. 終了時刻を入力する
10. ファイルを保存する
11. ２～１０を繰り返す
12. 一日が終わったらファイルを閉じる

ここで「ログを残す」ことに集中するため、いくつか注意事項があります。

1. セクションは気にしない
   設定は初期値のままで良いです。
   セクション列に何が表示されても気にしなくて良いです。
   もちろんセクションラベルというものも気にしません。
   　
2. プロジェクトは最小限にする
   「仕事」「休憩」の2つくらいにします。
   おそらくすぐに増やしたくなりますが、この期間に増やしても活用できない可能性が高いです。（増やさないとストレスになるようなら、どうぞ増やしてみてください）
   　
3. モードの意味は考えない
   Modeシートに初期値として用意されている「Deskwork」だけを使います。
   デスクワークがしっくりこない場合も何か1個に絞る方が良いです。
   
   おそらくすぐに色々なモードに分類したくなりますが、プロジェクトと同様で活用できません。
   単に色を付けるためと割り切ってください。
   　
4. タスクをリピート（繰り返し）設定しない
   朝の準備や昼食など毎日必ずすることや、毎週・毎月の会議など、繰り返しになることが分かりきっているタスクがあります。
   
   すぐにでも「デイリー」や「繰り返し」の設定、もしくは「ルーチンタスク毎日化」など試したくなるかと思いますが、ログを残すことに慣れてからでも遅くはありません。
   
   むしろ挙動が分からないまま指定すると混乱すると思います。
   　
5. 見積もり時間だけはできるだけ入力する
   例えば作業内容に「資料を作成する」とだけ書いた後、何分でできるかな？と考えてみてください。
   
   「１時間あればできる」とか「４０分でやってみよう」などと思ったらそのように入力してから始めてください。想像がつかないなら空欄で良いです。
   
   終了時刻を入力するときにおそらくガッカリしますが、それがダイジです。
   　
6. 何をしていたか分からなくなったときはそのまま入力する
   ふと気づいたら「アレ？３時間経ってる」ということが普通にあります。
   
   そのときは深く考えず、すぐに終了時間を入力した後で、作業内容に「たしかコレとコレとコレをした」というようなことを追記してください。
   
   パソコンを使える状況になかった場合も「記録不可」など、振りかえる際に思い出せるようにヒントを残しておきましょう。
   　

TaskChuteの中に付箋のようなメモを貼る方法

TaskChuteの表は、基本的にタスクが並んでいます。

しかしながら、ちょっとした工夫で付箋のようなメモを置くことができます。

デスクワークをするときはTaskChuteを常に参照し「次のタスクはアレ」「その次のタスクはコレ」と頻繁に確認するため、ココにメモを置いておけば必然と１日に何十回も見ることになります。

今日や数日後の大事な予定、名言や自分の決意、ちょっとした標語など、頭に焼き付けたいことをここへ書くだけですんなりと頭に入ります。

なお特に気を張りたいものは文字を赤くしています。

これを設定するための手順は以下の通りです。

■　１：　色分けのためにModeを追加する

名称は何でも良いのですが、Modeを2個追加します。

※　私はメモ（Memo）と警告（Alert）を追加しました。

そしてAlertモードの文字色を赤くします。

■　２：　メモとしたいタスクを追加する

通常通りにタスクを追加して、作業内容にメモを書きます。
今回はProjectを「Memo」で統一しました。

■　３：　メモとしたいタスクのModeを変更する

Modeに「Memo」や「Alert」を設定します。
行全体の色がModeにあわせて変更されます。

■　４：　メモとしたいタスクのセクションを変更する

複数行（タスク）にわたってメモとする場合、順番を固定しておくほうが良いです。

ここでちょっとした工夫として、D列（節）に数字や記号を入れます。

数字（０～９）を入れればその順番になります。

数字より前に置きたい行があれば記号（半角）を使います。

私は普段、「＊」「＋」「－」あたりを使っています。

記号は、下記Wikipediaの『ASCII印字可能文字』あたりを参考にすると色々と探せます。

ASCII - Wikipedia

表の順番と節の順番は必ずしも一致しないようなので、設定した後は並び替えを実行し、意図した順番で並ぶか確認しておくと良いです。

なお見積時間と節内Sは空のままです。

この設定のおかげで、TaskChuteで並び替えをすると「完了タスク」→「Memoタスク」→「次に着手すべき未完了タスク」の順番となります。つまり常に一番上へ張り付いているような設定になります。

■　５：　１日の終わりに日付変更で翌日へ送る

特にリピートなどは設定していないし、そもそもこのタスクは完了しない（開始や終了時刻を入力しない）ので、１日の終わりには手動で翌日へ送る必要があります。

■　まとめと注意点

• TaskChuteにメモを置くと頭に焼き付きやすく、効果的につかえます
• ちょっとした工夫で付箋のようなメモとして配置できます
• 色分けもModeで実現できます
• あまり数を多くしてしまうと逆効果です（経験談）

TaskChuteはExcelで動いていることに意味がある

使う前は「今どきクラウドじゃないなんて」と思っていたTaskChuteですが、最近はむしろExcelの表であることのメリットを感じることが多くなってきました。

例えば、ある程度Excelの使い方に詳しくなれば、手軽にできることがたくさんあります。

• 「休憩」だけを抜き出して回数を数える
• プロジェクトごとに見積った時間と実績の違いを比較する
• プロジェクトを横断して「調査」「作業」「雑談」といったModeごとに使った時間を把握する
• サクッとグラフを書く
  などなど

特にフィルタとピボットを駆使すれば色々な視点で記録を振りかえることができます。

このような機能はクラウドなサービスだと気軽に自分で追加できません。

他にも「安心感」というメリットがあります。

• ファイルを複製するだけで確実にバックアップできる
• インターネットに接続しなくても使える
• サービス終了ということがない

あとはパソコンが使えない外出先での記録とその取り込みがなんとかできれば言うことなしです。

TaskChuteは間食をやめるために記録するツールとしても最適だった

デスクワークのせいか、勤務中に間食するクセがあります。

お昼前、３時付近、夕方、いろいろなタイミングで口寂しくなって、引き出しからお菓子をだしてポリポリ食べてしまいます。

当然何度もやめようと思って、レコーディングダイエットっぽく（本は読んでない）記録することを試みようとしました。

適当なメモアプリに始まり、Excel、Evernote、PostEver、Google Keep、Evernote Food、あれこれ試しましたが翌日には忘れている始末でした。

せめて写真に撮ろうと思った時もありましたが、ただ撮っただけでは他の写真と混ざって残るだけで全く意味がありませんでした。

そして先月ふと思いついて、TaskChuteに残してみたところ１ヶ月以上継続できています。

ルールは簡単。

• 間食したら、タスクを追加して作業内容に「間食～（食べたものと個数）」と書く。
• 何かをしながら食べたときは、０分のタスクとして書く。
  （例えばネットサーフィンしながら食べたときは、ネットサーフィン13分、間食0分、と残す）

すでに「何かしたら、TaskChuteへ記録する」という習慣が付いているので、この新しい習慣も簡単に継続できています。

そしてキーワード抽出で「間食」とすれば、一目瞭然です。（お恥ずかしい・・・）

これだけで間食は減らせるのでしょうか・・・。

記録するだけでうまくいく

posted with ヨメレバ

佐々木 正悟,富 さやか ディスカヴァー・トゥエンティワン 2012-03-12

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Evernoteの整理をいきなり5分だけやろうとしたら失敗した

TaskChute初心者日記: 1daysなリピートタスクをセクションごとに置くと定着しやすい







成功パターンを繰り返そうとして、初めてのことに着手したところ失敗しました。

以前から気になっていたEvernoteとPocketの整理をしようと思って、なんとなくやることを決めて、毎日5分のリピートタスクにしました。

いざ着手したところ、ノートブックとタグの一覧を眺めるだけで5分経ってしまいました。

実は、最悪でもInboxにあるノートを全て別のノートブックに移動すれば良いじゃないか、と思っていたのですが、それすらできませんでした。

理由は移す先のノートブックを決めていなかったからです。

新規作成すれば、とも思ったのですが適切な名称が思い浮かばず断念。
（他のノートブックの名前との関連などを気にしてしまいました）

というわけで全然駄目だったのですが、明日もまた同じ整理タスクがやってきます。

その前に「移動先のノートブック名を考える」タスクを用意する必要がありそうです。

頭の中のモヤモヤは「10分だけ書き出す」を毎日繰り返すと整理できる

とある製品を業務で使っているのですが、使い勝手がイマイチです。

「なんでこうなってるのだろう」
「自分だったらこう作るのに」
「いっそサポートへ問い合わせてみるか」

など色々な考えが毎日ほんの少しだけ浮かんでは消えていっていました。

無害であれば良いのですが、これが原因で

「他の類似製品はどうなってるのだろう」
「自分で作ろうと思うと何が使えるのだろう」
「サポートへ問合せ文章を書いてみよう（そして途中で送らずに消す）」

といった脱線が時々ありました。

そのため、いっそ「全部書き出してしまおう」と思って実行しています。

具体的にはTaskChuteに「○○への不満や改善案や問合せ内容を書き出す(1days)」という10分のタスクを用意しました。

セクションは夕方に設定して、業務のやる気がなくなったころにアレコレ書き出しています。

すでに3日書いていますが、たいてい5分くらいでその日に思い出せることはなくなってしまい、また翌日に追記する、という形になっています。

ある程度形になったらサポートへ問い合わせてみたり、何かのアクションへ繋げたいと思っています。

自分で設定したセクションの良し悪しを判断する方法

１年以上前に設定したセクションをずっと使い続けています。

TaskChute初心者日記: 自分の生活や勤務の区切りに合わせてセクションを設計する（４）セクションを設定してみて運用する







しかしながら、未だにセクション名と時間帯の対応は覚えていません。

理由は上記の記事で触れたようにTaskChuteの「メイン」シートで見えるようにしているからです。

TaskChuteを使っているときは常にカンニングできるので覚えなくて良いのです。

ただ時間帯の区切りは感覚的に分かります。

自分の勤務中の生活にあわせてセクションを設定したからです。

おそらく、こういう感じになるのが良い区切り方なのだろうと思います。