朝イチ以外のメールチェックは1分あれば事足りる

TaskChuteの「キーワード抽出」で“メールチェック”と指定して絞り込むと、メールチェックに費やした時間が分かります。

朝イチにあたるセクション「Ｃ」「Ｄ」あたりは１～８分と幅があるのですが、それ以外のセクションは１～３分くらいでした。特に後者は平均１分でした。

メールチェックでやることは、単に振り分けと「○○さんへ返信する」などというタスクを追加するだけです。最近は迷惑メールも手作業で振り分けるようにしているので若干手間ですが、それでも大してかかっていないことが分かりました。

今までセクションの始めに５分の「メールチェック」タスクを用意していたのですが、これは余裕を取り過ぎていたのだなと気づきました。

明日からは朝イチのもの以外は１分に変更してみます。

メールチェックのタスクは１日６個あるので、それだけで２０分の節約になります。

Windows XPマシンの切り離しなどでドタバタしている時こそ記録をつけよう

今日はWindows XPのサポートが切れる日です。

慌ててXPなパソコンをインターネットから切断したり、Windows 7などへの入れ替えを始めたりしているところもあるでしょう。

中には、未だXPを使い続けるという決定を下した職場もあるかと思います。

いずれにしても色々と記録しておくと良いです。

• このソフトのためにXPを使うなど、何かを決定したときは「判断の基準や理由」
• インストールなど、何かの作業をしたときは「やったこと」と「かかった時間」
• 将来的にこうしよう、など「思いついたこと」

バタバタしてるときのことは、いつもより曖昧な記憶になりがちです。
来年くらいに「アレ、なんでこうなってるんだっけ？」とならないよう、手書きでも何でも良いので記録しておきましょう。

記録するだけでうまくいく

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佐々木 正悟,富 さやか ディスカヴァー・トゥエンティワン 2012-03-12

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もちろん、ウチの職場もドタバタしています・・・。

フラッと来た上司に会議に呼ばれ404分も消費した

昼過ぎにフラッと上司がやって来て、セキュリティ関連の会議に呼び出されました。

別チームの担当者が出した申請書のレビュー＆やり直しに付き合わされ、あっという間に２０時を回り、「ちょっと参加して」のハズが６時間以上浪費してしまいました。

当然、自分の仕事は全く進まず、疲れと「終わった」という妙な達成感だけが残りました。

こういうのは記録がないと後日「何をやってたんだろう」となりがちですが、TaskChuteなら正確に404分も消費したんだということがずっと残ります。

［ログ］プロジェクトに使った時間～2014年4月第1週

出社してから帰るまでの間に、どれくらい仕事（プロジェクト）に時間を使ったのか記録を残すことにしました。

職場の雑務ではなく、製品の開発プロジェクトにかけた時間のみを抽出しています。

• 3/31(月)　286/717分　（40 %）
• 4/1(火)　309/693分　（45 %）
• 4/2(水)　228/693分　（33 %）
• 4/3(木)　245/691分　（35 %）
• 4/4(金)　117/663分　（18 %）

特に今日は、職場で新しい通勤費の申請ラッシュがあり、書き方などでひと盛り上がりしたのが大ダメージでした。

デイリーなタスクの節を変更するのに、なんと５分もかかった

今日のお昼前のこと。

【H】ハンドクリームを塗る(1days)  1341←節内S

　　↓

【G】ハンドクリームを塗る(1days)   1321

というデイリーなタスクの節を変更する作業をしました。

１分くらいでできると思ったのに、なんと５分もかかってしまいました。

以下、記憶から辿った、やったことです。

１．セクションラベルをHにして、No.を良い感じに変更して高速並び替え

　　→節をgにしてなかったのでセクションが変わらずただ上へ行っただけ

２．節をgにして高速並び替え

　　→セクションは移動したけど、区切りの下でイマイチ

３．No.を良い感じに変更して通常並び替え

　　→見た目OK

４．節内ソートを良い感じに変更

　　→このタスクとしてはOK

　　→だけどセクションの時間があふれた

５．もともと見積もりがキッチリだったので、減らして構わないタスクの見積もりを減らす

　　→キッチリを維持

６．同じセクションの他のタスクの節内ソートを調整

　　→完了（これが一番かかった）

改めて書き出してみると、よく５分で済んだな、とも思えます。

ただ１の後半と２は完全に無駄でした。

もう少し精査して手順をハッキリさせれば、最初の想定通り１分でできるようになるかもしれません。

夜のTaskChuteが定着しなかった理由と、自分なりの対策

半年ほど前に、自宅でもTaskChuteを使おうと試みました。

でも今では全く使っていません。
３週間くらい使って記録が途切れがちになり、１月のログを最後に使っていません。
それ以降は記録すら残っていないのです。

職場ではTaskChuteを使えているのに、なぜこうなってしまったのでしょう。

主な原因は２つありそうです。

1. タスクを実行するときにパソコンから離れないといけない
   
   自宅でのタスクは、家事や入浴などパソコンから離れないとできないものばかりです。
   パソコンはリビングにあって、たいていそこから離れることになります。
   
   TaskChuteで記録を取ったり、次のタスクを確認しようと思うと、いちいちパソコンのもとへ戻らないといけなくて、それが面倒でした。
   
   何度もモバイル版があったら・・・と思いました。
   （同時に、あってもスマホがそばになくて結局使わない気もしました）
   　
2. ０時を越えるときの動きが微妙
   
   TaskChuteは０時をまたぐ時に色々と気をつかわなければいけません。
   
   午前0時をまたいでTaskChuteを使う時は時刻の入力とセクション設定に注意する
   
   対策はとれるのだけど、やっぱり面倒でした。
   　

というわけで当面、自宅ではノートを片手に記録を取ることに専念したいと思います。

やる気の出ないタスクを1分×100個に分割したら進めることができた

■　どうしてもやる気の出ないタスクがあった

職場の新入社員研修で３日間コースの講座を担当することになりました。

昨年は同僚が講師をしていたため、引き継ぎとして２時間くらいテキストや大まかなタイムテーブルを見ながらアレコレと話をしてメモを取りました。

そして、メモを見ながらテキストをちゃんと振り返ろうと思いながら３週間くらい経ってしまいました。

何度TaskChuteにタスクを入れても、数分眺めて「や～めた」となってしまいます。
もちろんタスクは何度も細かくしてみました。

• 「振りかえる」（１２０分）
• 「振りかえる」（３０分）　×４個
• 「振りかえる」（２分）　×６０個

■　1分×１００個にしたら着手できて、作業も進んだ

今日は試しに１分で分けてみました。
またメモの数は１００個くらいだろうと思って、数を減らしてみました。

• 「振りかえる｜コメント100個中1個目　（1分）」　×１００個

こうしたところ、最高記録の３４分取り組むことができました。

なおタスクを細かくしたときは、たいてい複数タスクが済んでから記録することになってしまいがちです。

今回もこのようなログになりました。

• 「振りかえる｜コメント100個中1個目～10個目　（10分）」　　実績１４分
• 「振りかえる｜コメント100個中11個目　（1分）」　　実績１０分
• 「振りかえる｜コメント100個中12個目　（１分）」　　実績１０分

その後、やり方が悪いということに気づいて以下のようなログとなりました。

• 「タイムテーブル作成｜ひな形を用意　（見積なし）」　実績９分
• 「タイムテーブル作成｜タスクセットの用意　（見積なし）」　　実績２分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中1日目　（５分）」　実績１０分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中2日目　（５分）」　実績９分
• 「タイムテーブル作成｜概要を埋める｜3日間中3日目　（５分）」　実績８分

引き継ぎでもらったタイムテーブルが粗すぎて、いつ何を話すべきかよく分からなかったのです。そして、おそらくこれがやる気を削いでいた原因です。

自分向けのタイムテーブルを作って、そこに引き継いだメモの「伝えないといけないこと」などを割り振っていこうと思います。