・・・僕は決めていません。思い出した時です。
先のエントリで書いたような行き当たりばったりの代表として「メールを処理するタイミング」について、記録を参考に考えてみます。
■そもそも、適当なタイミングでメールを処理することの何がマズイのか？
思いつく限り書いてみます。
- メールを読んだ後も、適当に返信を始めたりして「自分を制御できていない」感がある
- メール処理に時間をかけすぎて、本来すべきだったタスクが後回しになってしまうことがありそう（きっとあるはず）
- 逆にメール以外のタスクに時間をかけすぎて、本来早めに処理すべきだったメールに気づくのが遅くなってしまうことがあった（これは「記憶」ならあります）
■では、適当なタイミングでメールを処理することで良かったことはないのか？
- 偶然、即答できたことはあったのかもしれません。
- でも、ちょっと他には思いつきません。
というわけで、メールを処理するタイミングは決めておくほうが良さそうです。
■メールをチェックする時刻を決める？それは何時？
仕事術の１つとしてメールチェックする時刻や間隔を決めておく、という話をよく見聞きします。なんとなく現実的ではない気がしていて試そうと思ったこともないのですが、今回真剣に検討してみたいです。
でもメールチェックする時刻や間隔ってどうやって決めるのでしょうか？
■ログから何か分かることはある？
メールの下書きを書いたとき、送信したとき、読んだときのログが残っています。ここ２ヶ月間くらいで振り返ってみます。
- 必ずメールしている時間帯はある？
いいえ。
勤務中はお昼以外ほとんどの時間、何らかの形でメールしていました。
朝イチのメールチェックが目立つかと思いましたが、そんなこともなかったです。
- 頻繁にメールしている時間帯はある？
いいえ。
何かの要件が発生してメールのやりとりが集中することはありましたが、時間帯とは関係ないようです。
- １回あたりメールしている時間はどれくらい？
１分～８０分程度とバラツキがありました。
大抵は５分未満ですが、重いテーマのメールを書くと極端に時間がかかっていました。
- １日あたりメールしている時間はどれくらい？
３０分弱～１２０分程度とバラツキがありました。
特に傾向は見られませんが、重いテーマでメールを書こうとして１時間くらいかかっていることがありました。
■で、どうするの？
とりあえずですが、以下のようにしてみます。- 勤務時間中（９時～２０時）の毎時３０分に５分ずつ、計５５分でメールを処理する
- 重いテーマのメール、についてはしばらく様子を見る
■具体的に試すことは？
- TaskChuteに９時３０分に５分、１０時３０分に５分･･･という１１個のタスクを用意します。
- 時間が来たらアラームも鳴らそうと思います。
何かWindows用でダイアログ通知されるタイプのアラームソフトを探してみます。
実際に試すのは１月４日以降になるので、結果は追ってお知らせしますね。
