初めてTaskChuteで翌日のタスクリストを組んでみた

明日は会社で長めの会議（午後いっぱい！）があるため、これ幸いと明日のタスクリストを組んでみました。

1. 既に明日も1daysなルーチンがいっぱいあるけど、その大半がこなせないので明後日へ先送る
2. 会議の予定時間に合わせてセクションごとに「会議」のタスクを入れる
3. 明日も実行予定なルーチンのうち、いくつかを会議の前後に配置
4. 並び替え

普段は１００個前後あるタスクが、明日は１８個と少ないので見た目スッキリなタスクリストができあがりました。

ただいくつか問題がありました。

• セクションが見えづらい
  今までセクション内のタスク見積合計を確認するのに、メインシートの上部を参照していましたが翌日のタスクリストには使えません。週次見積もりシートでなんとか把握できましたが、見た目が違うせいかイマイチしっくりきていません。これも慣れかな？
  
  なお、週次見積シートには不具合があったので直しました。
  
• TaskChute動画マニュアル — 【サポート】　バージョン2012/12/04の週次見積シート復旧手順
  
  
  
• 今日の終わりのリピートタスクがまだ明日には複製されていない
  
  明日のタスクリストにはまだ「帰り支度」といったリピートタスクがありません。
  だから「ルーチンタスク毎日化」ってのがあるんだろうなーと思った次第です。
  
• なんかウソっぽい
  
  今まで当日の朝組んだタスクリストですら１時間後には脱線しているのに、こんなに早い段階で明日のを組んでも仕方ないんじゃないか、という思いがあります。もちろん脱線しなきゃ良いのですが。

明日はちゃんと予定通り動けるかな？

帰宅直前の時間帯に翌日のタスクリストを作ろうとすると、焦ってうまくいかない

昨日の続きの話です。

TaskChute初心者日記: 午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

２０時過ぎに会社を出るのですが、１９時半くらいからプロジェクト管理ノートの処理を始めるとうまくいかないことが分かりました。

現在大きく５個のプロジェクトを抱えているため、１個あたり５分くらいしかかけられません。

大きめのタスクを分解していく作業は結構時間がかかるため５分では終わらず、急いですべてのプロジェクトを処理しましたが、分解については消化不良のまま先送りにしてしまいました。

もしかすると、当日の朝にも分解作業をするという形で習慣化するのかもしれませんが、毎日夕方に軽く焦ることになるのは良くない気がします。

明日は１９時から取り組もうかな。

午前中を活用できるよう前日にタスクリストを用意する訓練を始めました

■当日のタスクリストを９時から作り始めたのでは遅い

先週まで、出社後に当日のタスクリストを作っていました。
９時半頃から着手するため早くても１０時台、割り込みなどが入ると１４時台にようやくリストが仕上がるという日も時々あるという状況でした。

この行き当たりばったりすぎる状況に嫌気がさしたため、やり方を変えようと試みています。

 

■プロジェクト管理ノートの処理を午前から夕方へ移動した

プロジェクトごとに１個のExcelファイルを用意して、プロジェクトのアレコレを管理しています。

ここには近いうちに処理すべきタスクや、タスクの「もと」が書き込まれています。

• ○○を査読する｜○ページ中10ページまで
• ○○を査読する｜○ページ中20ページまで
• ○○を作る｜アレしてコレして・・・
• ○○について調べる
• ○○について検討する｜何がダイジ？
  　：

毎日プロジェクト管理ノートを眺めて、粗いタスクはできるだけ分解して、分単位で見積もります。
見積もりできたタスクのうち処理したい順にTaskChuteへ転記します。

今までこれらの作業を午前中に行っていましたが、先ほど夕方に移してみました。
今日から実施です。

 

■タスクリストを早めに作るというのは何となく不安

明日の予定を今日立てようと思ったとたん「予定が崩れたら面倒なことになる」という不安がつきまとうようになりました。
たった１４時間程度のことですし、不慣れなだけだとは思うので、気にしないようにして進めてみます。

あと現時点でタスクの順番を決めるのを忘れてることに気づきました。
明日の朝に並び替えることにして、できればこれも前日に済ませるようにしたいです。

忙しいとタスク管理がおろそかになるという矛盾

ここ最近、仕事もプライベートも締め切りギリギリなものが続いて、忙しくしています。
本来であれば、こういうときにこそタスク管理すべきだと頭では分かっているのですが、なかなかうまくいっていません。

• 30分で終わると見積もったタスクがいつまでも終わらない
  似たような名前のタスクが連続して生まれては消えていっています。
• タスクの作業内容と違うことをやっている
  「○○を書く」みたいなタスクなのに、調べ物に明け暮れたり、誰かと電話やメールで相談していたり。
• 「すぐにやる」タスクを毎日先送りしている
  でも、消せない。
• 勤務中の居眠り
  深夜作業とプラスマイナス０になってしまうことも・・・。

そんなことが続いています。

いったん状況を整理しないと、とは思いながら、なかなか。
それで記録は出来ているのでまだ大丈夫だとは思っていますが、そろそろ何か手を打たないと。

毎日先送りされているだけのタスクがいくつかある

やらないといけない気になっていてTaskChuteにタスクも用意しているんだけど、毎日先送りしているだけという不思議な状況が時々発生します。

たとえばこんなタスク。

作業内容	見積(分)
【J】報告｜進捗状況をExcelへ記入(1days)	3

帰宅前に社内サーバーのあるExcelファイルへ進捗状況を記入するというタスクです。

上司が「毎日これを更新するように」と言ったから作成したタスクなのですが、実際見ている人は少なく、更新しなくて問題になったことはほとんどありません。

つまり「しなくても構わない」と判断して、毎日先送りしています。

 

ほかにもこんなタスクがあります。

作業内容	見積(分)
【K】今日の作業で、次の見積もりに反映できそうなデータがあればENへ登録する(1days)	5

※ENはEvernoteの略です。

これも帰宅前に、当日の作業の中から次の見積もりに活かせそうな実績（タスク名とかかった時間）を抜き出してEvernoteへ登録しようというタスクです。

タスクを作成した当初は比較的実行できていたのですが、いつの間にかしなくなって翌日へ送るだけのタスクと化してしまいました。ログを振り返ると原因などが明らかになるのかもしれません。

 

しないのなら消せば良いのに、とは思います。
でも、きっとまた同じようなタスクを作ってしまうのです。
特に最初のタスクは、たまに上司が更新しろと言っているのでその確率が高い気がします。

そういうわけで無駄なタスクだと思いながらも消せず、今日も先送りをしているのです。

金曜の慌ただしさ＋連休＋週明けイチバンの割り込み＝タスク管理崩壊の危機

たった今起きていることです。
正直なところブログを書いている余裕もないのですが、緊急時の記録として残します。

■　未処理のタスクを放置した金曜日

先週の金曜、夕方から打合せが入りました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-		18:41

そのまま終業予定時刻(20:15)を迎え、終了時刻を入力することもなく帰宅しました。

タスクの終了時刻は覚えやすいし、この時点では３連休のうちに残りのタスクを処理すれば良いと考えていました。

 

■　休暇中にタスクを処理できるわけがない

週末になると５時台に起きたりする子供の相手をほぼ１日中しているため、日中にパソコンを触る時間はありませんでした。また夜も疲れて寝てしまい、結局１回もパソコンに触ることなく連休を終えました。

当然TaskChuteは金曜の夜で止まっています。

 

■　週明けの復旧：残りタスクを全て「日付変更」

今朝TaskChuteを開き、ようやく金曜夕方からのタスクを完了させました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-	94	18:41	20:15

次に、毎日の最終タスクを想像で完了させました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-	94	18:41	20:15
【K】帰る準備(1days)	5	15	20:15	20:30

あとは、金曜の夕方以降に実行する予定だったタスクをすべて今日に「日付変更」しました。
ほとんどは1daysの繰り返しタスクだったため、そのまま今日のタスクリストになるはずです。

こういうとき、毎日が同じことの繰り返しの恩恵を感じます。

基準日を今日の日付に変更してタスクリストを並び替えすれば、完了です。
早速朝レシピをこなし始めました。

 

■　朝イチの割り込みで朝レシピも消化できず

ところが割込が入りました。

上司の依頼でとあるプロジェクトの見積もりを出すことになり、資料を読んだり技術的な疑問についてググったり。

終わった頃にはあっという間にお昼になりました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
【D】弁当冷蔵庫、PC起動、洗い物、トイレ、コーヒー、雑談(1days)	10	10	8:50	9:00
【D】朝礼＠07/15(月)(repeats)	30	27	9:00	9:27
（中略）
見積もり｜考えてメール書いて送信	-	48	10:06	10:54
見積もり｜○○について調査	-	6	10:54	11:00
見積もり｜▲▲さんから電話	-	20	11:00	11:20
見積もり｜○○について調査	-	70	11:20	12:30

朝レシピの終盤でようやく今日１日のタスクリストが完成するのに、13時を過ぎた時点で全然できていません(苦笑)

 

■　それでもやるしかない

昼から本気出す・・・と言いたいところですが、そういうものは持ち合わせていません。

これを投稿して、昼のレシピが終わる13時半から、淡々と朝レシピの続きを進めようと思います。
おそらく14時頃には今日のタスクリストが完成するでしょう。
それに従って、淡々と各プロジェクトの作業を進めることにします。
・・・脱線しないことを祈るばかりです。

タスクの実行中に脱線しないよう、ブラウザのタブは必要最低限に絞っておく

■　ログから脱線の原因を探る

勤務中、TaskChuteにないことをしてしまったときは実行後のコメントに「脱線｜○○」と記入するようにしています。
たとえばメールチェックだけのつもりが、メルマガに記載されていたURLを見に行ってしまったり、携帯のメールなど着信通知が気になって操作してしまったりしたときなどです。

ここで、○○の部分にはできるだけ原因について書くようにしています。

後からこの単語でフィルタすると、様々な脱線の原因を振り返ることができます。

通知が原因で脱線というのは比較的分かりやすいのですが、意外と多かった原因は「開きっぱなしにしていたブラウザのタブが気になって（読んでしまった）」でした。

ログの前後を辿ると、だいたいこんな感じの流れで脱線していました。

1. ちょっと調べ物をしようとブラウザへ切り替える
2. すでに開いていたブラウザに残っていたタブが気になる
3. 閉じても良いか確認しようとする
4. 気になってた記事なので閉じるわけにもいかず読み始める
5. 気づいたら数十分経過

 

■　「後で読む」つもりのページは閉じておこう

本来であればブラウザを終了しておけば良さそうなものですが、社内の行先掲示板などいくつか常用するWebシステムがあるのでそれは難しいです。

とはいえ、このような事態を繰り返さないために、気になったページをすぐにタブで開くのではなく、Pocketに入れることにしました。

Pocket (Formerly Read It Later)

これで脱線が減る・・・はずです。