毎日先送りされているだけのタスクがいくつかある

やらないといけない気になっていてTaskChuteにタスクも用意しているんだけど、毎日先送りしているだけという不思議な状況が時々発生します。

たとえばこんなタスク。

作業内容	見積(分)
【J】報告｜進捗状況をExcelへ記入(1days)	3

帰宅前に社内サーバーのあるExcelファイルへ進捗状況を記入するというタスクです。

上司が「毎日これを更新するように」と言ったから作成したタスクなのですが、実際見ている人は少なく、更新しなくて問題になったことはほとんどありません。

つまり「しなくても構わない」と判断して、毎日先送りしています。

 

ほかにもこんなタスクがあります。

作業内容	見積(分)
【K】今日の作業で、次の見積もりに反映できそうなデータがあればENへ登録する(1days)	5

※ENはEvernoteの略です。

これも帰宅前に、当日の作業の中から次の見積もりに活かせそうな実績（タスク名とかかった時間）を抜き出してEvernoteへ登録しようというタスクです。

タスクを作成した当初は比較的実行できていたのですが、いつの間にかしなくなって翌日へ送るだけのタスクと化してしまいました。ログを振り返ると原因などが明らかになるのかもしれません。

 

しないのなら消せば良いのに、とは思います。
でも、きっとまた同じようなタスクを作ってしまうのです。
特に最初のタスクは、たまに上司が更新しろと言っているのでその確率が高い気がします。

そういうわけで無駄なタスクだと思いながらも消せず、今日も先送りをしているのです。

金曜の慌ただしさ＋連休＋週明けイチバンの割り込み＝タスク管理崩壊の危機

たった今起きていることです。
正直なところブログを書いている余裕もないのですが、緊急時の記録として残します。

■　未処理のタスクを放置した金曜日

先週の金曜、夕方から打合せが入りました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-		18:41

そのまま終業予定時刻(20:15)を迎え、終了時刻を入力することもなく帰宅しました。

タスクの終了時刻は覚えやすいし、この時点では３連休のうちに残りのタスクを処理すれば良いと考えていました。

 

■　休暇中にタスクを処理できるわけがない

週末になると５時台に起きたりする子供の相手をほぼ１日中しているため、日中にパソコンを触る時間はありませんでした。また夜も疲れて寝てしまい、結局１回もパソコンに触ることなく連休を終えました。

当然TaskChuteは金曜の夜で止まっています。

 

■　週明けの復旧：残りタスクを全て「日付変更」

今朝TaskChuteを開き、ようやく金曜夕方からのタスクを完了させました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-	94	18:41	20:15

次に、毎日の最終タスクを想像で完了させました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
Mtg	-	94	18:41	20:15
【K】帰る準備(1days)	5	15	20:15	20:30

あとは、金曜の夕方以降に実行する予定だったタスクをすべて今日に「日付変更」しました。
ほとんどは1daysの繰り返しタスクだったため、そのまま今日のタスクリストになるはずです。

こういうとき、毎日が同じことの繰り返しの恩恵を感じます。

基準日を今日の日付に変更してタスクリストを並び替えすれば、完了です。
早速朝レシピをこなし始めました。

 

■　朝イチの割り込みで朝レシピも消化できず

ところが割込が入りました。

上司の依頼でとあるプロジェクトの見積もりを出すことになり、資料を読んだり技術的な疑問についてググったり。

終わった頃にはあっという間にお昼になりました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
【D】弁当冷蔵庫、PC起動、洗い物、トイレ、コーヒー、雑談(1days)	10	10	8:50	9:00
【D】朝礼＠07/15(月)(repeats)	30	27	9:00	9:27
（中略）
見積もり｜考えてメール書いて送信	-	48	10:06	10:54
見積もり｜○○について調査	-	6	10:54	11:00
見積もり｜▲▲さんから電話	-	20	11:00	11:20
見積もり｜○○について調査	-	70	11:20	12:30

朝レシピの終盤でようやく今日１日のタスクリストが完成するのに、13時を過ぎた時点で全然できていません(苦笑)

 

■　それでもやるしかない

昼から本気出す・・・と言いたいところですが、そういうものは持ち合わせていません。

これを投稿して、昼のレシピが終わる13時半から、淡々と朝レシピの続きを進めようと思います。
おそらく14時頃には今日のタスクリストが完成するでしょう。
それに従って、淡々と各プロジェクトの作業を進めることにします。
・・・脱線しないことを祈るばかりです。

タスクの実行中に脱線しないよう、ブラウザのタブは必要最低限に絞っておく

■　ログから脱線の原因を探る

勤務中、TaskChuteにないことをしてしまったときは実行後のコメントに「脱線｜○○」と記入するようにしています。
たとえばメールチェックだけのつもりが、メルマガに記載されていたURLを見に行ってしまったり、携帯のメールなど着信通知が気になって操作してしまったりしたときなどです。

ここで、○○の部分にはできるだけ原因について書くようにしています。

後からこの単語でフィルタすると、様々な脱線の原因を振り返ることができます。

通知が原因で脱線というのは比較的分かりやすいのですが、意外と多かった原因は「開きっぱなしにしていたブラウザのタブが気になって（読んでしまった）」でした。

ログの前後を辿ると、だいたいこんな感じの流れで脱線していました。

1. ちょっと調べ物をしようとブラウザへ切り替える
2. すでに開いていたブラウザに残っていたタブが気になる
3. 閉じても良いか確認しようとする
4. 気になってた記事なので閉じるわけにもいかず読み始める
5. 気づいたら数十分経過

 

■　「後で読む」つもりのページは閉じておこう

本来であればブラウザを終了しておけば良さそうなものですが、社内の行先掲示板などいくつか常用するWebシステムがあるのでそれは難しいです。

とはいえ、このような事態を繰り返さないために、気になったページをすぐにタブで開くのではなく、Pocketに入れることにしました。

Pocket (Formerly Read It Later)

これで脱線が減る・・・はずです。

会議の予定が確定したときに登録するタスクのリスト

会議の日時が確定したとき、今まではGoogleカレンダーだけに登録していました。
そして、少し前からTaskChuteにも登録するようにしています。

 

■　会議の時間をタスクとして登録する

例えば明日の13時半～16時にお客様と打合せをする予定があるとします。

この予定が確定した時点で、TaskChuteに以下のようなタスクを登録します。

節	Mode	作業内容	見積(分)
h	ex3	○○様とMtg｜お話	90
i	ex3	○○様とMtg｜お話	60

• MtgはMeetingの略のつもりです。
• 節（セクション）の時間帯はこちらを参照してください。
• Modeの意味はこちらやこちらを参照してください。
• 予定がセクションをまたぐときは分割するようにしています。

 

■　準備と後始末もタスクとして登録する

会議にはさらに準備と後始末が必要です。
それらもタスクとして前後に登録します。

【準備】

節	Mode	作業内容	見積(分)
f	pr3	○○様とMtg｜議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成	30
g	pr3	○○様とMtg｜移動、照明・空調・プロジェクタ・テレビ会議の準備	10

準備のうち、特に「議題・資料の確認、発言・確認したいことリスト作成」は事前に配布される資料の量に応じてタスクの数や時間を増減します。

【後始末】

節	Mode	作業内容	見積(分)
i	po3	○○様とMtg｜プロジェクタ・テレビ会議の片付け、空調停止・消灯、移動	10
i	cm4	○○様とMtg｜会議後の雑談	10
i	po3	○○様とMtg｜議事録｜下書きを書く	30
i	po3	○○様とMtg｜議事録｜下書きを社内へ確認	5
j	po3	○○様とMtg｜議事録｜清書	15
j	po3	○○様とMtg｜議事録｜配布	5

 

■　良かったところ

まず、準備不足が減りました。

今までは当日になって「あ、今日だった」と気づき準備不足のまま望むことがたびたびありました。準備不足でもその場で適当に発言したりはできるのですが、用意があれば会議の内容がより良くなります。また、後で「そういえばコレも確認したかった」みたいなメールを出すことも減りました。

次に、１日のスケジュールに無理があった点が減りました。

今まで準備や後始末の時間が必要だったことは見て見ぬフリ状態だったため、全て割込タスクのような扱いでした。これらのタスクを含めるようになって、１日のスケジュールに現実感が出てきました。

 

■　イマイチなところ

良かったところとは裏腹に、準備や後始末に予想通り時間がかかっているという、今まで見て見ぬ振りをしていた事実を突きつけられ、ちょっとゲンナリすることはあります。

また、会議後の雑談という、楽しいひとときなのだけどTaskChute上で見るとなぜか心苦しいタスクを用意していることに落ち着かない部分もあります。

どちらも慣れれば解消される程度の気持ちの問題だと思っています。

 

■　まとめ

会議に限らず、物事には準備と後始末が必要です。
この当たり前のことを一通りのタスクとして処理し、また再利用できるようになると、仕事の品質を一定以上に保つことができるようになるのではと思います。

今後も、こういう時にはこのタスクのセットを使う、というパターンを増やしていきたいです。

区切りの悪い時刻にタスクを終えると余計な事を始めてしまう

今日は早めに出勤したので、8:58分に１日の予定を立て終えました。

で、次のセクションまであと２分。

普通に考えたら、次のタスクに取りかかるしかないと思うんだけど・・・。

実際には友達にLINEの返事をしたりしていました(^_^;)

２分で終わったからまだ良かったですが、こういうときに余計な事を始めて、
大幅に時間を食ってしまうしまうことがあります。

このクセはどうにかならないかなー。

毎日予定を作成した時点のTaskChuteをPDFで保存しておくと振り返りに役立つ

TaskChuteを使っていると時間とともにログが溜まります。
これだけでも１日を振り返るには十分ですが、予定を作成した時点のTaskChuteと比較すると得るものが多くなります。

■　１日の予定を立てたらTaskChuteをPDFで保存する

セクションを意識しながらTaskChute上でタスクを配置し、完璧な予定ができたと思ったら、取りかかる前にPDFでイメージを保存します。

＜手順＞

1. Ｂ列（月日）のフィルタで「今日」だけのタスクに絞ります。
2. 印刷プレビューを確認します。これダイジ。
3. 名前を付けて保存→PDFまたはXPSを選択します。
4. 日時を含めたファイル名で保存します。

 

■　ファイル名に日時を含める理由

後でファイル名を見れば、何時何分に立てた予定なのかということを一瞬で認識できるからです。

なお、僕は「TaskChute2013_0619_1023.pdf」という形式の名前で保存しています。
もとのTaskChuteのファイル名が日時形式なので、保存ダイアログでは末尾を変更するだけです。

 

■　PDFで保存する理由

振り返る際、Modeの色分けも重要な情報だからです。
特に僕はダラダラしたときのModeの背景を灰色にしているので、１日の中の怠け具合がひと目で分かります。

昨日のイメージはこうでした。
色々あって予定を立て終わったのが11時41分でした・・・。

（クリックすると拡大イメージが表示されます・・・が、作業内容などはモザイクしたので雰囲気だけです）

 

なお、最終的には１日が終わった時点で同様に保存したPDFと、デイリーログをまとめてEvernoteへ入れています。そのためPDFで文字が切れていてもあまり気にしていません。

昨日のイメージはこうでした。
大きめの灰色タスクが鎮座していたり、60分の予定を越えて作業していたり、色々ありました。

（クリックすると拡大イメージが表示されます）

 

■　まとめ

予定と実績を比較して時間の使い方を改善する、という話は良く聞きます。

今までの僕は予定の立て方もイマイチで、実績の記録も適当な状態でした。
そのレベルで改善なんて到底できっこありません。

TaskChuteで記録することを身につけ、少しずつ予定を組めるようになり、
ようやく実現できるようになりました。

次は、これらをきちんと振り返るという訓練をしなきゃですね・・・。

経過観察：昼食タスクは見積もり通りに動けました

昨日見直ししたタスクリストの実績です。
午前中にちょっと変更して、その通りに動けました。

作業内容	見積(分)	実績	開始	終了
弁当をチンする	6	8	12:36	12:44
昼食＋RSS(☆付けるだけ)	12	11	12:44	12:55
昨日の発見から日記を付ける	15	6	12:55	13:01
チェックリストを作成・更新する	5	2	13:01	13:03
アラームを設定する	1	1	13:03	13:04
RSS＋SNS＋Web	18	12	13:04	13:16

アラームを26分で設定しても良かったのだけど、ちょっと長いかなと思って10分としてみました。
それで空いたこの時間に、この記事を書いて投稿しようとしています(あと4分で13:30)

これが習慣づくと良いな。